- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
Методы криптографической защиты информации, используемые в опции, основываются на использовании ключей, состоящих из открытой и закрытой частей.
Закрытая часть записывается на ключевой носитель и передается пользователю, ключ может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя.
Закрытый ключ используется:
- для формирования ЭЦП файла, прикрепленного к регистрационной карточке документа или проекта документа;
- для формирования ЭЦП сообщения, направляемого внешним адресатам по электронной почте;
- при дешифрации сообщений, направляемых данному пользователю по электронной почте.
Чтобы подписать прикрепленный к регистрационной карточке документа (проекта документа) файл или сообщение, отправляемое по электронной почте, пользователю достаточно поместить носитель закрытого ключа в считывающее устройство компьютера и нажать на кнопку "Подписать".
Открытый ключ применяется для проверки адресатами ЭЦП пользователя и для шифрования сообщений, направляемых этому пользователю. Для защиты от искажений открытый ключ заверяется центром сертификации и хранится внутри сертификата открытого ключа пользователя.
Сертификат передается всем, с кем пользователь планирует обмениваться сообщениями, защищенными при помощи ЭЦП и шифрования.
В хранилище системы "ДЕЛО" помещаются сертификаты открытых ключей всех пользователей, а также сертификаты ключей внешних адресатов организации.
Для формирования сертификатов и закрытых ключей можно воспользоваться любым соответствующим программным обеспечением или услугами удостоверяющего центра. Организации, не пользующиеся услугами удостоверяющих центров и не имеющие собственной инфраструктуры управления ключами, могут использовать Центр управления ключевой системой (ЦУКС), который может быть включен в комплект поставки опции.
4.4. Подсистема "Архивное дело"
Подсистема "Архивное дело" – это многопользовательская система, автоматизирующая процессы составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации, ведения и учета архивных дел и документов, экспертизы ценности документов.
Данная подсистема предназначена для архивов организаций и структурных подразделений, занимающихся формированием и оформление дел, а также имеющих потребности доступа к архивным документам. Гибкая настройка прав доступа позволяет обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.
Подсистема "Архивное дело" может использоваться как совместно с системой "ДЕЛО", так и самостоятельно. При совместном использовании с системой "ДЕЛО" обеспечивается полная интеграция "Архивного дела" в части ведения номенклатуры дел, рубрик, групп документов, грифов доступа, отслеживания изменений в структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. Кроме этого, поддерживается возможность доступа к регистрационным карточкам (истории исполнения) документов, переданных на архивное хранение.