4.1. Подсистема "дело-Web"
Для того чтобы сотрудники удаленных филиалов стали равноправными участниками документооборота всей организации, а также для того, чтобы руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, могли участвовать в принятии, исполнении и контроле решений, в системе "ДЕЛО" реализован web-интерфейс (или подсистема "ДЕЛО-Web"), обеспечивающий простой и эффективный доступ к документам, хранящимся в базе данных системы.
Подсистема "ДЕЛО-Web" (См. Рисунок 17) функционирует в среде интернет-навигатора Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше), который входит в стандартную поставку Windows 2000. Для работы с этой опцией не требуется устанавливать специальное программное обеспечения на рабочих местах пользователей.
Рисунок 17
Подсистема "ДЕЛО-Web" предназначена для выполнения следующих задач:
Получение оперативной информации о внутреннем и внешнем документообороте организации;
Регистрация документов;
Поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
Работа в папках кабинета, включая:
просмотр поступивших документов;
издание поручений по документу;
ввод отчета об исполнении поручения;
контроль исполнения документов;
визирование и подписание проектов документов.
4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
Подсистема "Поточное сканирование" предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы и помещения их в хранилище системы "ДЕЛО".
Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится штрих-код. После этого помеченные штрих-кодом документы сканируются и автоматически (по штрих-коду) связываются с РК документа. Сканирование может происходить на отдельно оборудованном рабочем месте.
При сканировании может сохраняться как графический образ документа, так и производиться распознавание и перевод его в текстовый формат для облегчения дальнейшей работы и поиска документов в базе.
Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в базу данных системы "ДЕЛО" и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
Для распознавания штрих-кодов и текста используется система FineReader (версия FineReader 7.0 Scripting Edition) компании ABBYY, также для поточного сканирования необходим потоковый сканер с функцией распознавания штрих-кода.
4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
Для использования электронной цифровой подписи в системе "ДЕЛО" предусмотрена специальная опция "ЭЦП и шифрование".
Опция позволяет подписывать электронной цифровой подписью документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе "ДЕЛО". При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях – кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста – достаточно один раз "щелкнуть" мышкой.
Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.
В том случае, если система "ДЕЛО" установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи, наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала.