2.1.2. Заполнение базовых справочников
На данном этапе формируются и вносятся в систему значения элементов базовых справочников системным технологом (предварительно системный технолог должен быть зарегистрирован в модуле "Пользователи").
Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов РК и РКПД, а также для определения направлений документопотока. Без заполненных базовых справочников система не может функционировать, поэтому настройка базовых справочников всегда предшествует работе в системе.
К базовым справочникам относятся следующие: "Подразделения", "Кабинеты", "Группы документов", "Грифы доступа", "Виды доставки".
2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
После того как заполнены базовые справочники, в модуле "Пользователи" производится регистрация пользователей системы (создание их учетных записей) и разграничение их прав на работу в системе.
Когда базовые справочники настроены, пользователи зарегистрированы и их права описаны, в системе можно начитать работать.
2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
Кроме базовых справочников также рекомендуется настроить дополнительные справочники, к которым относятся: "Рубрикатор", "Список организаций", "Граждане", "Категории адресатов", "Типы реестров", "Типы связок", "Номенклатура дел", "Регионы", "Статусы заявителей", и другие.
2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
Под заполнением понимается первоначальное создание элементов справочников. Под ведением справочников понимается их редактирование, т. е. создание, изменение и удаление элементов справочников, а также исправление ошибок, если они обнаружены.
Ведение справочников осуществляется с помощью модуля "Справочники" и доступно только пользователю, обладающему правами технолога системы, а также владельцу базы данных.
Исключением являются справочники "Список организаций" и "Граждане", добавлять элементы в которые могут другие пользователи системы в процессе регистрации или редактирования РК (при наличии у них соответствующих прав).
Справочники могут быть линейными и иерархическими.
В линейных справочниках элементы, входящие в их состав, представлены в виде простых списков, а в иерархических – виде списков, имеющих иерархическую структуру.
В иерархических
справочниках, элементы, которые могут
быть детализированы списком значений
более низкого уровня иерархии, называются
вершинами и отмечаются значком
.
Конечные элементы справочника, т.е.
элементы, которые нельзя детализировать,
называются листьями и отмечаются
значком
.
В общем случае иерархический справочник может иметь произвольную глубину вложений. Вершина может содержать в качестве элементов, как листья, так и другие вершины (подвершины), вложенные в данную.
Кроме линейных и иерархических справочников в системе используется несколько справочников, имеющих специальную структуру.
В системе "ДЕЛО" ведутся следующие справочники:
-
Иерархические справочники:
Линейные справочники:
- Группы документов;
- Подразделения;
- Регионы;
- Рубрикатор;
- Список организаций;
- Статус заявителя.
- Виды доставки;
- Виды подписей;
- Граждане;
- Грифы доступа;
- Категории адресатов;
- Категории поручений;
- Типы виз;
- Типы организаций;
- Типы реестров;
- Типы связок;
- Состояние исполнения (поручение);
- Состояние исполнения (исполнитель).
Специальную структуру имеют справочники:
- Кабинеты;
- Текущая организация;
- Номенклатура дел;
- Настройка реквизитов.
Создание учетных записей пользователей (регистрация пользователей) и управление их правами осуществляется в модуле "Пользователи". Доступ к модулю "Пользователи" имеет только пользователь, обладающий правами системного технолога, а также владелец базы данных.