Методические указания
Рассмотрим технологию слияния на конкретном примере.
Шаг I. Создание основного документа в Ms Word
Создаем в Ms Word текст типового письма, применяя следующие параметры форматирования: на свое усмотрение.
Текст письма
ООО «Планета» выражает глубокую признательность и искреннюю благодарность Вашей организации за качественную и своевременную поставку продукции.
Стабильные отгрузки позволили нам бесперебойно осуществлять свою деятельность и привлечь постоянных клиентов.
Выражаем уверенность в сохранении сложившихся дружественных отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.
Директор ООО «Планета» Никитин А. С.
Сохраняем письмо на диске под именем Письмо_1 и закрываем документ.
Письмо предполагается отослать нескольким получателям. Для этого письмо преобразуется в шаблон путем вставки в него специальных полей слияния, в которые будут автоматически заноситься переменные данные из источника данных. Шаблон в нашем случае будет выглядеть следующим образом (в квадратных скобках показаны поля слияния):
Шаблон письма
[Организация]
[Город], [Адрес]
[Фамилия] [Имя] [Отчество]
ООО «Планета» выражает глубокую признательность и искреннюю благодарность Вашей организации за качественную и своевременную поставку продукции.
Стабильные отгрузки позволили нам бесперебойно осуществлять свою деятельность и привлечь постоянных клиентов.
Выражаем уверенность в сохранении сложившихся дружественных отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.
Директор ООО «Планета» Никитин А. С.
Шаг П. Создание источника данных с помощью Мастера слияния
Для создания шаблона и его использования в среде Word 2010 выполняем следующие действия:
Открываем документ Письмо_1.
Создаем источник данных с информацией о получателях писем с помощью Мастера слияния. Для вызова мастера на вкладке Рассылки нажимаем значок Начать слияние и в списке выбираем Пошаговый мастер слияния. На экране открывается область задач Слияние.
Дальнейшая работа с мастером осуществляется поэтапно.
Этап 1. Выбираем тип основного документа – Письма и щелкаем по
ссылке Далее. Открытие документа;
Этап 2. В области Выбор документа указываем основу для создания писем Текущий документ и щелкаем по ссылке Далее. Выбор получателей для выбора источника данных с информацией о получателях.
Этап 3. В области Выбор получателей указываем Создание списка и щелкаем по ссылке Создать. В открывшемся окне Новый список адресов отображается таблица для заполнения сведений о получателях письма.
Прежде, чем заполнять таблицу, изменим ее структуру, нажав кнопку Настройка столбцов. В открывшемся окне Настройка списка адресов с помощью кнопок Добавить, Удалить, Переименовать, Вверх, Вниз создаем следующие поля источника данных: Фамилия, Имя, Отчество, Организация, Адрес получателя, Город, Рабочий телефон, Адрес электронной почты.
Заполняем источник данных тремя записями с произвольной информацией по всем указанным полям. Для перехода от столбца к столбцу используем клавишу Tab.
Нажимаем ОK и сохраняем документ с именем Источник. Документ по умолчанию сохраняется в папке Мои источники данных.
Шаг ПI. Слияние основного документа и источника данных (продолжение работы с Мастером слияния)
Этап 4. Вставляем поля слияния, которые открываются на вкладке Рассылки при нажатии на кнопку Вставить поле слияния. Щелкаем мышью по ссылке Далее. Просмотр писем.
Этап 5. Просматриваем результат слияния, используя кнопки навигации на панели Слияние и переходим к следующему шагу по ссылке Далее. Завершение слияния.
Этап 6. На этом этапе необходимо размножить письма, выбрав на панели Слияние опцию Изменить часть писем. В открывшемся диалоговом окне Составные новые документы активным должен быть переключатель все.
При нажатии на ОК на экране отобразятся все созданные письма.
Сохраняем письма в файле Письма_2.
При необходимости выполняем печать писем.
Шаг IV. Редактирование источника данных
При работе можно вносить изменения в источник данных, например, добавлять или удалять получателей, изменять их реквизиты.
Допустим, надо добавить получателя и обновить письма.
Открываем шаблон письма.
Щелкаем мышью значок Изменить список получателей на ленте во вкладке Рассылки. Открывается окно Получатели слияния.
Щелкаем мышью по имени файла источника данных в прямоугольном окне Источник данных. Активизируется кнопка Изменить.
Нажимаем кнопку Изменить и выполняем редактирование записей.
Нажимаем ОК и обновляем список получателей.
Вызываем мастер слияния и на пятом этапе просматриваем результаты обновления.
На шестом этапе размножаем письма и сохраняем их в файле Письма_3.
При необходимости выполняем печать писем.