- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
2.2.2. Справочник "Кабинеты"
Справочник "Кабинеты" связан со справочником "Подразделения" и заполняется после справочника "Подразделения".
С помощью справочника "Кабинеты" в системе создают необходимые кабинеты, назначаются владельцы кабинетов и определяются папки кабинетов, в которые будет разрешено (запрещено) поступление документов и проектов.
Пользователи кабинетов назначаются в модуле "Пользователи".
Как правило, при создании кабинета следует руководствоваться следующими соображениями:
1. Если один или несколько пользователей одновременно обеспечивают работу нескольких должностных лиц какого-либо подразделения, то целесообразно в справочнике "Кабинеты" назначить данных должностных лиц владельцами одного кабинета. В этом случае при вводе данных в РК документа от имени того или иного должностного лица пользователю не придется выполнять дополнительных действий, связанных с переходом из одного кабинета в другой. Такой подход может использоваться, когда в подразделении установлено одно или пара рабочих мест системы для ответственных за делопроизводство в подразделении и данные сотрудники осуществляют в системе ввод резолюций, отчетов и т.д. за всех сотрудников подразделения.
2. Если у каждого должностного лица организации установлено рабочее место системы, то целесообразно создавать для каждого должностного лица отдельный кабинет и назначить его единственным владельцем кабинета.
При определении папок кабинетов, в которые будет разрешено (запрещено) поступление документов и проектов, обычно руководствуются следующими соображениями:
1. Если владелец или владельцы кабинета могут являться исполнителями поручений (резолюций), а также им могут быть адресованы какие-либо документы, то следует разрешить поступление документов в папки "Поступившие" и "На исполнении".
2. Если владелец или владельцы кабинета могут являться авторами резолюций, а также контролерами поручений (резолюций), то следует разрешить поступление документов в папку "На контроле".
3. Если в системе осуществляет работу непосредственно руководитель и его помощник (секретарь, референт и т.д.), в обязанности которого входит предварительное рассмотрение документов и создание проекта резолюций, то следует разрешить поступление документов в папки "У руководства" и "На рассмотрении".
4. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут являться разработчиками (или исполнителями) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "Управление проектами".
5. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут осуществлять визирование (внутренние согласование) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "На визировании".
6. Если в системе организована работа с проектами документов и владелец или владельцы могут осуществлять подписание (или утверждение) проектов документов, то следует разрешить поступление проектов документов в папку "На подписи".
Правила ведения справочника "Кабинеты" описаны в главе 5.3. "Руководства технолога".