- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
Основные функции подсистемы
1. Автоматизированная подготовка номенклатуры дел:
создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры;
копирование требуемых заголовков номенклатуры дел подразделения из номенклатур дел других подразделений;
формирование номенклатуры дел путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата;
При составлении номенклатуры дел системой поддерживается возможность выбора срока хранения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
2. Ввод документов в подсистему:
регистрация дел и документов – создание архивной регистрационной карточки с использованием настраиваемых системных справочников;
прием исполненных документов из системы "ДЕЛО" для формирования и оформления дел (единиц архивного хранения). Архивные регистрационные карточки документов при этом создается автоматически;
возможность работы с электронными образами (файлами документов);
перевод бумажного архивного фонда в электронный вид с помощью опции "Поточное сканирование";
оформление дел, включая автоматизированный расчет количества листов в документах внутри дела и разбивку дел на тома;
уменьшение числа возможных ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в подсистеме (реализуется благодаря заполнению ключевых полей архивных карточек дел и документов из заранее формируемых списков допустимых значений, описанных в системных справочниках).
3. Группировка дел в пределах фонда, использование хронологически-структурной схемы систематизации дел.
4. Учет и контроль движения дел и документов, ведение карты-заместителя на выданные дела и документы:
Подсистема позволяет отслеживать все перемещения дел и документов: выдачу на руки, возврат и выбытие.
5. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения, выделение дел к уничтожению.
6. Формирование отчетных форм, содержащихся в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.:
форма номенклатуры дел организации;
форма итоговой записи к номенклатуре дел организации;
форма номенклатуры дел структурного подразделения;
форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации;
форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;
форма годового раздела сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) хранения;
форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;
форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
форма внутренней описи документов дела;
форма листа-заверителя дела.
7. Поиск дел и документов в архиве обеспечивается по:
по реквизитам дел;
по реквизитам документов;
полнотекстовый поиск по файлам документов.