4. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

Значение и ценность документов, образующихся на предприятии или полученных ею от корреспондентов неодинакова. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражающие работу системы управления, общественную жизнь, имеют научно-техническое, историческое, экономическое значение. В связи с этим на предприятии, как правило, проводится оценка ценности документной информации. Для проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии, утверждаемые руководителями. Экспертная комиссия – совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации. Объектами рассмотрения комиссии являются:

-ежегодно пересоставляемая номенклатура дел;

-описи дел постоянного и долговременного хранения;

-акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

-комплекты документов на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Архивной службы.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в делопроизводстве.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

1. номинальный признак – это формирование документов в дела по наименованию вида документа (ПРИКАЗЫ, ПРОТОКОЛЫ, А К Т Ы);

2. предметно – вопросный – при формировании документов в дела за основу берут их содержание;

3. авторский признак – предполагает группировку в дела документов одного автора;

4. корреспондентский признак – в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка;

5. географический признак – это объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории;

6. хронологический – формирование в дело документов в течение года, поквартально, внутри квартала – помесячно, внутри месяца – ежедневно в хронологическом порядке;

7. экспертный признак – т. е. на первое место ставятся сроки хранения документов.

Таким образом дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Вопросы для самоконтроля:

1. Решению каких задач способствует создаваемая на предприятиях служба делопроизводства?

2. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

1. Дайте определение понятия «Документооборот».

2. Перечислите основные этапы документооборота.

3. Когда должна производиться экспедиционная обработка поступающих документов?

4. Цель и главное назначение регистрации документов.

5. Основное назначение предварительного рассмотрения документов.

6. Какую роль играет учет и контроль исполнения документов.

7. Какие признаки заведения дел используют при формировании документов в дела.