Тема 2.2. Система распорядительной документации.

План темы:

1. Назначение и состав распорядительной документации.

2. Процедура издания распорядительных документов.

3. Составление и оформление распорядительных документов.

1. Назначение и состав распорядительной документации.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, её организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач и получить максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьёзной проработки.

На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит её руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделены правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации – её кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

2. Процедура издания распорядительных документов.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания документа;

2. Подготовка проекта распорядительного документа;

3. Согласование проекта документа;

4. Принятие решения;

5. Изготовление и подписание документа;

6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

3. Обсуждение вопросов на заседании коллегиального органа;

4. Принятие решения по рассмотренным материалам;

5. Оформление протокола заседания;

6. Издание распорядительного документа;

7. Доведение решения до исполнителей.