3.7.2.Управление снабжением
Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, обычно предполагают:
ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;
отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;
составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;
выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;
регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);
оформление доверенностей на получение;
распределение материальных ценностей по складам;
контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);
получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
В системе Галактика функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля Управление снабжением. В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения входные данные для модуля Управление снабжением могут формироваться разными способами:
План закупок формируется в модуле МТО, на его основе создаются заявки поставщикам, а по ним - ДО на закупку
План закупок вводится непосредственно в модуле Управление снабжением, его выполнение контролируется путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.
ДО на закупку формируются автоматически на основании выполняемого в модуле Управление сбытом прогноза дефицитов.
Поступающие заявки на закупку вводятся как ДО, находящиеся в состоянии «Оформляемый» и по мере необходимости переводятся в состояние «Исполняемый».
Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль Поставщики, получатели.
Непосредственно в модуле Управление снабжением сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями.
Процесс решения задачи управления снабжением иллюстрирует схема на Рис. 7.
Отличительные особенности реализации задачи управления закупками:
использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
поддержка различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;
учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
учет возвратов по рекламации;
автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам;
формирование доверенностей на получение матценностей;
формирование документов-оснований по сопроводительным документам;
отражение в Бухгалтерском контуре всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;
автоматизированное создание финансовых обязательств по ДО на закупку, используемых при ведении Платежного календаря предприятия.
Стандартные отчеты:
отчеты о закупаемых матценностях и услугах в разрезе номенклатуры, поставщиков, групп, партий, внешней классификации;
аналитические отчеты по закупкам;
иерархические отчеты по исполнению групп ДО;
отчет о платежах по группам ДО;
иерархические реестры ДО и сопроводительных документов;
отчет о несоответствиях в документах на закупку.
Рис. 7. Схема решения задач Управления снабжением