2.3.2. Определения количества рабочих мест системы

Необходимое количество рабочих мест системы "ДЕЛО" определяется:

- задачами, которые предполагается решать с применением автоматизированной системы;

- объемом документооборота организации;

- структурой организации;

Если с помощью системы "ДЕЛО" предполагается решать только задачи документационного обслуживания и контроля за исполнением документов (поручений), то количество рабочих мест зависит от объема документооборота и структуры организации (объем документооборота в основном влияет на количество рабочих мест в службе ДОУ, структура – на необходимость установки рабочих мест в структурных подразделениях (при наличии в них секретарей или ответственных за делопроизводство).

Если же организация предполагает внедрять электронный документооборот, создавать, регистрировать и отслеживать движение документов и их проектов в электронной форме, то количество рабочих мест должно соответствовать количеству задействованных в данном процессе сотрудников.

2.4. Контрольные вопросы к разделу 2

1. Для чего следует проводить настройку системы на структуру организации и правила ведения делопроизводства? Можно ли обойтись без данной настройки?

2. Чем иерархический справочник отличается от линейного? Что такое вершина и лист?

3. Какие элементы содержит справочник "Подразделения"? Для чего в системе "ДЕЛО" используются элементы данного справочника?

4. Какая информация необходима для заполнения справочника "Подразделения"?

5. От чего зависит количество создаваемых картотек в справочнике "Подразделения"? Какое минимальное количество картотек может быть в системе? В каких случаях целесообразно создание нескольких картотек?

6. Какую роль выполняет справочник "Кабинеты"?

7. В каких случаях целесообразно назначать одного владельца для кабинета? В каких случаях целесообразно назначать несколько владельцев для кабинета?

8. В каких случаях целесообразно разрешать поступление документов (проектов) в следующие папки кабинета: "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении", "Управление проектами", "На визировании", "На подписи"?

9. Какие сведения содержит справочник "Группы документов"?

10. Для каких целей следует объединять группы документов в папки (подпапки)?

11. Какую информацию предварительно надо собрать и проанализировать перед заполнением справочника "Группы документов"?

12. Из каких элементов может формироваться шаблон регистрационного номера для группы документов?

13. Какое назначение имеет справочник "Гриф доступа"?

14. Какое назначение имеет справочник "Виды доставки"?

15. Какое назначение имеет справочник "Типы связок"?

16. Какое назначение имеют справочники "Список организаций" и "Граждане"?

17. Какое назначение имеет справочник "Рубрикатор"?

18. Какое назначение имеют справочники "Категория адресатов" и "Типы реестров"?

19. Какое назначение имеет справочник "Типы виз"?

20. Какое назначение имеет справочник "Номенклатура дел"?

21. Какое назначение имеет справочник "Настройка реквизитов"?

22. Как редактирование элементов справочников отражается на уже созданные в системе РК и РКПД?

23. Что такое физическое удаление? Что такое логическое удаление? Какие между ними различия?

24. Можно ли восстановить логически удаленный элемент?

25. Для чего используется модуль "Пользователи"?

26. Какие абсолютные права могут назначаться пользователям?

27. Какие картотечные права могут назначаться пользователям?

28. Чем абсолютные права отличаются от картотечных прав?

29. Что влияет на определение количества рабочих мест системы?

30. В каком документе подробно описываются правила работы в модулях "Справочники" и "Пользователи"?