2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников

Если в процессе эксплуатации системы возникнет необходимость, то можно внести изменения в справочники, отредактировав, удалив или восстановив значения элементов справочников.

Такая необходимость может возникнуть в ряде случаев, например, при изменении структуры организации, изменении кадрового состава, появлении новых правил организации работы с документами и т.п.

При редактировании элементов справочников нужно помнить следующее: значения большинства реквизитов РК и РКПД формируются путем выбора тех или иных элементов из справочников системы, при редактировании элемента соответствующие изменения автоматически вносятся во все РК и РКПД, в которых существует данный элемент.

При удалении элементов справочников нужно помнить следующее правило, которое используется в большинстве справочников. Если элемент справочника, выбранный для удаления, не используется ни в РК, ни в РКПД, ни в поручениях, ни в элементах других справочников, ни при формировании прав пользователей он удаляется физически. Если же элемент справочника задействован хотя бы в одном из перечисленных объектов системы, он удаляется логически, т.е. становится недействительным для работы в текущее время, однако данный элемент будет отображаться во всех ранее созданных в системе РК, РКПД, поручениях и других элементах. Кроме этого логически удаленный элемент можно использовать в качестве поискового параметра при поиске РК, РКПД и поручений. Логически удаленные элементы можно восстановить.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что перед внесением каких-либо изменений в справочник нужно определить, должны ли эти изменения вноситься в уже существующие элементы в системе: зарегистрированные РК и РКПД, поручения и т.д. Например, если один сотрудник уволился, и на его место пришел новый сотрудник, то будет правильным удалить логически "старое" должностное лицо и добавить "новое" должностное лицо.

Также нужно помнить, что существует взаимосвязь между некоторыми справочниками. В соответствии с этим после внесения изменений в один из справочников может возникнуть необходимость внесения изменения в другой справочник. Например, при добавлении нового должностного лица в справочнике "Подразделения", скорее всего, возникнет необходимость внесения изменений в справочнике "Кабинеты" (в зависимости от организационной структуры и количества рабочих мест системы может потребоваться одно из следующих действий: создание нового кабинета или добавление "нового" должностного лица к одному из существующих кабинетов), а также в модуле "Пользователи".

2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы

Модуль "Пользователи" предназначен для ведения учетных записей пользователей и управления их правами.

Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

При создании учетной записи в модуле "Пользователи" каждому пользователю присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, определяется перечь доступных ему функций системы и дополнительных опций, а также устанавливаются права, необходимые для выполнения тех или иных операций в системе. Создание учетных записей выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа.