18.1.3. Информирование присутствующих

Информирование присутствующих, т. е. передача им сведений, с которыми вы хотите их познакомить, должно быть точным, ясным (без двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильным и, по возможности, наглядным (с общеизвестными ассоциациями и параллелями, использованием наглядных пособий). При этом, как правило, присутствующим сообщаются источники информации и указывается на их надежность.

Особое внимание нужно уделять краткости изложения.

Постоянно следует помнить о направленности беседы.

Во время беседы нужно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение. Задавая вопросы присутствующим, мы пытаемся поставить себя на их место и задумываемся над тем, что может их интересовать, с чем бы они согласились, а с чем  нет.

Самая распространенная ошибка начинающих предпринимателей заключается в том, что когда они стараются склонить собеседника к своей точке зрения, то слишком много говорят сами. Дайте возможность выговориться собеседнику. Задавайте ему вопросы.

В процессе информирования не следует бояться замечаний собеседников. Эти замечания не мешают, т. к. человек без замечаний  это человек без собственного мнения. Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет аргументацию и все обдумывает.

18.1.4. Аргументирование выдвигаемых положений

На этапе аргументирования формируется предварительное мнение, вырабатывается определенная позиция как вами, так и вашим собеседником. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные им и вами.

Во всех случаях аргументацию следует осуществлять корректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если для вас это невыгодно. Это дает вам право требовать такого же поведения со стороны собеседника. Кроме того, поступая таким образом, вы не нарушаете деловую этику.

Если вы хотите покритиковать своего собеседника так, чтобы его не обидеть, укажите на аналогичные ошибки у других, и не прямо, а косвенно, или поговорите сначала о собственных ошибках. Критику всегда легче выслушивать, если критикующий начинает с признания, что и он далеко не безгрешен.

Для достижения большей убедительности аргументации следует соблюдать несколько простых правил:

 приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из тех фактов, которые интересуют вашего собеседника;

 употребляйте терминологию, которая понятна собеседнику, т. к. в противном случае вы не только не убедите его, но и испортите ему настроение тем, что он будет не в состоянии понимать вашу аргументацию;

 не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура;

 избегайте формулировок, осложняющих аргументацию. Например: «Я считаю...» (лучше сформулировать так: «Вы не находите, что...»), «Я могу это доказать...» («Сейчас вы сможете убедиться, что...»), «Вы, конечно, еще об этом не знаете...» («Вам, конечно, известно, что...»), «Вы поймете позже, что...» («Согласны ли вы с тем, что...»), «Мы вам поможем...» («Вы сможете добиться...»), «Все же вы должны признать, что...» («Не думаете ли вы, что...»).

 старайтесь как можно нагляднее изложить свои доказательства. Приводя яркие сравнения, помните, что они должны основываться на опыте собеседника, иначе он будет не в состоянии понять их смысл из-за непонимания связи между явлениями, которые сравниваются.