Раздел 3. Модули и основные функции системы

3.1. Модули системы

При работе с системой "ДЕЛО" различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.

В связи с этим система "ДЕЛО" имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система "ДЕЛО" состоит из следующих модулей:

- Документы;

- Отчетные формы;

‑ Справочники;

‑ Пользователи.

При запуске того или иного модуля запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие прав этого пользователя на работу с данным модулем.

Системный технолог работает со следующими модулями:

Модуль "Пользователи". Данный модуль предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другими модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе "ДЕЛО";

Модуль "Справочники". Этот модуль используется для настройки системы "ДЕЛО" на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы.

Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции.

Модуль "Отчеты". Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

Модуль "Документы". Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы "ДЕЛО". (Окно модуля "Документы" см. на Рисунке 12).

Рисунок 12

На главном окне модуля "Документы" (См. Рисунок 12) содержатся кнопки, открывающие доступ к следующим функциям системы:

Регистрация документов – данная функция обеспечивает регистрацию документов в системе, т.е. присвоение документу регистрационного номера, создание и заполнение для него РК и направление документа на исполнение;

Кабинеты – эта функция предоставляет доступ к содержимому папок кабинета с целью исполнения документов, включая выдачу поручений по документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения, снятие документа с контроля, списание документа в дело и т.д. Кроме того, данная функция используется для работы с проектами документов (создание проектов, визирование и подписание проектов документов);

Поиск документов и личные папки – эта функция предназначена для поиска документов и проектов документов по задаваемым пользователем критериям отбора. Для хранения результатов поиска пользователь может создавать личные папки и помещать в них отобранные документы (проекты документов);

Реестры внешней отправки документов – данная функция используется для формирования реестров внешней рассылки документов для их отправки по адресатам;

Опись дел – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, и их закрытие. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД подсистемы "Архивное дело".

Доступ пользователей к тем или иным модулям, а также права, необходимые для выполнения каких-либо функций в этих модулях, устанавливаются системным технологом.