- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
Из каких модулей состоит система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"? Назовите назначение каждого из модулей.
С какими модулями работает системный технолог?
С какими модулями работают пользователи системы?
Назовите основные функции модуля "Документы". Дайте краткую их характеристику.
Можно ли дополнять набор реквизитов РК дополнительными реквизитами?
Документы в системе регистрируются однократно или многократно, т.е. после пересылки документ должен заново регистрироваться в подразделении – получателе документа?
Какие виды РК существуют?
Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид "Входящие".
Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид "Письма граждан".
Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид "Исходящие".
Какие действия можно осуществлять с проектами документов в системе?
Назовите и дайте краткое описание реквизитов РКПД.
Какие виды поручений можно создавать в системе. Дайте определения каждому виду поручений. Сравните их.
Для чего используется "Журнал передачи бумажных оригиналов и копий документов"?
По каким реквизитам в системе можно производить поиск документов?
По каким реквизитам в системе можно производить поиск поручений?
Можно ли в системе искать проекты документов?
Какие ограничения прав пользователя могут использоваться при поиске документов и поручений?
В каком документе подробно описываются правила работы в модуле "Документы"?
Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
Существует также ряд отдельных опций и подсистемы, которые могут быть поставлены в дополнение к системе "ДЕЛО".
Подсистема "ДЕЛО-Web" является web-интерфейсом к системе "ДЕЛО" и обеспечивает выполнение всех основных функций.
Подсистема "Поточное сканирование" предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы, помещения их в хранилище системы "ДЕЛО" и автоматического установления ссылочной связки между РК документа и его электронным образом.
Опция "Сканирование" предназначена для сканирования бумажных документов в электронные образы в момент заполнения РК документа с помощью интегрированного в систему пакета FineReader 7.0 Scripting Edition.
Опция "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование" предназначена для защиты данных с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. Данная опция использует программные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), которые устанавливаются на рабочих местах пользователей. СКЗИ обеспечивают формирование электронной цифровой подписи, шифрование и дешифрование сообщений.
Подсистема "Архивное дело" – это многопользовательская система, автоматизирующая процессы формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации, ведения и учета архивных дел и документов, составления номенклатуры дел.
При совместном использовании с системой "ДЕЛО" обеспечивается полная интеграция "Архивного дела" в части ведения номенклатуры дел, рубрик, групп документов, гриф доступа, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. Кроме того, поддерживается возможность доступа к РК (истории исполнения) документов, переданных на архивное хранение.