1. Оформление документации по личному составу.
Важнейшей функцией кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.
Самой значительной по объёму и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идёт о приёме, переводе и увольнении персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры (соглашения, контракты), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.
Документация по личному составу ведется с момента поступления работников на предприятие и должна храниться после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет. Поэтому она выделена в самостоятельную группу.
Оформление заявлений.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления типичны следующие реквизиты:
• адресат (кому адресуется заявление);
• автор (чьё заявление); место проживания автора;
• наименование вида документа (заявление), дата составления;
• текст; подпись составителя.
В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т. п.).
Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визами руководителей структурных подразделений и резолюцией руководителя предприятия является основанием для издания распорядительного документа (приказа о приеме на работу).
Оформление трудового договора.
Основной формой реализации права на труд является заключение трудового договора о работе на предприятии. Трудовой договор заключается между работником и работодателем в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.
Основное условие содержания договора — это его соответствие существующему законодательству. Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда определяются сторонами самостоятельно. В договор могут быть включены условия, стимулирующие труд работника, другие дополнительные льготные условия.
В случае, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие договора автоматически продлевается на неопределенный срок.
Приказы по личному составу.
Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на бланках установленного образца или на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В сводных (сложных) приказах – «По личному составу».
В приказах по личному составу констатирующая часть отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим конкретное юридическое действие: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, УВОЛИТЬ и т. п.
Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
В пункте приказа о приёме на работу указывают: должность, условия приёма, с какой даты и с каким окладом (разрядом по ЕТС) принимается сотрудник.
В приказе о предоставлении отпуска указывают: вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней (календарных), даты начала и окончания отпуска, выход на работу.
В приказе о командировании указывают цель командировки, её продолжительность (в календарных днях), место командировки, наименование учреждения, организации.
В приказе об увольнении указывают причину увольнения, статью Трудового кодекса Российской Федерации, на основании которой производится увольнение, дату увольнения.
После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка—вызов учебного заведения, больничный листок, график отпусков, договор и т. д.).
Личная карточка формы Т-2.
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным и аналитическим документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.), после издания приказа о приёме на работу или назначении на должность.
Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) в одном экземпляре и хранится на предприятии в специальной картотеке отдельно от других документов по личному составу.
Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в карточку Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данных воинского учета и т. д.).
В случае увольнения работника, в карточку записывается информация об увольнении. Работника обязаны ознакомить с записями в карточке. Далее карточка перекладывается из картотеки работающих в картотеку уволенных (в алфавитном порядке) сотрудников, затем ещё год хранится в отделе кадров, формируется в дело и сдаётся в архив.
Срок хранения карточки Т-2 – 75 лет.
Характеристика работника — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; оттиск печати.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование.
2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).
3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.
4. Заключительная часть. Она содержит выводы, в которых указываются назначение характеристики.
Текст характеристики излагается в форме третьего лица.
Автобиография работника — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.
Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают:
• наименование вида документа;
• имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы;
• должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.
В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.
Личное дело работника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела заводятся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Порядок оформления личных дел не регламентирован общегосударственными законодательными и нормативными актами, поэтому предприятия по-своему решают порядок их формирования и ведения.
Как правило, в него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкету, автобиографию или резюме. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Наиболее рациональным представляется следующий пакет документов, сформированный в момент приёма работника на работу:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании;
• характеристики;
• выписка из приказа о приеме;
дополнение к личному листку по учету кадров;
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, характеризующие изменения анкетно - биографического и служебного характера.
Следует помнить, что личное дело – это совокупность документов долговременного хранения, поэтому в него не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения до 10 лет (справки о состоянии здоровья и с места жительства).
В случае увольнения работника, документы его личного дела извлекаются из обложки и помещаются в папку с твердой обложкой для дальнейшего хранения в архиве, а в освободившуюся обложку под тем же номером помещают личное дело вновь принятого работника. Личные дела сдаются в архив и хранятся 75 лет.
На предприятии, как правило, должен вестись учет личных дел в специальных журналах.
Рис. 1 Последовательность документирования при приёме на работу