Список литературы

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

1. Имеется ли в организации инструкция по делопроизводству?

Инструкция по делопроизводству позволяет получить представление о до­кументо­обороте и существующей технологии работы с документами

Если есть, то необходима ее копия для изучения

2. Имеются ли в орга­низации должностные инструк­ции делопроизводственного персо­нала?

Должностные инструкции позво­ляют получить представление о до­кументо­обороте и существующей технологии работы с документами

Если есть, то необходимы копии должностных инструкций сотрудников, которые будут работать с системой "ДЕЛО"

3. Есть ли номенклатура дел?

Необходима для заполнения справочника "Номенклатура дел" (используется при списании документов в дела из журнала передачи документов)

Если да, то необходима копия номенклатуры дел для заполнения справочника

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Каков порядок регистрации входя­щих документов?

Знание ответа необходимо при формировании справочника "Группы документов" и определении прав пользователей системы

1. Все входящие документы регист­рируются централизованно, например, в канцелярии (общем отделе) или сек­ретариате;

2. Входящие документы, адресован­ные в подразделения, регистрируются в секретариатах (секретарями) этих подразделений.

3. Другой (например, входящие документы, адресованные в подразделения, регистрируются секретарями подразделений, а документы, адресованные генеральному директору, регистрируются не секретарем генерального директора, а канцелярией. Или как-нибудь по-другому).

2. Используется ли первичная регист­рация входящих документов, когда регистрацию производят одни сотрудники, а анно­тирование документов (ввод в регист­рационную форму краткого содержа­ния документов) производят другие.

Влияет на определение прав поль­зователей на регистрацию и доступ к кабинетам

3. Необходимо ли деление потока входящих документов на группы (например, входящие документы из вышестоящих организаций, входящие документы от партнеров и т.д.)? Если необходимо, то какие группы документов должны быть?

Знание ответа необходимо при формирования справочника "Группы документов"

4. Какой порядок образования регистрационных номеров входящих документов?

Знание ответа необходимо при формирования справочника "Группы документов"

Существуют ли какие-нибудь индексы кроме порядковых номеров? Если несколько групп документов, то нумерация сквозная или отдельная по каждой группе?

5. Какой порядок регистрации исходя­щих документов?

Знание ответа необходимо при формировании справочника "Группы документов" и определении прав пользователей системы

1. Все исходящие документы регист­рируются централизованно, на­пример, в канцелярии (общем отделе) или секретариате;

2. Исходящие документы, изданные в подразделении, регистрируются в секретариатах (секретарями) этих под­разделений.

3. Другой

6. Необходимо ли деление потока исходящих документов на группы? Если необходимо, то какие группы документов должны быть?

Знание ответа необходимо при формирования справочника "Группы документов"

7. Какой порядок образования регистрационных номеров исходящих документов?

Знание ответа необходимо при формирования справочника "Группы документов"

Существуют ли какие-нибудь индексы кроме порядковых номеров (индекс группы документов, подразделения – автора документа, номера дела по номенклатуре и т.д.)? Если да, то необходимо указать.

8. Какой порядок регистрации внут­ренних документов?

Знание ответа необходимо при формировании справочника "Группы документов" и определении прав пользователей системы

Необходимо обратить внимание на регистрацию организационно-распорядитель­ных документов (приказы, распоряжения). Кто проводит их регистрацию?

1. Все внутренние документы реги­стрируются централизованно в канце­лярии или секретариате;

2. Внутренние документы, издан­ные в подразделении, регистрируются в секретариатах (секретарями) этих подразделений.

3. Другой

9. На какие группы документов должны делиться внутренние документы (например, приказы, протоколы, решения коллегии и т.д.)? Какой порядок образования регистрационных номеров для этих групп документов?

Знание ответа необходимо при формирования справочника "Группы документов"

10. Существуют ли в структурных подразделениях уникальные группы документов, которые необходимо регистрировать в системе "ДЕЛО"? Если есть то какие и в каких структурных подразделениях?

Знание ответа необходимо при формировании справочника "Группы документов" и определении прав пользователей системы

11. Необходимо ли автоматизировать работу над проектами документов (т.е. регистрировать проект документа, создавать его версии, визировать и подписывать проект, используя систему "ДЕЛО")? Если необходимо, то нужно указать для каких групп внутренних и исходящих документов необходимо создавать проекты?

Знание ответа необходимо при формировании справочника "Группы документов" и определении прав пользователей системы

12. Делаются ли статистические отчеты по документообороту?

Знание ответа необходимо при формировании справочника групп документов, рубрикатора, дополни­тельных реквизитов, определения особенностей заполнения полей РК, а также определения необхо­димости разработки дополнитель­ных отчетов

Если делаются, то какова структура формы (форм). Просьба предоставить структуру формы (форм)

13. Используется ли тематический или какой-либо другой классификатор до­кументов?

Необходимо для формирования справочника "Рубрикатор"

Если используется, то просьба предоставить классификатор документов

ПОРЯДОК ВВОДА ПОРУЧЕНИЙ

1. Ввод поручений (резолюций) в РК документа и постановка документа на контроль ис­полнения осуществляется теми же группами делопроизводственного пер­сонала (сотрудниками), что и регист­рация документов?

Знание ответа необходимо при оп­ределении прав пользователей сис­темы

Контроль ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ (документов)

1. Осуществляется ли у Вас централи­зованный контроль за исполнением порученй (доку­ментов)?

Знание ответа необходимо при определении прав пользователей системы, и, в частности, доступа к кабинетам

2. Контроль исполнения документов осуществляется теми же группами де­лопроизводственного персонала, что и регистрация документов?

Знание ответа необходимо при определении прав пользователей системы, и, в частности, доступа к кабинетам

3. Исполнение поручений руководите­лей какого уровня должно быть отслежено при централизован­ном контроле, например, руководство организации + руково­дство управлений + руководство отде­лов управлений и т.д?

Знание ответа необходимо при определении прав пользователей системы, и, в частности, доступа к кабинетам

4. Осуществляется ли контроль за испол­нением поручений (документов) в подразделениях? Если да, то кем?

Знание ответа необходимо при определении прав пользователей системы, и, в частности, доступа к кабинетам

5. Делают ли контролеры напомина­ния исполнителям о наступлении сро­ков исполнения поручений (документов)?

Использование справки напоминания, формирований напоминаний в кабинетах

Если да, то в какой форме. Если нет, то необходимо ли их делать после внедрения системы?

6. Делаются ли статистические отчеты и другие формы по исполнительской дисциплине?

Знание ответа необходимо при формирова­нии справочника "Группы документов", рубрикатора, дополнительных реквизитов, определения особенностей заполнения полей РК, а также определения необходи­мости разработки дополнительных отчетов

Если да, то какова структура форм. Просьбе предоставить их структуру.

Работа с обращениями граждан

1. Осуществляется ли в Вашей организации работа с обра­щениями граждан?

Использование соответствующих настроек системы

2. Кто осуществляет контрольные функции по поручениям, связанным с обращениями граждан?

Знание ответа необходимо при определении прав пользователей системы

ДРУГИЕ ВОПРОСЫ

1. Существует ли потребность в огра­ничении прав доступа сотрудников одного подразделения к документам других подразделений?

Необходимость создания картотек

2. Поддерживается ли в организации порядок передачи бу­мажных документов под роспись?

Использование внутренних реестров передачи документов

3. Поддерживается ли в организации порядок нумерации копий бумажных документов?

Настройка соответствующих групп документов

1. Пользователями системы ДЕЛО должны являться:

1. делопроизводственный персонал - сотрудники канцелярии (секрета­риата) или Управления делами и сек­ретари руководства ор­ганизации, которые отслеживают дей­ствия руководства и исполнителей до­кументов;

2. делопроизводственный персонал, включая секретарей начальников под­разделений, которые отслеживают действия руководства и исполнителей документов;

3. делопроизводственный персонал и непосредственные исполнители до­кументов;

4. делопроизводственный персонал, непосредственные исполнители доку­ментов, руководящее звено (авторы резолюций)?

Определение технологии взаимодействия между сотрудниками автоматизированных и неавтоматизированных участков. Распределение и настройка прав пользователей