2.2.1. Справочник "Подразделения"

Справочник "Подразделения" является основным для описания структуры организации. Элементы справочника используется в системе "ДЕЛО" для указания в регистрационных карточках получателей входящих документов, должностных лиц, подписавших документы, исполнителей исходящих документов, авторов и исполнителей поручений, внутренних адресатов документов и лиц, визирующих эти документы.

В данном справочнике вершинами являются структурные подразделения организации, а листьями – должностные лица. Вершины могут содержать, как подвершины, так и листья. Если структурное подразделение не имеет подчиненного подразделения, то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, будет содержать только листья (т.е. перечень должностных лиц, которые работают в данном подразделении). Если же структурное подразделение имеет подчиненное подразделение (например, в состав управления входят отделы), то вершина, которой обозначается подразделение в справочнике, может содержать подвершины, а также листья (см. Рисунок 1).

Рисунок 1

Основным критерием при определении состава справочника является не формальное следование структуре организации, а необходимость отражения в нем фактических делопроизводственных и функциональных связей, используемых в организации при работе с документами.

Так, рекомендуется создание вершины с условным названием Руководство, объединяющей руководителя и его заместителей – должностных лиц, решающих все вопросы, касающиеся исполнения документов на уровне организации в целом.

Остальные вершины целесообразно заводить в соответствии со структурой организации, включая в справочник те подразделения, сотрудники которых задействованы в работе с документами.

На нижнем уровне иерархии для каждой вершины в справочнике заводятся ее листья – должностные лица. Например, под вершиной Руководство создаются листья директор, первый заместитель, заместитель.

В каждой вершине (подразделении) должен существовать один лист (должностное лицо) с признаком "Начальник". При выполнении некоторых операций в системе, например при пересылке РК в подразделение (без указания конкретного должностного лица в качестве адресата) РК будет получать должностное лицо с признаком "Начальник". В списке должностных лиц начальник отмечается значком (См. Рисунок 1).

Соответственно для заполнения справочника "Подразделения" необходима информация, содержащаяся в следующих документах организации:

- штатном расписании;

- документе, отражающем замещение должностей;

- графической структуре организации.

Важным элементом формируемого справочника "Подразделения" является совокупность созданных картотек, поскольку каждый раз при внесении в справочник нового подразделения необходимо указывать, нужно ли при этом создавать в системе картотеку данного подразделения или нет. Если нет, то данное подразделение автоматически будет приписано к картотеке, существующей на более высоком уровне иерархии.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней.

В простейшем случае достаточно иметь всего одну картотеку – картотеку организации в целом, которая всегда существует изначально и носит наименование "Центральная картотека". В ней будут находиться все документы, когда-либо зарегистрированные в организации.

Однако иметь общую картотеку не всегда удобно. Например, в организации могут быть подразделения, интенсивно ведущие со сторонними организациями свою собственную переписку большого объема. Возможно, какое-либо подразделение издает для своих целей много внутренних документов, которые не попадают в другие подразделения. Наличие в общей картотеке РК таких документов загромождает ее и усложняет поиск нужного документа в картотеке работниками других подразделений.

Неудобно также иметь общую картотеку в том случае, когда специфика деятельности отдельных структурных подразделений организации существенно отличается от остальных или когда по соображениям конфиденциальности нежелателен несанкционированный доступ одних подразделений к документам других. В этих случаях целесообразно создание нескольких картотек.

Стоит также отметить, что количество создаваемых картотек также зависит от требования по детализации прав пользователей. Часть прав пользователей системы, например, право редактирования, удаления РК и т.д. устанавливаются для каждой картотеки отдельно, поэтому выделение отдельных картотек позволит более детально описать права пользователей системы.

Правила ведения справочника "Подразделения" описаны в главе 5.2. "Руководства технолога".