- •Оглавление
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы 4
- •Раздел 2. Настройка системы 9
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы 30
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы 45
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ 50
- •Введение
- •Раздел 1. Назначение и основные понятия системы
- •1.1. Назначение системы
- •1.2. Основные понятия системы
- •1.3. Контрольные вопросы к разделу 1
- •Раздел 2. Настройка системы
- •2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации
- •Регистрация пользователей системы и описание их прав.
- •2.1.1. Проведение обследования
- •2.1.2. Заполнение базовых справочников
- •2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав
- •2.1.4. Заполнение дополнительных справочников
- •2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы
- •2.2.1. Справочник "Подразделения"
- •2.2.2. Справочник "Кабинеты"
- •2.2.3. Справочник "Группы документов"
- •Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации
- •2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
- •2.2.5. Справочник "Виды доставки"
- •2.2.6. Остальные справочники системы
- •2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников
- •2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы
- •2.3.1. Права пользователей
- •2.3.2. Определения количества рабочих мест системы
- •2.4. Контрольные вопросы к разделу 2
- •Раздел 3. Модули и основные функции системы
- •3.1. Модули системы
- •3.2. Основные функции модуля "Документы"
- •3.2.1. Регистрация документов
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Входящие"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Письма граждан"
- •Реквизиты рк, имеющей вид "Исходящие"
- •3.2.2. Работа над проектами документов
- •Реквизиты ркпд
- •3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов)
- •3.2.4. Исполнение поручений (документов)
- •3.2.5. Организация документооборота
- •3.2.6. Списание документов в дело
- •3.2.7. Отправка документов
- •3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов
- •3.3. Контрольные вопросы к разделу 3
- •Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы
- •4.1. Подсистема "дело-Web"
- •4.2. Подсистема "Поточное сканирование"
- •4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (эцп) и шифрование"
- •Технология работы с опцией "эцп и шифрование"
- •4.4. Подсистема "Архивное дело"
- •Основные функции подсистемы
- •4.5. Контрольные вопросы к разделу 4
- •Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ
- •5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "дело"
- •Организационная структура ооо "Кондитерская фабрика "Сластена"
- •5.2. Лабораторные работы
- •5.2.1. Пример лабораторной работы № 1
- •5.2.2. Пример лабораторной работы № 2
- •5.2.3. Пример лабораторной работы № 3
- •Список литературы
- •Приложение 1 анкета Вопросы по организации делопроизводства в организации5
2.2.4. Справочник "Грифы доступа"
Справочник "Грифы доступа" содержит грифы доступа к документам, использование которых позволяет ограничить доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе.
Грифы доступа присваиваются документам при их регистрации или при редактировании РК.
При назначении пользователю прав в модуле "Пользователи" устанавливается, с документами каких грифов он имеет право работать.
Каждый документ может иметь только один ограничительный гриф. Пользователю может быть дано право работы с несколькими грифами в зависимости от его должностного положения и выполняемых служебных функций.
Если требуется предоставить пользователю доступ ко всем документам системы, следует при назначении ему прав в модуле "Пользователи" указать все грифы, включенные в справочник "Грифы доступа".
Правила ведения справочника "Грифы доступа" описаны в главе 5.4. "Руководства технолога".
2.2.5. Справочник "Виды доставки"
Справочник "Виды доставки" содержит:
- виды доставки, которые выбираются из справочника при заполнении поля "Доставка" РК входящего документа;
- виды отправки внешним адресатам, которые выбираются при определении типа реестра внешней рассылки.
Как правило, виды доставки и виды отправки совпадают.
Какой-либо регламентации на заполнение справочника видами доставки (отправки) нет. Это могут быть любые обычно употребляемые в этих случаях термины, например почта, курьер, E‑mail и т.п.
2.2.6. Остальные справочники системы
Информация по остальным справочникам системы содержится в таблице 2.
Таблица 2
Справочники системы "ДЕЛО"
Наименование справочника |
Назначение справочника |
Номер главы "Руководства технолога", в которой описаны правила ведения справочника |
1 |
2 |
3 |
Типы связок |
Элементы справочника используются для фиксации логических связей между документами. Под логическими связями в данном случае понимаются любые информационные, смысловые, тематические, иерархические, производственные и прочие отношения, которые могут связывать документы |
5.6. |
Список организаций |
Содержит список и информацию о сторонних организациях, с которыми осуществляется переписка (обмен документами), которые могут быть соисполнителями при создании документов, а также авторами или исполнителями поручений |
5.7. |
Текущая организация |
Содержит только один элемент – сведения об организации, в которой функционирует система. Эта информация используется при печати штампов документа, реестров внешней отправки документов и помещается в сообщение, формируемое при отправке документа по электронной почте |
5.8. |
Рубрикатор |
Содержит список тематических рубрик, с помощью которых можно рубрицировать документы, зарегистрированные в системе |
6.1. |
Категории адресатов |
Содержит наименования категорий адресатов. Эти категории определяют правила формирования реестров рассылки документов внешним адресатам |
6.2. |
Типы реестров |
Содержит список типов реестров – печатных документов, сопровождающих отправку корреспонденции из организации. Справочник используется при работе с функцией "Реестры". Он позволяет, при формировании реестра документов на отправку, выбрать нужный тип (а, следовательно, и форму) реестра, в зависимости от того, каким видом пересылки документов предстоит воспользоваться (почтовой связью, фельдсвязью или иным путем), а также какой категории адресатов отправляются документы (например, адресатам определенного ведомства) |
6.3. |
Типы виз |
Содержит перечень текстов виз, которые могут быть использованы при визировании проектов документов |
6.4. |
Номенклатура дел |
Содержит систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях в соответствии с утвержденной (принятой) в организации номенклатурой дел. Данные справочника используются при регистрации документа, если в состав номера документа включен индекс дела по номенклатуре, а также при списании документа в дело |
6.5. |
Регионы |
Значения элементов справочника используются в качестве реквизитов элементов справочников "Список организаций" и "Граждане" для определения их регионального распределения, а также при печати реестров внешней отправки |
6.6. |
Типы организаций |
Справочник используется для группировки организаций согласно принятым в данной организации критериям. Элементы справочника используются в справочнике "Список организаций" |
6.7. |
Статус заявителя |
Значения элементов справочника используются в качестве реквизитов элементов справочника "Граждане" для определения их социального, общественного и иного положения |
6.8. |
Граждане |
Содержит список и информацию о гражданах, с которыми ведется переписка (обмен документами) |
6.9. |
Категории поручений |
Содержит список категорий, которые могут быть присвоены поручениям (пунктам или резолюциям) и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей (например, "Срочно", "Важно", "Особый контроль" и пр.). |
6.10. |
Виды подписей |
Содержит виды электронно-цифровых подписей, которые используются для подписания файлов, прикрепленных к РК документов и проектов документов ("Авторская", "Согласующая", "Утверждающая" и пр.). |
6.11. |
Состояние исполнения (поручение) |
Содержит перечень возможных значений поля "Состояние исп.", характеризующего состояние исполнения поручения (например, "Полностью", "Частично" и т.д.). Данное поле заполняется автором или контролером поручения в карточке поручения |
6.12. |
Состояние исполнения (исполнитель) |
Содержит перечень возможных значений поля "Состояние исп.", характеризующего состояние отчета исполнителя поручения (например, "Окончательный", "Промежуточный" и т.д.). Данное поле заполняется исполнителем поручения |
6.13. |
Настройка реквизитов |
Элементами справочника являются основные реквизиты РК и РКПД, а также дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик. Справочник предназначен для ввода и редактирования дополнительных реквизитов РК и рубрик, а также для настройки отображения критериев отбора РК в поиске. Дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик, созданные в данном справочнике, используются при формировании набора дополнительных реквизитов РК тех групп документов, для которых набор основных реквизитов, существующий в системе, является недостаточным |
6.14. |