3. Регистрация и индексирование документов, предварительное рассмотрение документов. Учет и контроль исполнения документов.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Цель регистрации – обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день их подписания или утверждения.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, и т.д. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направленные в их адрес, важные по содержанию как внешние, так и внутренние документы. Каждое учреждение, предприятие должно иметь перечень документов не подлежащих регистрации службой ДОУ. Перечень утверждается руководителем.

Как правило, внутренняя корреспонденция регистрируется простой порядковой нумерацией; исходящая корреспонденция - индексированием.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно – контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно – справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов. Бланки регистрационных карточек изготавливаются типографским способом на бумаге формата А5 или А6. На одной стороне карточки регистрируется входящий документ, на другой – исходящий ответный документ или внутренний.

Автоматизированный информационно – поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Главный принцип регистрации – однократность т.е. конкретный документ должен быть зарегистрирован один раз в одном месте. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Предварительное рассмотрение документов.

Основное его назначение – оперативное получение документов исполнителями. Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации, должностные обязанности сотрудников; либо этой работой занимается сам руководитель организации. Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день – возвращены. Служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции.

Учет и контроль исполнения документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов. Контроль исполнения ведется на нескольких уровнях:

1. формализованный контроль своевременного исполнения;

2. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

3. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Контроль своевременности исполнения документов осуществляет служба делопроизводства, контроль правильности исполнения форм и структуры текста обеспечивают сотрудники, ответственные за оформление проектов документов при наличии у них соответствующих полномочий. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности руководителей всех рангов. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа. Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента доведения их до исполнителей. Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.

По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно в специальных сводках, представляемых руководству. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.