3. Методи кодування економічної інформації

У процесі кодування об'єктам класифікації та їх групам присвою­ються цифрові, літерні або цифрово-літерні позначення — коди. Отже, код — це знак або сукупність знаків, які використовуються для позначен­ня об'єктів класифікації та їх класифікаційних угрупувань. Сукупність методів і правил кодування класифікаційних угрупувань і об'єктів кла­сифікації даної множини є системою кодування.

Кожний код характеризується алфавітом, основою і структурою. Алфавіт коду — це сукупність знаків, які використовуються для його створення. Основа коду — це число знаків у цьому алфавіті. Структура коду визначає його склад і послідовність розміщення знаків у ньому.

Алфавіт і основа коду, якщо задано структуру, визначають місткість коду, тобто кількість об'єктів, які можуть бути закодованими цим кодом без порушення його структури.

Існують чотири системи кодування економічної інформації.

1. Порядкова, або реєстраційна, система створення коду з чисел на­турального ряду. Алфавіт цього коду становлять числа 0, 1,..., 9; основа коду дорівнює 10.

2. Серійно-порядкова система створення коду з чисел натурального ряду та закріплення серій кодів за об'єктами з однаковими ознаками.

3. Послідовний метод побудови коду з використанням кодів послі­довно розміщених класифікаційних угрупувань, одержаних у ре­зультаті застосування ієрархічної системи класифікації.

4. Паралельний метод утворення коду з кодів незалежних угрупу­вань, одержаних із використанням фасетної класифікації.

Поряд із кодуванням економічної інформації застосовується шиф­рування, але не з метою спростити її опрацювання (шифрування як тех­нологічна операція в цілому ускладнює процес опрацювання і збільшує загальні витрати часу за рахунок операцій шифрування і розшифруван­ня), а для того, аби приховати зміст інформації.

Зібранням кодів і найменувань класифікаційних об'єктів та їх угру­пувань є класифікатор. Позиція класифікатора містить, як правило, найменування об'єкта і його код.

Для контролю за правильністю заповнення і переносу даних з первинних документів використовують такі методи:

• контроль за модулем;

• контрольне підсумовування;

• балансовий контроль;

• методи, які базуються на природній надлишковості:

  • метод перевірки границь (метод вилки);

  • метод довідника;

  • метод перевірки структури коду;

  • метод перевірки сум і добутків;

• методи автоматичного виправлення помилок.

Кожний класифікатор має своє призначення та сферу дії. Класифікатори за сферою дії діляться на:

а) особисті — особистого користування;

б) локальні — використовуються під час розв'язування задачі чи комплексу задач;

в) галузеві — використовуються в установах та на підприємствах од­нієї галузі;

г) загальнодержавні — обов'язкові для використання в усіх уста­новах та на підприємствах держави.

4. Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації

На рівні держави існує «Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ). Основні положення» (ГОСТ 6.01.1-87). Вона містить комплекс загальнодержавних класифікаторів техніко-еко­номічної інформації, автоматизовану систему їх ведення та нормативні документи з їх розробки та ведення.

ЄСКК являє собою комплекс взаємопов'язаних класифікаторів ТЕІ, пристосованих до безпосередньої обробки засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів. ЄСКК складається із сукупності взаємопов’язаних класифікаторів ТЕІ, систем їх ведення, науково-методичних і нормативно-технічних документів з розробки, ведення та впровадження, а також організацій і служб, які виконують роботи з класифікації та кодування.

ЄСКК ТЕІ охоплює широкий аспект об'єктів, інформацію про які використовують при управлінні народним господарством, перелік об'єктів ТЕІ, які відповідають класифікаційній множині класифікаторів і визначає їхні види, охоплює продукцію, що випускається у країні, структурні та адміністративні оди­ниці народного господарства (галузі, міністерства, відомства, об'єднання, підприємства, установи), адміністративно-територіальні одиниці, трудові ресурси і види діяльності, природні ресурси, документацію тощо. Особливим видом об'єктів у цьо­му переліку є техніко-економічні показники, які відображають діючий і плановий стан економіки.

Основною метою створення ЄСКК ТЕІ є стандартизація інформаційного забезпечення процесів управління народним господарством на основі застосування засобів обчислювальної техніки.

Залежно від рівня затвердження та сфери застосування класифікатори ТЕІ поділяють на три категорії:

1) загальнодержавні;

2) галузеві (відомчі);

3) класифікатори об'єднань, підприємств та устану.

Згідно з установленими категоріями науково-технічної до­кументації загальнодержавні класифікатори за статусом їх за твердження та застосування прирівнюються до державних стандартів, галузеві — до галузевих стандартів, класифікатори підприємств — до стандартів підприємств.

Загальнодержавні класифікатори ТЕІ мають затверджувати­ся Держстандартом України й обов'язково застосовуватися при обміні інформацією між системами управління різних міністерств або відомств.

Галузеві (відомчі) класифікатори затверджуються відповідними міністерствами (відомствами) країни і застосовуються при обміні інформацією між об'єднаннями, підприємствами та організаціями, підпорядкованими міністерству або відомству.

Класифікатори підприємств затверджуються керівництвом підприємств і застосовуються при організації інформаційної взаємодії всередині підприємства.

Впровадження загальнодержавних класифікаторів ТЕІ передбачає або заміну класифікаторів, використовуваних у межах окремих систем, загальнодержавними, або застосування перекодувальних таблиць, що встановлюють відповідність кодів загальнодержавних і внутрішньосистемних класифікаторів на вході і виході системи, тобто при організації інформаційної взаємодії систем.

Введення в дію загальнодержавних класифікаторів передбачає їх використання при кодуванні реквізитів форм економічних документів і кодування всіх номенклатур, застосовуваних при виконанні економічних розрахунків.

Питання для перевірки знань студентів

1. У чому різниця між класифікацією та кодуванням еконо­мічної інформації?

2. Перерахуйте поняття, які використовуються під час класифікації.

3. Що є матеріальним утіленням класифікації і кодування?

4. Охарактеризуйте основні методи класифікації економічної інформації, зазначивши недоліки та переваги кожного з них.

5. Які є методи кодування економічної інформації?

6. У чому полягають недоліки і переваги порядкового та се­рійного методів кодування?

7. Перерахуйте методи контролю правильності заповнення і переносу даних з первинних документів та з'ясуйте, на чому базується більшість із них.

8. З якою метою розробляється єдина система класифікації та кодування, техніко-економічної інформації?

9. Охарактеризуйте загальнодержавні, галузеві (відомчі) класифікатори та класифікатори об'єднань, підприємств та установ.

Лекція № 6

організація позамашинної інформаційної бази

План

1. Поняття позамашинної інформаційної бази.

2. Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики.

3. Проектування форм носіїв первинної інформації.

4. Проектування форм виводу результатної інформації.

Література: Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб.- 3-тє вид., перероб. і доп. – К.: Знання, 2007. ст.81-96.

1. Поняття позамашинної інформаційної бази

Організація розв'язування будь-якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за обсягами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) — сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС.

Структуру ІЗ наведено на рис. 3.1.

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації і кодування та інформаційну базу.

ІБ поділяється на:

• позамашинну,

• машинну.

До позамашинної належить ІБ, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Машинну ІБ складає сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви).

Склад позамашинної ІБ показаний на рис. 3.2.

Позамашинна ІБ містить усі документи, які використовуються у системі управління. їх можна розділити на дві групи:

• організаційні,

• інформаційні.

До складу першої групи входять стандарти, методи та інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, Інструкції з заповнення і коригування документів.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться у конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також у прейскурантах цін.

Решта документів, що циркулюють у системі управління Підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують у результаті розв'язування задачі. Під час створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконуються такі дії:

• формалізація даних;

• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;

• розробка форм вихідних документів;

• визначення та розробка логічної структури бази даних; — вибір системи керування базою даних (СКБД);

• організація раціонального документообігу тощо.