Глава 3. Использование элементов программированияпри создании многотабличной базы данных в Access

3.1. Импорт данных, индексация таблиц, маски ввода

1. З агрузите программное средство Access: Пуск Программы Microsoft Access. После этого в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать создание Новой базы данных и нажать ok. В следующем диалоговом окне следует указать имя и месторасположения создаваемого вами файла базы данных и нажать клавишу «Создать», после чего перед вами появится окно управления СУБД Access (см. рис. 3.1). Справа расположены объекты СУБД, а вверху режимы работы. Режим просмотра предусматривает лишь просмотр готовой структуры объекта и внесения в него каких-то данных вручную. Режим конструктора предусматривает создание и изменение структуры объекта, то есть общего его описания. Режим создания позволяет выбрать способ создания объекта (Вручную – в режиме конструктора; полуавтоматически, при помощи ответов на вопросы компьютера – с помощью мастера и автоматически).

В данном окне сначала выбирается объект щелчком мыши по нему, а затем аналогично указывается режим работы с ним. Для создания базы данных «Компьютерный магазин» нам понадобятся 5 таблиц: «Клиенты», «Заказы клиентов», «Товары на складе», «Персонал», «Учет работы персонала». Таблицы «Товары на складе» и «Клиенты» импортируем из электронных таблиц. Для этого в главном окне базы данных зайдите в меню Файл →Внешние данные→Импорт. В появившемся диалоговом окне смените тип файла на Microsoft Excel и найдите в списке нужный вам и нажмите кнопку «Импорт». После чего следует указать, что все импортируемые данные расположены на первом листе, и нажать кнопку «Далее». Затем пометьте флажком, что в первой строке расположены заголовки полей импортируемой таблицы нажмите «Далее» и укажите, что данные нужно сохранить в новой таблице. Далее следует проиндексировать каждое поле, указывая возможны ли в нем совпадения (совпадения возможны в любом поле, кроме ключевого). Ключевым полем считается то, которое однозначно определяет каждую запись. Термин индекс тесно связан с понятием ключ. Под индексом понимают средство ускорения операции поиска записей в таблице, а, следовательно, и других операций, использующих поиск: извлечение, модификация, сортировка и т.д. На практике для создания индекса некоторой таблицы БД пользователь указывает поле таблицы, которое требует индексации. Ключевые поля в Access индексируются автоматически и индексные файлы, создаваемые по ключевым полям таблицы называют файлами первичных индексов. Индексы, создаваемые пользователем для неключевых полей называют вторичными (пользовательскими) индексами. Причина повышения скорости выполнения различных операций в индексированных таблицах состоит в том, что основная часть работы производится с небольшими индексированными файлами, а не с самими таблицами. Наибольший эффект повышения производительности работы достигается для значительных по объему таблиц. Индексирование требует небольшого дополнительного места на диске и незначительных затрат процессора на изменение индексов в процессе работы. После индексирования всех полей таблицы следует определить ключ (см. рис. 3.2). Д ля таблицы «Товары» это будет №, а для таблицы клиенты № паспорта.