Тема 2.6. Система документации по коммерческой деятельности предприятия и товароведению

План темы:

1. Система документации по коммерческой деятельности.

2. Документация по товароведению.

1. Система документации по коммерческой деятельности.

Вступая в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи, предприятия оформляют взаимоотношения сторон разнообразными документами. Одним из таких документов является ДОГОВОР.

Статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации определяется понятие договора. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Договор - олицетворение цивилизованной рыночной экономики.

Сторонами договора выступают юридические и физические лица. Если сторонами договора являются фирмы разных стран, то текст договора и всех приложений к нему должен быть составлен на языках сторон.

Юридические лица и граждане свободны в заключении договора. Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами, действующими в момент его заключения.

Действие договора (ст. 425 Гражданского кодекса Р.Ф.)

1. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.

2. Окончание срока действия договора - есть прекращение обязательств сторон по договору.

3. Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

Договор считается заключенным (ст. 432 Гражданского кодекса Р.Ф.), если между сторонами, в требуемой форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от сторон по договору.

Место заключения договора (ст. 444 Гражданского кодекса Р.Ф.).

Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

Изменение и расторжение договора возможны:

• по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законом или договором;

• по требованию одной из сторон по решению суда:

-при существенном нарушении договора другой стороной;

-при существенном изменении обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора;

-в иных случаях, предусмотренных законом или договором.

Существенным признается нарушение договора одной из сторон, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была в праве рассчитывать при заключении договора. Существенным признается изменение обстоятельств, когда они изменились настолько, что, если бы стороны могли это разумно предвидеть, договор вообще не был бы ими заключен или был бы заключен на значительно отличающихся условиях.

Порядок изменения и расторжения договора (ст. 452).

Соглашение об изменении и расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (если иное не вытекает из закона, иных правовых актов, договора обычаев делового оборота).

Заявление в суд об изменении или расторжении договора направляется после:

-получения отказа на предложение об изменении или расторжении договора;

-неполучения ответа в срок, указанный в предложении (установленный законом или договором), а при его отсутствии – в 30-дневный срок.

Требования к оформлению претензий и исковых заявлений.

В ходе осуществления предприятием хозяйственной деятельности возникают моменты, когда из-за нарушения законных интересов контрагентом, необходимо применить допустимые законом меры защиты. Защита нарушенных прав требует тщательного документального оформления, т.е. квалифицированной подготовки соответствующих документов с целью направления их непосредственно нарушителю прав или в судебные органы. В крупных организациях такой работой занимаются юридические отделы, а в маленьких фирмах, как правило, руководитель. К оформлению юридических документов закон предъявляет очень жесткие требования. Так, отсутствие или неверное написание ряда реквизитов искового заявления в суд влечет за собой оставление его без движения с предложением устранить выявленные недостатки, а в случае неустранения их в указанный судом срок, заявление считается не поданным.

ПРЕТЕНЗИЯ - требование, предъявляемое кредитором к должнику о погашении задолженности, устранении недостатков проданной вещи, выполненной работы, оказанной услуги, о возмещении убытков или уплате штрафа. Правильное и своевременное предъявление претензии позволяет в более короткие сроки, чем посредством иска в суд, урегулировать разногласия, восстановить нарушенные права и интересы организации.

При поступлении претензии следует проверить наличие у организации права на предъявление претензии, а также надлежащее оформление и полноту представленных материалов. При неполном или неправильном оформлении, необходимо истребовать дополнительные материалы или переоформить представленные.

Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора (контракта).

Содержание претензии:

1. Полное наименование предприятия, предъявляющей претензию;

2. Справочные данные;

3. Вид документа (ПРЕТЕНЗИЯ);

4. Регистрационные реквизиты (дата, номер);

5. Адресат, реквизиты лица, которому претензия предъявляется;

6. Место составления документа по административно - территориальному делению;

7. Заголовок к тексту;

8. Текст;

В тексте излагаются требования заявителя, в случае денежной оценки требований, необходимо указать истребуемую сумму и полный обоснованный расчет.

9. Отметка о наличии приложений;

К претензии прилагаются документы (подлинники или заверенные копии) подтверждающие обоснованность требований предъявителя.

10. Подпись;

Подписывают претензию руководитель предприятия (его заместитель) и главный бухгалтер.

11. Печать.

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

-о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

-об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

-об отклонении претензии полностью или частично.

Подписывает ответ на претензию руководитель предприятия, документ заверяется печатью.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ (в арбитражном судопроизводстве) - это процессуально-хозяйственный документ, при помощи которого заинтересованное лицо осуществляет свое право на обращение в суд за защитой нарушенных или оспариваемых законных интересов. Организации предъявляют иски, как правило, в арбитражный или общий суды.

Требования к форме и содержанию искового заявления перечислены в ст. 102 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

При подготовке документа важно соблюдать следующие требования, дабы избежать возврата заявления на дооформление.

Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме.

В заявлении указывается наименование арбитражного суда, куда оно подается (в большинстве случаев иски предъявляются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика);

Данные об участвующих в деле лицах: полные и максимально точные наименования и почтовые адреса истца и ответчика, а также третьих лиц, если их участие в деле необходимо;

Если иск подлежит денежной оценке, то следует обязательно указать в заявлении цену иска.

Сумма исковых требований должна быть обоснованной. Обоснование должно содержаться в прилагаемых к заявлению справках-расчетах, подписанных бухгалтерскими работниками.

Истец должен отразить обстоятельства, на которых основаны его исковые требования и доказательства, их подтверждающие.

При предъявлении исковых требований, необходимо сослаться в заявлении на законы, иные нормативные акты, обосновывающие эти требования.

Необходимым условием соблюдения формы и содержания искового заявления является перечень прилагаемых документов.

Подписывает исковое заявление руководитель или его заместитель. В случае подписи искового заявления представителем, необходимо приобщить доверенность, из которой вытекают такие полномочия.

Закон не предусматривает проставления печати на заявлении, поэтому ее отсутствие не является несоблюдением правильности формы.

Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности, обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направления и получения ответов. Значение учета состоит в том, что он позволяет организации, фирме проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большее количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.

Формы учета и регистрации претензий и исков разнообразны. Однако наиболее рациональными, можно предложить следующие варианты:

1. Журнал учета претензий, предъявленных предприятию, организации (Приложение 1);

2. Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием, организацией (Приложение 2).

Приложение 1