- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
3.2.5. Организация документооборота
В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса:
При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или подписывающим (утверждающим) должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения.
После заведения поручений документ автоматически пересылается исполнителям, контролеру и автору поручение, при этом контролируются сроки исполнения поручений.
В системе реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочие.
Отслеживание движения бумажного документа происходит с помощью "Журнала передачи бумажных оригиналов и копий документов", в который заносится информация:
- о передаче бумажного оригинала или копии должностному лицу;
- о списании документа в дело;
- об уничтожении документа.
На основании данных, фиксируемых в "Журнале передачи бумажных оригиналов и копий документов", при необходимости, можно формировать и печатать реестр документов для их последующей передачи под расписку.
Правила пересылки РК документов описаны в главе 7 "Руководства пользователя".
Правила отражения движения бумажного документа (копии) внутри организации описаны в главе 8 "Руководства пользователя".
3.2.6. Списание документов в дело
После исполнения документа он списывается в дело. Списание документа в дело осуществляется путем занесения в РК записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику "Номенклатура дел"), дату и время списания. Справочник "Номенклатура дел" заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.
Правила списания документа в дело описаны в части 8.1.4. "Руководства пользователя".
3.2.7. Отправка документов
Отправка исходящего документа заключается в проставлении в РК документа даты и времени фактической отправки документа адресату. Отправку документов можно отметить как в конкретной РК документа, так и групповым способом – через функцию "Реестры внешней отправки". Фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер соответствующего реестра. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой. Функция отправки, как правило, возлагается на специальное структурное подразделение организации (экспедицию).
Правила отправки исходящей корреспонденции с помощью функции "Реестр внешней отправки" описаны в главе 16 "Руководства пользователя".
3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
Механизмы поиска позволяют искать документы, поручения и проекты документов по значению и сочетанию любых реквизитов РК (включая поручения) или РКПД. Поиск документов и проектов также может быть осуществлен по их текстам (текстовым файлам).
Сложность поисковых запросов не ограничена. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован многократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
В зависимости от прав пользователь может осуществлять поиск документов в пределах той или иной картотеки или во всем множестве зарегистрированных в системе документов.
Правила поиска описаны в главе 14 "Руководства пользователя".