2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. В 2-х экз.

Реквизит 22 - подпись

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.

Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Вымпел Личная подпись Е.Р. Серегин

Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.

Например:

Генеральный директор Личная подпись Е.Р.Серегин

Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Генеральный директор Генеральный директор

ЗАО «Вымпел» ООО «Мечта»

Личная подпись Личная подпись

Е.Р. Серегин А.А. Жарова

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации подписи помешают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор Личная подпись Е.Р.Серегин

Главный бухгалтер Личная подпись Н.Ф. Трофимова

В документах, составленных комиссией, обычно не указывают фактических должностей участников. Первой указывается подпись председателя, затем перечисляются члены комиссии в порядке алфавита.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись Г. О. Ефимов

Члены комиссии Личная подпись И.К.Арбузова

Личная подпись М.И. Петрова

Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарем.

Например:

Председатель Личная подпись О. В. Ершов

Секретарь Личная подпись Т.Г. Жукова

Реквизиты: 23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

В большинстве случаев содержание документа нуждается в согласовании с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями. Согласование проводится до подписания документа. При этом определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие существующему законодательству, ранее принятым нормативно-правовым документам учреждения, учитываются интересы других структурных подразделений или организаций.

По существу действия согласование текста документа может отражаться двумя реквизитами. Чтобы разобраться с их применением в каждом конкретном случае обратимся к ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт однозначно определяет, что при внешнем согласовании, то есть согласовании с другой организацией, ставится реквизит «Гриф согласования документа». Согласование документа с должностными лицами внутри учреждения оформляется реквизитом «Виза согласования документа».

Гриф согласования оформляется на последнем листе проекта документа, ниже подписей. В некоторых случаях (в частности, если для него нет места) может быть подготовлен лист согласования. В этом случае на документе перед подписью делается отметка:

Лист согласования прилагается.

Гриф согласования документа состоит из следующих элементов.

Слово СОГЛАСОВАНО.

Должность лица, с которым был согласован документ, с указанием наименования учреждения.

Личная подпись.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Дата согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор института новых информационных технологий

И. П. Краснов

00.00.0000

Обращаем внимание на то, что слово СОГЛАСОВАНО, указывается без кавычек и двоеточия.

В некоторых случаях согласование осуществляется специальным документом. Тогда реквизит оформляется по-другому и включает следующие элементы. Слово СОГЛАСОВАНО.

Вид документа.

Наименование организации - автора согласующего документа.

Дата и номер согласующего документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления Письмо Министерства

ЗАО «Континент» образования и науки РФ

От 00.00.0000 № 00 От 00.00.0000 № 00

Вид документа, которым осуществляется согласование, указывается в именительном падеже.

В том случае, если у организации, с которой проводится согласование, имеются возражения по проекту документа, гриф согласования не подписывается.

Виза согласования документа оформляется должностными лицами организации - автора проекта документа. Обычно документ визируется исполнителем, заместителем руководителя, курирующим данное направление деятельности, заинтересованными в содержании документа должностными лицами юридической, экономической, финансовой или иной службы, руководителем службы ДОУ.

Виза включает следующие элементы.

Должность визирующего без указания учреждения.

Личная подпись должностного лица.

Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Дата визирования.

Например:

Начальник планового отдела

Л.п. А.С. Шарова

00.00.0000

Если у должностного лица есть замечания, виза оформляется таким образом:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

Л.п. Е.Р. Зорина

00.00.0000

Реквизит 25 – печать

Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и др. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально для этого отведённом месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются. Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек).

Г ербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации. Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1,01 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера, а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если такое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.

Таким образом, реквизиты ОГРН и ИНН/КПП даются не только в бланках организации, но и в оттиске печати.

Реквизит 26 – отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «ВЕРНО», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

Например:

ВЕРНО

Инспектор канцелярии

Личная подпись О.В.Белова

00.00.0000

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или её выдаче на руки, отметка о заверении должна удостоверяться печатью.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает: имя, отчество (инициалами), фамилию исполнителя и номер его телефона.

Располагается отметка в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне документа последнего листа в нижнем левом углу. Например:

И.В. Петров

928 35 61

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Документ считается исполненным, если решены все вопросы, поставленные в нём. На исполненном документе ставят отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела в котором будет храниться документ.

Например:

В дело 07-15 за 2007 г.

Николаева 04.03.2007

Реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию

Согласно ГОСТа Р 6.30 – 2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указывается наименование организации, номер (индекс) входящего документа и дата поступления, также отметку о поступлении можно проставлять автоматическим нумератором, содержащим данные компоненты реквизита.

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа

Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в автоматизированной системе обработки документов.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что подразумевается под нормативно-методической базой делопроизводства?

2. Что включает в себя нормативно-методическая база делопроизводства?

3. Что называется делопроизводством?

4. Что представляет собой Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)?

5. Дайте определение понятию «стандартизация».

6. Что такое унификация документов?

7. Каким принципам необходимо следовать при создании документов?

8. Что такое унифицированная система документации (УСД)?

9. Перечислите унифицированные системы управленческой документации, действующие в настоящее время?

10. Что представляет собой ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.» Требования к оформлению документов, и что он устанавливает?

11. Что называется документом?

12. Что называется бланком?

13. Что такое формуляр документа?

14. Перечислите, какие реквизиты используются при создании документов?

15. При создании конкретного документа весь ли перечень реквизитов используется?

16. В зависимости от расположения реквизитов, какие варианты бланков устанавливаются?

17. Каков порядок нумерации страниц в документах?

18. На каких форматах бумаги оформляются документы?