2. Использование различных носителей информации в документировании.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Документирование — регламентированный процесс записи (фиксации) информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется в соответствии с нормативными актами. Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации. Отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование.

Все документы делятся на две группы:

1-я – документы по общим и административным вопросам (эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия);

2-я – документы по функциям управления (такие документы составляют работники отдельных структурных подразделений: бухгалтерии, финансового отдела, отдела снабжения и сбыта, отдела кадров, юридического отдела и др.).

По внешним признакам документы могут классифицироваться:

1. по наименованию вида документа;

2.по месту составления (внутренние и внешние);

3.по содержанию (простые и сложные);

4. по форме (типовые т.е. трафаретные и индивидуальные);

5. по срокам исполнения (срочные и несрочные);

6. по происхождению (служебные, личные и конфиденциальные);

7. по виду оформления (подлинники и копии);

8. по срокам хранения (постоянного, долговременного т.е. свыше 10 лет; временного т.е. до 10 лет включительно);

9. по способу составления (рукописные, машинописные, типографские).

Тема 1.2. Правила составления и оформления документов.

План темы:

1 Состав реквизитов документа. Составные части документа. Бланк документа.

2. Правила оформления отдельных реквизитов документов.

1 Состав реквизитов документа. Составные части документа. Бланк документа.

Объектом делопроизводства является документ — деловая бумага, составленная, оформленная и подписанная соответствующим образом.

Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. В переводе с латинского слово «документ» означает «поучительный пример», «способ доказательства», «свидетельство».

Все документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами (от лат. Requisitum — требуемое, необходимое).

Реквизиты в документе могут располагаться двумя способами: угловым и продольным. При угловом способе наименование организации располагается у границы левого поля в верхнем углу; при продольном – в центре строки.

Документ включает обязательные реквизиты, к ним, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица существуют: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

Формуляр документа — это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром-образцом.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках.

Площадь формата делится на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т. п.).

Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.

Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами документа. Различают реквизиты постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа.

Переменные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 —дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Настоящий перечень реквизитов является максимальным, т.е. при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) мм и А5 (148х210) мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 (35) мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.