Лекція № 23 Тема: Запити, форми та звіти Access План

1. Запити Access

2. Форми Access

3. Звіти Access

1. Запити Access

Запити – це умови, за допомогою яких можна скласти набір необхідних полів (у тому числі і з декількох таблиць) і задати такі значення полів, за якими вибираються записи для обробки, тобто задати фільтр відбору інформації .

Деякі поради щодо проектування запитів

1. Визначити, яка таблиця (таблиці) містить необхідну інформацію;

2. визначити зв'язки таблиць (чи мають ці таблиці відповідні ключі);

3. визначити тип запиту, що буде створюватися;

4. виділити умови і критерії полів, які повинні задовольняти записи;

5. продумати необхідні обчислення;

6. визначити порядок сортування;

7. визначити ім'я, під яким буде збережений запит.

Створення запиту на вибірку без допомоги Майстра:

1. Вкладка «Запросы»\кнопка «Создать» у вікні БД.

2. У вікні діалогу «Новый запрос» вибрати в списку «Конструктор».

3. У вікні діалогу «Добавление таблицы» вибрати вкладку, що містить об'єкти з потрібними даними.

4. Виділити імена об'єктів, що додаються в запит, і клацнути по кнопці «Добавить».

Якщо запит включає декілька таблиць, виконується їхнє об'єднання:

Рисунок 42 – Встановення зв'язвік

Зв'язки між таблицями вже визначені, лінії об'єднання відображаються автоматично. Навіть якщо зв'язки не визначені, Access автоматично зв'язує два поля з однаковими іменами і типами даних у тому випадку, коли одне з полів є ключовим полем.

5. Додати поля в запит шляхом переносу імен полів за допомогою миші зі списку полів у бланк запиту.

6. Увести в запит умови відбору, задати порядок сортування, створити поля, що обчислюються, створити підсумкові поля або змінити структуру запиту будь-яким іншим способом.

7. Зберегти запит.

8. Для перегляду результатів запиту перейти в режим таблиці.

Результати запиту або операції фільтрації вміщуються в динамічний набір записів, що працює і зовні має такий самий вигляд, як звичайна таблиця. Після завершення редагування дані у вихідних таблицях автоматично оновлюються.

2. Форми Access

Форми СУБД – це засіб відображення інформації з БД із використанням елементів управління для зручної і наочної роботи з даними – введення, редагування, відображення. Форми складають інтерфейс БД.

Елементи управління СУБД – це графічні елементи (поле, кнопка, малю­нок), які розміщуються у формі або звіті для відображення даних або для прикрашання.

Рисунок 43 – Форма введення даних

Принципи використання форм:

1. Форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі;

2. форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмін­ні поля;

3. форми можна розробити схожими на звичні паперові бланки;

4. форми дозволяють змінити порядок дотримання полів, щоб полегшити введення даних і зробити його більш акуратним;

5. форми можуть містити дані з декількох таблиць;

6. форми можуть містити графіки і діаграми;

7. форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача.

Форму можна створити трьома способами: за допомогою конструктора, за допомогою майстра форм, використовуючи авто форму.

Навіть досвідченому користувачу зручніше скористатися Майстром для швидкого створення макету з набором стандартних елементів управління форми. Майстер форм «керує» процесом утворення форм. У результаті діалогу користувач і майстра з’являється готова форма. Автоформа створюється на основі таблиці одного з типів: у стовпчик, стрічкова, таблична.

Після цього можна доопрацювати його в режимі конструктора форми.

3. Звіти Access

Звіт – це засіб створення і друку підсумкових документів за наявною у БД інформацією. Звіт може бути створений на основі таблиць і запитів.

Перед початком створення звіту користувач повинен провести підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити не­обхідний макет звіту.

У процесі підготовки визначають склад і зміст розділів звіту, а також розташування в ньому значень, які виводяться з полів таблиць бази даних.

Засоби створення звіту дають змогу групувати дані за кількома рівнями. Для кожного рівня можна обчислювати підсумки, визначати заголовки та примітки по кожній групі. Як правило, для створення звіту використовують багатотабличний запит, у який збирають дані з різних таблиць. Звіт можна створювати з використанням майстра або в режимі конструктора. Зручно використо­вувати автоматичне створення звіту за допомогою автозвіту та доопрацьовувати в режимі конструктора.

Автоматичне створення звіту починається натисканням кнопки Создать на вкладці Отчеты у вікні бази даних.

У вікні Новый отчет треба вибрати запит, на базі якого створюється звіт, а потім натиснути кнопку ОК.

Після натискання кнопки ОК одержуємо форму звіту, сформовану автоматично.

Для перегляду звіту можна у вікні БД вибрати вкладку Отчеты і кнопку Просмотр. Для редагування створеного звіту потрібно перейти в режим Конструктора.

Рисунок 44 – Звіт

Контрольні питання:

1. Яким чином можна створити обчислювальне поле?

2. що створюється у результаті створення запитів?

3. Для чого потрібен Майстер Автоформата форми?

4. Чи можна переглянути малюнок у формі?

5. Чи можна імпортувати дані в БД Access?

6. Для чого створюються звіти?