3.4. Слияние с Word
Д ля слияния сWord необходимо сначала создать документ, с которым вы хотите произвести слияние. Создайте письмо следующего содержания:
Оповещаем Вас, что необходимо продлить трудовой контракт сроком на 5 лет в течение ближайшего месяца.
15. 01. 2004 Администрация
Сохраните его под именем «Письмо» на Рабочем столе и закройте .
Произведем слияние документа «Письмо» и запроса «Обращение». Для этого в базе данных «Компьютерный магазин» в закладке Запросы выделите запрос «Обращение». Затем зайдите в меню Сервис Связи с Office Слияние с Word. В появившемся диалоговом окне укажите, что связь будет установлена с готовым документом и найдите его в общем списке. После этого в нужное место, туда, где будет расположено обращение вставьте поле слияние с помощью соответствующей кнопки (см. Рис. 3.19). Для того, чтобы появились конкретные данные включите режим просмотра.
Рис. 3.19
Вопросы для самостоятельной работы
Ч то такое импорт и экспорт данных? Когда он применяется?
Какие данные позволяет импортировать СУБД Access?
Что такое индекс поля? Какие бывают индексы и для чего они нужны?
Что такое маска ввода? Когда она употребляется? В чем отличия маски ввода от мастера подстановок.
В чем отличия разных видов связи? Какая связь образуется между таблицами в случае использования мастера подстановок? Как вы думаете почему?
Зачем нужны элементы панели инструментов ToolBox? Перечислите наиболее используемые из них.
Какие виды диаграмм позволяет создавать СУБД Access?
Какие связи с Office предусматривает СУБД Access?
Приложение 1. Типы данных в Access
Тип данных |
Применение
|
Размер |
Текстовый |
Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. |
До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
Поле МЕМО |
Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. |
До 64 000 символов. |
Числовой |
Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. |
1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
Дата/Время |
Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. |
8 байт. |
Денежный |
Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. |
8 байт. |
Счетчик
|
Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. |
4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
Логический |
Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. |
1 бит. |
Объекты OLE |
Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. |
До 1 гигабайта |
Гиперссылка |
Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). |
До 64 000 символов |
Мастер подстановок |
Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. |
Размер такой же, как и размер ключевого поля
|