1.3. Контрольные вопросы к разделу 1

1. Назовите основное назначение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

2. Перечислите основные автоматизируемые функции делопроизводства.

3. Позволяет ли система "ДЕЛО" сопровождать традиционную технологию документооборота? Позволяет ли система перейти к электронному документообороту?

4. Дайте определения понятиям "должностное лицо" и "пользователь системы". В чем заключается отличие должностного лица от пользователя системы?

5. Всегда ли должностное лицо является пользователем системы?

6. Может ли пользователь осуществлять работу в системе за нескольких должностных лиц?

7. Дайте определения понятиям "системный технолог" и "администратор системы". В чем заключается отличие системного технолога от администратора системы?

8. Дайте определение понятию регистрационная карточка документа (РК).

9. Дайте определение понятию регистрационная карточка проекта документа (РКПД).

10. Что такое "картотека" и "кабинет"? В чем заключается их отличие?

11. Кто является владельцем и пользователем кабинета?

12. Может ли одно должностное лицо быть владельцем нескольких кабинетов?

13. Сколько владельцев может быть у одного кабинета?

14. Из каких папок состоит кабинет? Назовите назначение каждой папки кабинета.

15. Назовите назначение грифа доступа.

16. Какие виды файлов могут быть связаны с РК документа? Сколько файлов может быть связано с одной РК документа?

17. Дайте определение понятию "Группа документов".

Раздел 2. Настройка системы

2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" является настраиваемость на уникальную структуру организации и на правила ведения делопроизводства конкретной организации.

Под структурой организации понимается состав и организационная подчиненность ее подразделений, а также перечень должностных лиц.

Настройка системы на структуру необходима для правильного, быстрого и точного прохождения документов в организации.

К моменту внедрения системы в организации уже могут существовать устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

• порядок регистрации документов, включая порядок формирования регистрационного номера документа,

• порядок отслеживания движения оригиналов и копий документов между исполнителями,

• порядок списания документов в дело в соответствии с номенклатурой дел,

• порядок рассылки исходящих документов и др.

Для того чтобы система смогла поддерживать правила делопроизводства конкретной организации, их нужно выявить на этапе проведения обследования и настроить систему с учетом этих правил.

Настройку системы "ДЕЛО" можно разделить на следующие поэтапные работы:

1. Проведение обследования структуры и правил делопроизводства в организации. Выбор правил настройки системы (правил заполнения справочников системы).

2. Заполнение базовых справочников системы.

3. Регистрация пользователей системы и описание их прав.

4. Заполнение дополнительных справочников системы.

2.1.1. Проведение обследования

Проведение обследования – первый этап настройки системы "ДЕЛО" на структуру и правила ведения делопроизводства конкретной организации. Основная цель этого этапа: собрать всю необходимую информацию, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.

При проведении обследования необходимо изучить следующие документы организации:

- штатное расписание;

- документ, отражающий замещение должностей;

- графическую структуру организации;

- инструкцию по делопроизводству;

- номенклатуру дел;

- должностные инструкции пользователей системы.

Также необходимо провести анкетирование и интервьюирование сотрудников службы документационного обеспечения управления (далее – службы ДОУ).

Для проведения предварительного анкетирования можно воспользоваться анкетой, содержащей в приложение № 1.

По итогам проведения обследования должны быть сформированы правила настройки системы (заполнения справочников).