18.3. Прием делегаций и представителей фирмы

18.3.1. Подготовка к приему

Приемы проводятся с различными целями, но чаще всего с целью углубления и расширения контактов и получения нужной информации.

В протокольной практике сложились четкие правила приема делегаций и отдельных официальных лиц¹. О приезде делегации всегда имеется предварительная договоренность, заранее определяются ее численность и состав. Затем принимающая сторона разрабатывает программу пребывания делегации.

Для разработки программы нужно знать, когда приезжает делегация, на какой срок, сколько человек будет в ее составе, какие имеются пожелания у делегации и рекомендации у руководства принимающей стороны, как приняли ранее нашу делегацию в стране, откуда ожидается приезд, планируется ли подписание соглашения, каковы общие политические отношения со страной делегации, за чей счет осуществляется ее приезд.

В программу входят следующие основные пункты: приезд и отъезд (порядок встречи и проводов), проведение деловых переговоров, завтрак или обед, посещение театра, визиты, ознакомительные поездки на предприятия, поездка по стране (если имеется просьба со стороны гостей и есть необходимость дать время на обдумывание сделанных в ходе переговоров предложений), подписание документов, вручение подарков.

Проект программы заранее передается фирме для согласования с главой и членами делегации. После этого производится окончательная редакция и составляется смета расходов.

Если члены делегации являются гостями страны пребывания, то им оказывается максимум внимания. В этом случае страна пребывания обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, размещение в гостинице, питание, предоставление автотранспорта, переводчиков и т. п. Короче говоря, обеспечивается все, что связано с пребыванием делегации в стране (и, естественно, все расходы несет принимающая сторона).

Если же делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания. Все остальное (питание, размещение в гостинице, транспорт и т. д.) обеспечивает направляющая сторона. Конечно, часто приходится оказывать иностранцам определенное содействие и в этом деле. Осуществление программы пребывания делегации  дело трудное и хлопотное.

В подготовку любого приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, рассылка приглашений (заблаговременно), составление плана рассадки за столом, составление меню, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов или речей (на приемах с рассадкой), составление порядка проведения приема. Рассмотрим некоторые из этих мероприятий более подробно.

18.3.2. Виды приемов

Для того чтобы выбрать вид приема, необходимо хорошо знать, что представляет собой каждый из них. Согласно международной практике наиболее торжественными и почетными по своему характеру видами приемов являются завтрак и обед. В последние годы все большее распространение находит прием «бокал шампанского» или «бокал вина». Другими видами приемов являются чай, фуршет, коктейль, обед-буфет и ужин.

Утренний (первый) завтрак чаще всего производится с рассадкой за столом и устраивается между 11.00 и 15.00. Меню завтрака состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Первые блюда  супы, как правило, не подаются. После завтрака предлагается кофе, чай.

Перед завтраком гостям подается аперитив: водка, виски, джин, сухое вино, соки. У нас обычно к холодным закускам предлагается водка, к рыбному блюду  охлажденное сухое белое вино, к мясному  сухое красное вино комнатной температуры, к десерту  охлажденное шампанское, к кофе и чаю  коньяк или ликер. Во время всего завтрака подается минеральная вода, иногда и соки.

По завершении завтрака подается кофе, чай. Предлагается также коньяк, ликер. Продолжительность завтрака  1,5 часа. Форма одежды  повседневный костюм или платье.

Второй завтрак (ленч) распространен главным образом в Англии, поскольку в этой стране промежуток между первым завтраком и обедом довольно продолжительный. Обед для англичан начинается около 16.00, поэтому время для ленча устанавливается между 10.30 и 13.00.

Ленч обладает рядом преимуществ и может быть использован при проведении крупных массовых мероприятий, когда предстоит обслужить быстро и на высоком уровне большое количество посетителей. Обычно это происходит во время заседаний, съездов, конгрессов, ярмарок.

Прием «бокал шампанского» или «бокал вина» начинается в 12.00 и заканчивается к 13.00. Во время такого приема обычно подаются только шампанское, вина и соки, но иногда виски и водка. Подача закусок необязательна, но и не будет ошибкой. В качестве закуски предлагаются маленькие пирожные, бутерброды, орешки.

Этот вид приема не занимает много времени и не требует сложной подготовки. Прием проходит стоя. Форма одежды  повседневный костюм или платье.

Чай устраивается между 16.00 и 18.00, как правило, только для женщин. В зависимости от количества приглашенных накрывается один или несколько столиков. Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. В небольшом количестве предлагаются сандвичи с икрой, рыбой, сыром и т. п. Продолжительность чая  11,5 часа. Форма одежды  повседневный костюм или платье.

Прием «фуршет» устраивается при подписании протоколов, заключении деловых соглашений и других мероприятиях в период от 17.00 до 20.00 и длится около 2 часов. Накрываются столы с угощением: холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральная вода. На столах ставят стопкой тарелки и кладут рядом ножи, вилки, салфетки. Иногда подаются и горячие закуски. К концу приема обычно предлагается мороженое, шампанское, кофе.

Прием проходит стоя. Гости подходят к столам, кладут закуски на тарелки, которые берут из стопки, стоящей в начале стола, и отходят, чтобы дать возможность подойти другим гостям. Форма одежды  повседневный костюм или платье.

Прием «коктейль» устраивается в тех же случаях, что и прием «фуршет», и в то же время, т. е. от 17.00 до 20.00. В отличие от фуршета на коктейле столы обычно не накрываются, и угощение подается в обнос официантами. Прием также проводится стоя и заканчивается подачей шампанского или кофе. Форма одежды  повседневный костюм или платье.

Коктейль и фуршет относятся к таким приемам-банкетам, где гости, как уже отмечалось, едят и пьют стоя. На такие приемы обычно приглашается много гостей. Они очень удобны для контактов, поскольку имеется возможность за вечер переговорить со многими людьми.

Прием «шведский стол» предполагает наличие общего стола с закусками, вокруг которого расставляются отдельные маленькие столики. Гости подходят к большому столу, кладут на тарелку понравившуюся им закуску и потом садятся за маленькие столики, стараясь сесть с теми людьми, с которыми им необходимо поговорить. Предупредительный мужчина приносит своей спутнице с общего стола, что она пожелает. Он ставит тарелку на руку, покрытую салфеткой, на нее кладет (изгибом вниз) вилку и нож и относит даме. И только потом приносит свои закуски и садится рядом за столик.

Прием «шведский стол» очень удобен, т. к. можно сидеть и гости не устают. Однако отсутствует необходимая мобильность и зачастую невозможно переговорить со всеми, с кем предполагалось. Кроме того, этот вид приема требует большего помещения, чем фуршет или коктейль. Форма одежды  повседневный костюм.

Обед (с рассадкой)  наиболее почетный вид приема. Он начинается в период от 19.00 до 21.00. Меню обеда: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда подается кофе или чай. Вина  такие же, как на завтраке. В период сбора гостей подается аперитив.

Обед длится обычно 22,5 часа, при этом за столом примерно 5060 минут, остальное время в гостиных. Форма одежды  темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от указания в приглашении; для женщин  вечернее платье.

«Обед-буфет»  разновидность обеда, во время которого различные блюда  закуски, горячее рыбное, горячее мясное, десерт  сервируются на одном большом столе. Гости сами, а иногда с помощью официантов обслуживают себя, рассаживаются за небольшими столиками, которые располагаются в той же или в соседних комнатах. Вино во время «обеда-буфета» разливают официанты. Форма одежды такая же, как и на обед.

Ужин (с рассадкой) начинается в 21.00 и позднее. Меню ужина и вина  такие же, как и на обеде. Ужин отличается от обеда только временем его начала. Форма одежды указывается в приглашении  темный костюм, смокинг или фрак; для женщин  вечернее платье. Иногда ужин устраивается после вечернего спектакля или другого мероприятия. Такой ужин дается лицом, пригласившим в театр.

Деловые встречи, заключение сделок и прием делегаций  все это в деловом мире связано с застольем. Правила поведения за столом диктуются не простой условностью, а соображениями удобства и целесообразности, гигиеническими и эстетическими требованиями. Некоторые правила этикета объясняются передаваемой из поколения в поколение традицией.