2. Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики

Дані під час їх руху і перетворення завжди розміщаються па певних носіях. Кожен носій даних — це матеріальний об'єкт, який містить відомості, доступні або лише для людини, або лише для обчислювальної машини, або, нарешті, одночасно для людини, і для машини. У зв'язку з цим усі носії ми можемо підрозділяти на людиночитані, машиночитані (машинні) і комбіновані.

Матеріальна основа носіїв (їх фізична будова) визначає розміщення даних на них, засоби їх підготовки, роль і місце вико­ристання, методи організації. Тому ЇЇ можна вважати однією з основних класифікаційних ознак носіїв даних, за якою в умовах сучасних систем обробки даних їх поділяють на паперові, магнітні, фотохромні, індикаційні (екранні) та жетонні. Носії даних можуть відрізнятися за своїм конструктивним виконан­ні їм, їх значенням на різних етапах процесів руху і перетворення даних, способу запису даних на них тощо. Класифікації, які найсуттєвіші при організації машинної обробки даних, зображено на рис. 3.3.

Паперові носії є найпростішими — традиційними, але серед них можна виділити зовсім різні групи.

Насамперед, потрібно виділити первинні документи і табуляграми (носії результатних даних). Табуляграми складають на машинах та інколи називають машинограмами. За конструктивним виконанням розрізняють бланкові та рулонні паперові носії. За способом запису вони можуть бути рукописними і друкованими, а за способом формування — ручної й автоматичної підготовки.

До носіїв ручної підготовки, передусім, належать рукописні (звичайні або спеціалізовані) документи, призначені для регістррації первинних даних, які відображають певні кількісні та якісні характеристики об'єкта управління, результати виконання господарських та інших операцій і мають юридичне значення .

До друкованих носіїв (за своєю формою вони можуть бути (бланковими або рукописними) належать первинні документи з вхідними даними (їх можна заповнювати за допомогою тех­нічних засобів або друкарським способом) і виводимі табуляграми з результатами обробки даних.

Основними носіями даних, що їх обробляють за допомогою ЕОМ, у сучасних інформаційних системах є магнітні носії, призначені для фіксації даних. Переважно використовуються магнітні диски і стрічки, рідше магнітні барабани і карткові пристрої.

Магнітні диски широко застосовують завдяки їх високим технічним характеристикам і насамперед можливості прямого доступу до даних, які розміщені на концентричних доріжках дисків.

Для зберігання різної документальної інформації широко використовують фотохромні носії даних, які являють собою касетні мікрофільми і карткові мікрофіші. Інформаційна ємність мікро­фільму завширшки 3,5 см і завдовжки 1 м становить, наприклад, приблизно 20 млн байт.

3. Проектування форм носіїв первинної інформації

В умовах функціонування ІС первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами гocподарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання "безпаперової" інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.

За формою побудови первинні документи є:

• анкетні,

• лінійні,

• табличні (табельні),

• комбіновані.

Анкетна форма побудови передбачає розміщення реквізитів, котрі підлягають машинній обробці, у вертикальній послідовності. Для назв реквізитів, виготовлених друкарським способом, відводиться ліва частина кожного рядка, а в правій — записуються відповіді на запитання. Цю форму можна застосувати у разі заповнення первинних документів різними особами. За анкетним способом побудовані особові картки працівників, деякі зони форм статистичної звітності.

Лінійна форма побудови передбачає поділ бланка на зони для запису окремих груп реквізитів, котрі мають логічну або арифметичну залежність, заповнюються одночасно одним виконавцем, належать до однієї визначеної обліково-обчислювальної роботи або мають іншу форму зв'язку.

Табельна або таблична форма побудови передбачає виділення для кожної зони або групи реквізитів кількох рядків. Цей принцип побудови є похідним від лінійної форми.

До позитивних якостей цієї форми належать компактність розміщення реквізитів і можливість розміщення значно більшо­го обсягу інформації, аніж в інших формах. Це забезпечує ско­рочення загальної кількості первинних документів на під­приємстві.

У чистому вигляді анкетна, лінійна і табельна форми зу­стрічаються рідко. На практиці найбільшого розповсюдження отримали документи, які поєднують різні форми, наприклад, лінійну і табличну, лінійну й анкетну тощо. Тому найефектив­нішою є так звана комбінована форма, в якій частина рекві­зитів будується за лінійною, а інша частина — за табельною чи анкетною формами (наприклад, картка виробітку робітника тощо). Комбінована форма дає можливість найповніше викори­стати переваги різних принципів побудови форм.

Крім вищенаведеної, первинні документи класифікують ще і за іншими ознаками:

• за характером відтворюваних господарських операцій (матеріальні, грошові, товарні тощо);

• за призначенням ( розпорядчі, організаційні, технічні тощо);

• за способом охоплення господарських операцій (одноразові, одиничні, накопичувальні, зведені тощо);

• за характером заповнення(однорядкові та багаторяд­кові, однобічні й двобічні);

• за кількістю виписуваних примірників (однопримірникові, двопримірникові тощо);

• за типізацією — типові та індивідуальні;

• за місцем формування — зовнішні та внутрішні.

Первинний документ містить визначений склад реквізитів-ознак, довідкових і групувальних, та реквізитів-основ, вхідних і результатних. На бланку документа реквізити розміщуються відповідно до правил, обумовлених уніфікованою системою документації і вимогами стандартизації документів.

Кожен документ поділяється на шість зон. Перші чотири зони становлять заголовну частину документа:

• перша зона - вказується назва підприємства, структурного підрозділу або назва організації та її адреса;

• друга зона — індекс форми документа і гриф її затвердження;

• третя зона — назва і значення реквізитів-ознак, постійних для документа;

• четверта зона — назва документа і його номер;

• п'ята зона — змістовна — містить назви рядків, стовпців і значення реквізитів.

• шоста зона — юридична — містить підписи відповідальних осіб, печатку.

Форми первинних документів повинні бути максимально і пристосовані для машинної обробки інформації і зручні для сприйняття людиною. Насамперед, треба враховувати логічну послідовність розміщення реквізитів, зручність їх заповнення, читання та обробки.

Проектування первинних документів доцільно виконувати у такій послідовності:

• визначити зміст первинного документа, тобто склад реквізитів, котрі включені в документ;

• розмістити реквізити в певній послідовності та взаємозв'язку;

• розробити ескіз форми первинного документа (ескіз розробляється у натуральну величину);

• уніфікувати форми первинних документів;

• узгодити форму первинного документа із змістом машинного носія інформації;

• уточнити форму первинного документа;

• виготовити зразок документа для замовлення в друкарню.