8. Особливості застосування методичних прийомів бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації.

Автоматизоване ведення бухгалтерського обліку ґрунтується на застосуванні сукупності методологічних елементів, властивих цій функції управління, а також законодавчо означених принципах обліку. Це дає змогу забезпечити методологічну єдність бухгалтерського обліку на різних підприємствах незалежно від способу його ведення. Варто зазначити, що при автоматизованому виконанні бухгалтерських робіт елементи (прийоми, способи) методу бухгалтерського обліку реалізуються на АРМ дещо по-іншому, ніж в умовах ручного ведення обліку.

Господарські операції, які проводять на підприємстві, відображаються в обліку за допомогою прийому суцільного і неперервного документування. Суть прийому – факт виконання операції разом з її змістом обов’язково фіксують в первинному документі і далі відображають в обліку. Первинні документи треба складати під час виконання господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблених даних на підставі первинних документів можна складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи, що складені на паперових або машинних носіях, повинні мати такі обов’язкові реквізити :

• назву документа (форми);

• дату та місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

Первинна документація не тільки містить відомості про проведені на підприємстві господарські операції відповідно оформлена, а й набуває юридичної сили. Отож, документація може бути використана для поточного і наступного контролю за законністю і правильністю проведення господарських операцій.

Первинний документ, що складений вручну, матиме юридичну силу тоді, коли на паперовому носії будуть відповідні підписи та печатки. Складання первинного документа на АРМ може проводитися як із створенням паперового (людинозчитуваного), так і машинного (магнітного, машинозчитуваного) носіїв облікових даних. Юридична сила машинного документа закріплюється і захищається паролями відповідальних осіб. Значення пароля є ключем доступу до файлів первинного документа і захистом від несанкціонованого доступу.

Складаючи документи на АРМ, користувач може безпосередньо не реєструвати деякі дані, які є обов’язковими при ручному способі ведення обліку. Це стосується довідкової інформації (про працюючих, контрагентів та інших), а також похідних даних (сумових та інших показників), які можна розраховувати автоматично під час опрацювання даних відповідних документів з використанням, у тім числі деяких умовно-постійних даних (норм, розцінок тощо). Вони разом із довідковими даними зберігаються в інформаційній базі на машинних носіях і будуть використані, якщо в документах міститимуться ознаки, які допомагатимуть однозначно ідентифікувати такі дані. Завдяки цьому зменшується працемісткість реєстрації господарських операцій, підвищується точність і достовірність облікових даних.

Для контрольних і довідкових потреб на АРМ можна забезпечити автоматичне формування і збереження в інформаційній базі контрольних регістрів, які міститимуть дані первинних документів разом з похідними, умовно-постійними, довідковими даними, що характеризуватимуть відповідні господарські операції.

Контрольні регістри можна видавати в повному або фрагментарному обсязі користувачеві за його запитом.

Для економічного групування господарських операцій у бухгалтерському обліку використовують вартісну оцінку, систему розрахунків, спосіб подвійного запису.

Групування господарських операцій у вартісній оцінці шляхом подвійного запису на рахунках обліку дає змогу нагромаджувати і систематизувати дані для узагальнення й аналізу господарської діяльності підприємства.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках. Відображення господарської операції у вартісній оцінці на двох взаємопов’язаних рахунках на АРМ технологічно реалізується за один прийом на основі єдиного запису (“дебет-кредит”) цієї операції на машинному носії. Дані одночасно відображаються на рахунку в синтетичному та аналітичному розрізах. Досягається єдність хронологічного та систематизованого записів в одному. Зазначимо, що відображення операції на рахунках можна виконати під час її автоматизованого документування. Одержати вартісну оцінку та розрахунки показників аналітичного обліку можна з використанням нормативно-довідкової інформації (умовно-постійної та довідкової).

Формування подвійного відображення (бухгалтерського проведення) господарської операції передбачає виявлення кореспонденції бухгалтерських рахунків (контирування господарської операції). Сучасні програмні засоби АРМ дають змогу автоматизувати формування значної кількості бухгалтерських проведень із господарських операцій, які часто виконують або є типовими. Інші проведення можна автоматично проконтролювати на їх допустимість (дозволеність), зіставляючи з наперед визначеними (заданими) “коректними” проведеннями. Проблема автоматизації процесу визначення кореспонденції бухгалтерських рахунків на основі значень ознак, властивих конкретним господарським операціям, залишається актуальною.

На бухгалтерських рахунках систематизується структурована за видами операцій і рівнями обліку (синтетичного й аналітичного) та хронологією інформація з високим рівнем деталізації, що становитиме зміст інформаційної бази АРМ. Цю інформацію використовують для складання різноманітних за формою та складом регістрів обліку, а також для балансового узагальнення і складання звітності. Завдяки відповідності хронологічних даних систематизованим, аналітичних – синтетичним і одночасності їх відображення в обліку на АРМ практично в будь-який момент часу можна автоматизовано одержувати балансові дані.

Реалізація на АРМ такого методологічного елемента, як калькуляція, ґрунтується на алгоритмічній сутності застосовуваних методів калькулювання (позамовного, попроцесного та ін.). В умовах використання АРМ бухгалтерів (контролерів, менеджерів, аналітиків) надаються можливості посиленого контролю за витратами в місцях їх виникнення та ефективного управління ними на підставі даних про виявлені відхилення у витратах у рамках внутрішньогосподарського обліку.

Відомо, що одним з елементів методу бухгалтерського обліку є інвентаризація, яка призначена для забезпечення реальності показників обліку, тобто відповідності облікових даних фактичним. Інвентаризація дає змогу виявити відхилення, які виникли в обліку внаслідок помилкового оформлення первинних документів, неточностей, допущених під час прийняття або відпуску матеріальних цінностей тощо, від справжнього стану об’єкта обліку. Використання АРМ у проведенні інвентаризації допомагає ретельніше підготуватись до неї, оперативніше і точніше виявити її результати. Особливо важливим є використання АРМ для проведення розрахунків (перерахунків) фактичних залишків матеріальних цінностей, фізичні властивості яких залежать від параметрів зовнішнього середовища (температура, вологість, тиск та ін.).

Використання АРМ у місцях понесених витрат (у центрах витрат) дає змогу зробити процедуру інвентаризації дієвішою. На місцях можна проводити розрахунки залишків матеріалів на основі облікових даних про їх використання на виготовлення продукції і виявляти відхилення цих залишків від фактичних. Проміжок часу між отриманням даних про розрахункові та фактичні залишки скорочується до мінімуму, що допомагає оперативно отримувати інформацію про відхилення. Підключення до отримання результатів інвентаризації усієї бази первинних облікових даних проводить “розшивку” відхилень із виявленням їхніх причин і винуватців.

Вищерозглянуті прийоми бухгалтерського обліку характеризуються універсальністю та незалежністю від розв’язуваних задач. Такі властивості прийомів дають змогу використовувати їх як типові процедурні елементи побудови функціональних програмних засобів АРМ.