4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
Какие дополнительные опции и подсистемы можно использовать вместе с системой "ДЕЛО"?
В каких целях используется подсистема "ДЕЛО-Web"?
В каких целях используется подсистема "Поточное сканирование"?
В каких целях используется опция "Сканирование"?
В каких целях используется опция "ЭЦП и шифрование"?
В каких целях используется подсистема "Архивное дело"?
Опишите основные функции подсистемы "Архивное дело"?
Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
В ходе предварительного обследования на ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" были получены следующие документы:
1. Организационная структура ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" (см. Рисунок 18);
2. Документ, отражающий замещение должностей (см. таблицу 7);
3. Инструкция по делопроизводству;
4. Номенклатура дел.
Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
Рисунок 18
Таблица 7
Замещение должностей
Структурное подразделение |
Должность |
ФИО |
|
Наименование |
Код |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
Дирекция
|
01
|
Генеральный директор |
Семенов А.А. |
Зам. генерального директора |
Титов К.Н. |
||
Зам. генерального директора |
Лютиков Н.Е. |
||
Управление производства |
02 |
Директор по производству -начальник управления |
Смирнов А.Н. |
Зам. начальника управления |
Парфенов Е.Г. |
||
Секретарь |
Никитина К.О. |
||
Отдел планирования и обеспечения производства |
02-1 |
Начальник отдела |
Краснов Н.Г. |
Экономист по планированию I категории |
Тихонов В.О. |
||
Экономист по планированию II категории |
Миронов О.О. |
||
Техник по планированию I категории |
Табаков У.Н. |
||
Техник по планированию II категории |
Комягинская Е.Н. |
||
Техник по планированию II категории |
Лобачева Е.М. |
||
Техник по планированию |
Лобанова П.Ю. |
||
Цех производства шоколада |
02-2 |
Начальника цеха |
Трофимов К.Г. |
Зам. начальника цеха |
Никифоров А.А. |
||
Кондитер |
Афанасьев Б.Е. |
||
Кондитер |
Назаренко П.А. |
||
Техник |
Бабий А.В. |
||
……… |
…… |
||
……… |
…… |
||
Цех производства начинок |
02-3 |
Начальника цеха |
Попов Н.Е. |
Зам. начальника цеха |
Петрова Н.К. |
||
Кондитер |
Глазков Н.Ю. |
||
Кондитер |
Ткач Е.К. |
||
Техник |
Шевченко Е.В. |
||
……… |
…… |
||
……… |
…… |
||
Цех производства шоколадных конфет |
02-4 |
Начальника цеха |
Олешко В.Н. |
Зам. начальника цеха |
Васильев Н.К. |
||
Кондитер |
Смоленская А.К. |
||
Кондитер |
Третьякова А.Г. |
||
Техник |
Мелявский Г.В. |
||
……… |
…… |
||
……… |
…… |
||
Цех производства карамели |
02-5 |
Начальника цеха |
Гришин А.А. |
Зам. начальника цеха |
Воробьев И.К. |
||
Кондитер |
Семкина В.У. |
||
Кондитер |
Попов Л.Д. |
||
Техник |
Чернов А.М. |
||
……… |
…… |
||
……… |
…… |
||
Управление по качеству |
03 |
Начальник управления |
Колесов Н.А. |
Секретарь |
Павлова У.А. |
||
Отдел технического контроля |
03-1 |
Начальник отдела |
Тростин А.Г. |
Зам. начальника отдела |
Сапоровский Е.Е. |
||
Техник-технолог I категории |
Уланов П.В. |
||
Контролер пищевой продукции |
Головина В.Н. |
||
Контролер пищевой продукции |
Голова И.О. |
||
Контролер пищевой продукции |
Осотова Л.Н. |
||
Специалист |
Мишин Т.В. |
||
Специалист |
Степанов К.А. |
||
Отдел менеджмента качества |
03-2 |
Начальник отдела |
Полещук В.А. |
Главный специалист |
Стефаненко И.С. |
||
Главный специалист |
Сахаров С.Е. |
||
Специалист |
Некрасов С.А. |
||
Финансовое управление |
04 |
Финансовый директор – начальник управления |
Якушин А.М. |
Зам. начальника управления |
Алюшин Е.Д. |
||
Секретарь |
Орлова А.В. |
||
Планово-бюджетный отдел |
04-1 |
Начальник отдела |
Попинов П.В. |
Экономист I категории |
Копытин В.И. |
||
Экономист II категории |
Субботина Л.Б. |
||
Финансовый отдел |
04-2 |
Начальник отдела |
Лепкович Е.Н. |
Экономист I категории |
Жуков А.А. |
||
Экономист II категории |
Ерохина Т.М. |
||
Главный специалист |
Челочев Л.Я. |
||
Сметный отдел |
04-3 |
Начальник отдела |
Храмова Е.Д. |
Экономист I категории |
Семенова И.С. |
||
Экономист II категории |
Улунцева Е.А. |
||
Главный специалист |
Минаева Т.В. |
||
Бухгалтерия |
04-4 |
Главный бухгалтер |
Горбачева Л.Н. |
Бухгалтер I категории |
Афанасьева Е.А. |
||
Бухгалтер II категории |
Нестеренко Т.Н. |
||
Бухгалтер II категории |
Филицына Н.Е. |
||
Управление сбыта |
05 |
Начальник управления |
Новицкая Е.Г. |
Зам. начальника управления |
Петракова О.Н. |
||
Секретарь |
Короткова Л.Ш. |
||
Отдел оптовых продаж |
05-1 |
Начальник отдела |
Попова Н.Г. |
Зам. начальника отдела |
Садиков О.Б. |
||
Экономист по сбыту I категории |
Иванова Н.А. |
||
Экономист по сбыту II категории |
Галяутдинова А.Р. |
||
Экономист по сбыту II категории |
Телегина Е.В. |
||
Агент торговый |
Маслова О.Н. |
||
Агент торговый |
Цудечкис С.В. |
||
Отдел розничных продаж |
05-2 |
Начальник отдела |
Каганов Ю.Л. |
Зам. начальника отдела |
Извощик О.В. |
||
Экономист по сбыту I категории |
Янушкевич В.Ю. |
||
Экономист по сбыту II категории |
Абрамов Л.А. |
||
Агент торговый |
Тычкин В.А. |
||
Отдел оформления и отгрузки продукции |
05-3 |
Начальник отдела |
Малышев И.Е. |
Экономист I категории |
Крекшин Н.С. |
||
Специалист |
Грянченко А.Н. |
||
Специалист |
Абрамова М.А. |
||
Транспортный отдел |
05-4 |
Начальник отдела |
Подкаменева П.В. |
Специалист |
Третьяков А.Р. |
||
Водитель автомобиля |
Яковишин Ю.А. |
||
Водитель автомобиля |
Норко А.Ф. |
||
Водитель электро- и автотележки |
Климчук Т.В. |
||
Грузчик |
Павлова Н.В. |
||
Управление по персоналу |
06 |
Директор по персоналу – начальник управления |
Стручков И.Н. |
Зам. начальника управления |
Саламатина Н.И. |
||
Секретарь |
Мамонтова Л.В. |
||
Отдел кадров |
06-1 |
Начальник отдела |
Чупов О.Н. |
Инспектор по кадрам |
Федосова Д.Б. |
||
Инспектор по кадрам |
Морозова Н.Г. |
||
Отдел развития и подготовки персонала |
06-2 |
Начальник отдела |
Королева О.Н. |
Главный специалист |
Маркина Г.Н. |
||
Специалист |
Серебренникова О.В. |
||
Отдел охраны труда |
06-3 |
Начальник отдела |
Карпецкий Ю.А. |
Инженер по охране труда |
Бородина Е.К. |
||
Инженер по нормированию труда |
Ипатов С.С. |
||
Управление документацией |
07 |
Начальник управления |
Поликовская О.С. |
Секретариат |
07-1 |
Заведующий секретариатом |
Пугачева Е.Б. |
Секретарь руководителя |
Царева А.А. |
||
Секретарь руководителя |
Завгородняя В.С. |
||
Секретарь (прим.: секретарь зам. ген. директора) |
Ивко А.Н. |
||
Секретарь (прим.: секретарь зам. ген. директора) |
Кондратенко Н.Ю. |
||
Секретарь (прим.: на ресепшн) |
Кальцева Ю.О. |
||
Секретарь (прим.: на ресепшн) |
Уголькова А.А. |
||
Канцелярия |
07-2 |
Заведующей канцелярией |
Щелкалина Н.Э. |
Делопроизводитель |
Гусарова Л.А. |
||
Делопроизводитель |
Болотина В.В. |
||
Отдел совершенствования работы с документами |
07-3 |
Начальник отдела |
Рогоза В.А. |
|
Документовед I категории |
Протопопова С.Ю. |
|
Группа контроля |
07-4 |
Руководитель группы |
Юдина В.А. |
Главный специалист |
Орлова В.С. |
||
Специалист |
Коновалова М.Г. |
||
Юридический отдел |
08 |
Начальник отдела |
Лапин В.А. |
Юрисконсульт |
Насекина З.А. |
||
Отдел маркетинга |
09 |
Начальник отдела |
Фомина С.И. |
Менеджер по маркетингу |
Атанина Е.А. |
||
Менеджер по маркетингу |
Головина Л.А. |
||
Отдел информационных технологий |
10 |
Начальник отдела |
Шустов В.Б. |
Программист |
Андреев А.В. |
||
Программист |
Пустов А.Н. |
||
Специалист по защите информации |
Максимов А.Е. |
Информация, полученная из инструкции по делопроизводству ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" о документах, с которыми осуществляется работа в организации.
Входящая и исходящая корреспонденция обрабатывается и регистрируется двумя делопроизводителями централизовано в канцелярии. Также в канцелярии регистрируются следующие документы: положения, инструкции, должностные инструкции, регламенты, приказы и распоряжения по основной деятельности, акты и протоколы.
Служебные, докладные и объяснительные записки регистрируются, децентрализовано секретарями управлений. Служебные, докладные и объяснительные записки, созданные в управлении документации, регистрируются в канцелярии.
Договора поставок регистрируются экономистом по планированию II категории в отделе планирования и обеспечения производства.
Договора продаж (оптовые) регистрируются экономистом по сбыту II категории в отделе оптовых продаж.
Договора продаж (розничные) регистрируются экономистом по сбыту II категории в отделе розничных продаж.
Контролем за исполнением резолюций генерального директора и его заместителей, а также поручений, содержащихся в распорядительных документах, занимается группа контроля.
Контролем за исполнением поручений (документов) на уровне управлений занимаются секретари управлений.
Также во время обследования было выявлено, что во всех цехах, а также в транспортном отделе пользователи компьютеров являются начальники цехов (отдела) и их заместители. Остальным сотрудникам данных отделов компьютеры не нужны в работе, также они не являются визирующими и подписывающими лицами, на их имя практически не приходят никакие внутренние и входящие документы.
Задания:
Определить количество рабочих мест системы "ДЕЛО", необходимое для:
а) автоматизации следующих функций делопроизводства: регистрации входящей и исходящей корреспонденции, положений, регламентов, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов и актов; поиска регистрируемых документов; организации учета движения бумажных документов и их копий; осуществления контроля за исполнением резолюций генерального директора и его заместителей, а также поручений, содержащихся в распорядительных документах;
б) автоматизации следующих функций делопроизводства: регистрации всех вышеназванных в практической работе документов; поиска регистрируемых документов; организации учета движения бумажных документов и их копий; осуществления контроля за исполнением поручений (документов) как на уровне организации в целом, так и на уровне каждого из управлений;
в) создания в организации безбумажной технологии обработки документов (переход к электронному документообороту), включающей работу над проектами документов, регистрацию документов, контроль за исполнением поручений (документов), исполнение поручений (документов), организацию движения документов в электронной форме и т.д.
Обоснуйте Ваш ответ.
Какие дополнительные опции Вы порекомендовали использовать в каждом из трех случаев?
Графически отобразите иерархическую структуру справочника "Подразделения", указав вершины и листья справочника. Определите, стоит ли создавать картотеки для каких-либо подразделений.
Обоснуйте Ваш ответ.
Графически отобразите иерархическую структуру справочника "Группы документов", указав вершины и листья справочника.
Обоснуйте Ваш ответ.
Какой еще информацией надо обладать для заполнения справочника "Группы документов" в системе "ДЕЛО"?
Графически отобразите структуру справочника "Кабинеты" для вариантов, указанных в задании: 1а, 1б, 1в.
Обоснуйте Ваш ответ.
Какую информацию надо выяснить для заполнения следующих справочников: "Виды доставки", "Грифы доступа", "Типы реестров", "Категории адресатов", "Типы связок", "Рубрикатор", "Номенклатура дел", "Список организаций", "Граждане". Обязательно ли заполнение каждого из этих справочников?
Опишите абсолютные и картотечные права пользователей для вариантов, указанных в задании: 1а, 1б, 1в. Какая дополнительная информация может потребоваться при описании абсолютных и картотечных прав пользователей?
Обоснуйте Ваш ответ.