2.2.3. Справочник "Группы документов"
В справочнике "Группы документов" содержатся сведения о группах, на которые делятся документы, регистрируемые в системе. В соответствии с тем, к какой группе отнесен регистрируемый в системе документ, определяется вид регистрационной карточки, состав дополнительных реквизитов и шаблон, по которому формируется регистрационный номер.
В справочнике для каждой группы документов можно также задать значения отдельных реквизитов, которые будут устанавливаться по умолчанию при регистрации РК (и РКПД, если для данной группы документов могут создаваться проекты).
В данном справочнике элементами-листами являются группы документов, подлежащих регистрации в модуле "Документы" (например, "Входящие из вышестоящих организаций", "Приказы" и т.п.).
Вершины справочника представляют собой папки, объединяющие элементы-листья и папки более низкого уровня иерархии. Группировка элементов справочника по папкам нужна для следующих целей:
1. Позволяет наглядно отразить форму работы с документами (централизованная, децентрализованная), правильно располагать последовательность групп документов в отчетных формах, а также облегчить работу, связанную с поиском документов.
2. Делает возможным задать номерообразование порядкового номера в регистрационном номере документов в соответствии с теми правилами, которые приняты в организации.
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.".
Если группы документов не объединены в единой папке, то номерообразование порядковых номеров у них будет раздельное (т.е. для формирования порядкового номера каждой группы документов будет использоваться отдельный счетчик: у каждой группы будет порядковый номер "1", "2", "3" и т.д.).
Если группы документов созданы в одной папке, то номерообразование порядковых номеров у данных групп может быть как общее или сквозное (т.е. для формирования порядковых номеров всех групп документов будет использоваться только один счетчик), так и раздельное. Например, в организации входящие документы могут быть разделены на две группы: входящие документы от организации и входящие документы от граждан. Чтобы у данных групп документов был единый счетчик для порядковых номеров, следует их объединить под одной вершиной "Входящие документы".
Признак номерообразования
отмечается в списке элементов синей
галочкой
.
Для заполнения справочника "Группы документов" необходимо:
- определить перечень групп документов, создаваемых в организации, выяснить форму регистрации (централизованная, децентрализованная) и место регистрации каждой группы документов;
- определить для каждой группы документа вид РК;
- определить порядок образования (шаблон) регистрационного номера для каждой группы документов, при этом стоит обратить особое внимание на номерообразование порядковых номеров групп документов (сквозная или раздельная нумерация);
- определить необходимость создания дополнительных реквизитов РК для каждой группы документов. Если такая необходимость существует, то следует определить набор дополнительных реквизитов для определенной группы (групп) документов;
- определить необходимость присвоения реквизитам РК определенных параметров, которые будут заполняться по умолчанию при регистрации документа. Если такая необходимость существует, то следует определить набор реквизитов и их параметры для определенной группы (групп) документов;
- определить необходимость организации работы с проектами документов в системе. Если такая необходимость существует, то следует определить, для каких групп документов в системе будет осуществляться работа с проектами.
Перечень групп документов сразу лучше определять в соответствии с видом документопотока (входящий, исходящий, внутренний) и местом регистрации, а также видом РК.
Входящие документы
К входящим группам документов могут относиться (См. Рисунок 2):
- входящие распорядительные и нормативные документы из вышестоящей организации (при ее наличии);
- входящая корреспонденция (переписка) из вышестоящей организации (при ее наличии);
- входящая корреспонденция (переписка) из организации;
- обращения, заявления и жалобы граждан.
Рисунок 2
В организации может существовать более подробная детализация входящих групп документов. В этом случае, возможно, потребуется создание подпапок для объединения групп документов (См. Рисунок 3 и Рисунок 4).
Рисунок 3
Рисунок 4
В небольших, средних и ряде крупных организации регистрация входящих документов обычно осуществляется централизовано в службе ДОУ, которая может носить разные наименования: управление делами, служба управления документацией, канцелярия и т.д.
В ряде крупных организации регистрация входящих документов осуществляется децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации и его заместителям, а документы, адресованные в структурные подразделения и на имя руководителя структурного подразделения или его заместителя, регистрируются децентрализовано - в структурных подразделениях. В этом случае для каждого структурного подразделения должна существовать своя группа (или группы) для входящих документов, объединенные в подпапку. Также должна существовать подпапка, в которой будут объединены входящие группы документов, поступающие на имя организации, ее руководителю и его заместителям (См. Рисунок 5, Рисунок 6, Рисунок 7).
Рисунок 5
Рисунок 6
Рисунок 7
Для входящих документов используются два вида РК:
- "Входящие" – для групп, документы которых поступают от организаций;
- "Письма граждан" – для групп, документы которых поступают от граждан.
Внутренние документы
Внутренние документы можно условно разделить на: организационно-правовые (или нормативные); распорядительные и информационно-справочные.
К организационно-правовым относятся следующие группы документов: положения, инструкции, регламенты, правила и т.д.
К распорядительным относятся: приказы, распоряжения, решения и т.д.
К информационно-справочным относятся: протоколы, акты, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки и т.д.
В большинстве организаций (за исключением очень крупных) организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов регистрируются централизовано в службе ДОУ.
Служебные записки, докладные записки и объяснительные записки должны регистрироваться децентрализовано в подразделении, являющемся создателем документа. Соответственно для каждого подразделения нужно создать свои группы документов для служебных, докладных и объяснительных записок (См. Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10, Рисунок 11).
Рисунок 8
Рисунок 9
Рисунок 10
Рисунок 11
Для внутренних документов используется вид РК "Исходящие".
Исходящие документы
Исходящие документы в основном представляют собой исходящую корреспонденцию (переписку). Регистрация исходящих документов осуществляется по такому же принципу, что и входящих документов.
В некоторых организациях регистрация исходящих документов осуществляется централизовано в службе ДОУ.
В крупных организациях регистрация может осуществляться децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей, в структурных подразделениях – исходящие документы за подписью руководителя подразделения и его заместителей, а также других сотрудников подразделений, в соответствии с их должностными правами и обязанностями.
Для исходящих документов используется вид РК "Исходящие".
Для каждой группы документов нужно определить порядок образования (шаблон) регистрационного номера.
Шаблон регистрационного номера документов может быть составлен из следующих элементов:
Порядковый номер – порядковый номер документа в пределах групп документов, для которых установлено единое номерообразование;
Индекс группы документов;
Индекс дела по номенклатуре;
Индекс лица, подписавшего документ (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);
Индекс подразделения исполнителя (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);
Префикс обращений граждан – начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп писем граждан);
Индекс грифа доступа;
Год регистрации документа – последняя цифра года регистрации РК;
Индекс связки – индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа на момент регистрации;
Рег. № связанного документа;
Порядковый номер связанного документа;
Порядковый номер в пределах связанной РК;
Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (знак "минус");
Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта);
Свободный номер (при выборе данного элемента отменяется автоматическое формирование номера. В процессе регистрации документов, соответствующих группе документов со свободным номерообразованием, номер РК задается вручную вводом с клавиатуры);
Свободный + порядковый номер (при выборе этого элемента, шаблон номера может состоять только из данного элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами не разрешается).
Для каждой группы документов нужно определить, существует ли необходимость создания дополнительных реквизитов для РК данной группы.
Если набор основных реквизитов РК, используемых при регистрации документов, является недостаточным для какой-либо группы документов, то к ней можно добавлять набор дополнительных реквизитов.
Правила создания дополнительных реквизитов описаны в главе 6.14 "Руководства технолога".
Благодаря справочнику "Группы документов" определяются те группы документов, для которых в системе могут создаваться проекты документов, а также при необходимости значения реквизитов РК, которые будут заполняться по умолчанию.
Для облегчения и ускорения настройки системы желательно составить таблицу, отражающую документный состав организации (См. Таблицу 1).
Правила ведения справочника "Группы документов" описаны в главе 5.1. "Руководства технолога".
Таблица 1