- •Документационное обеспечение управления
- •Пояснительная записка
- •Содержание
- •1. Нормативно-методическая база делопроизводства.
- •2. Использование различных носителей информации в документировании.
- •Тема 1.2. Правила составления и оформления документов.
- •1 Состав реквизитов документа. Составные части документа. Бланк документа.
- •2. Правила оформления отдельных реквизитов документов
- •2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. В 2-х экз.
- •Раздел 2 Государственные унифицированные системы документации. Тема 2.1 Система организационно-правовой документации.
- •1. Назначение и состав организационно-правовой документации.
- •2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
- •Тема 2.2. Система распорядительной документации.
- •1. Назначение и состав распорядительной документации.
- •2. Процедура издания распорядительных документов.
- •3. Составление и оформление распорядительных документов.
- •Наименование должности
- •Тема 2.3 Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
- •1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
- •2. Составление и оформление справочно-информационных документов.
- •3. Составление и оформление справочно-аналитических документов.
- •4. Языковые формулы в деловых письмах
- •Языковые формулы в деловых письмах
- •Иностранные языковые формулы, используемые в деловой переписке
- •Тема 2.4 Документирование трудовых правоотношений.
- •1. Оформление документации по личному составу.
- •2. Оформление, хранение и выдача трудовых книжек.
- •Тема 2.5 Документация по денежным и финансово-расчетным операциям
- •1. Классификация документов по финансово-расчетным операциям
- •2. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •3. Оформление открытия счетов предприятий
- •Тема 2.6. Система документации по коммерческой деятельности предприятия и товароведению
- •1. Система документации по коммерческой деятельности.
- •Журнал учета претензий, предъявленных предприятию, организации
- •Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием, организацией
- •2. Документация по товароведению Договор бытового заказа.
- •Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
- •Договор купли-продажи. Договор поставки.
- •Протоколы разногласий к договорам поставки.
- •Официальная и личная доверенность. Накладная. Наряд.
- •Коммерческие акты.
- •Образец накладной
- •Накладная №________
- •Приемки продукции (товаров) по качеству
- •2. Понятие документооборота и его основные этапы. Экспедиционная обработка документов.
- •3. Регистрация и индексирование документов, предварительное рассмотрение документов. Учет и контроль исполнения документов.
- •4. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации.
- •Тема 3.2 Организация рационального движения документов внутри предприятия. Номенклатура дел.
- •1. Номенклатура дел.
- •2.Организация рационального движения документов.
- •3. Сроки хранения документов.
- •Используемая литература
Наименование должности
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
Визы заинтересованных лиц
Должность
подпись И.О. Фамилия
00.00.0000.
Исполнитель И.О. Фамилия
телефон 00 00 00
Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Тема 2.3 Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
План темы:
1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
2. Составление и оформление справочно-информационных документов.
3. Составление и оформление справочно-аналитических документов.
4. Языковые формулы в деловых письмах
1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, протоколы, докладные записки и др.
Особенность этих документов состоит в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя или руководителю организации. Отдельные разновидности документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между организациями, предприятиями, фирмами.
В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на две категории.
Справочно-информационная документация |
Справочно-аналитическая документация. |
протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение). |
акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список. |
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма) определяются способами передачи деловой информации – почтовая связь, электронная связь.
Содержанием переписки могут быть: запросы, уведомления, напоминания, подтверждения, просьбы, претензии, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
письма оформляются на специальных бланках – бланках писем, подписываются руководителем или его заместителями в рамках представленной им компетенции;
письма должны составляться грамотно, аккуратно;
независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена (телефонные переговоры, личная встреча) и др.