3.7.2. При описании внутримашинной информационной базы необходимо представить перечень баз данных (таблиц) (рис.9).

№ п/п	Наименование БД (таблицы)	Идентифи- катор	Количество записей	Длина записи	Источники изменений	Количество изменений (в год)	Примечание

Рис.3.10. Структура описания БД (таблиц).

Каждая таблица описывается в следующем виде (рис.10).

№ п/п	Наименование атрибута	Идентификатор	Формат	Диапазон изменений	Примечание

Рис.3.11. Структура описания таблиц БД.

В примечании указываются ключевые поля, специфика атрибута (признак справочный, группировочный; основание исходное, расчетное) и другие характеристики, специфичные для атрибута.

При описании физической структуры БД приводится конфигурация накопителей ЭВМ и структура каталогов, используемых для хранения файлов БД.

3.8. Организация ведения информационного обеспечения также представляется раздельно по внешнему и внутреннему обеспечению. Этот раздел регламентирует распределение функций между источниками изменений и хранилищами информации и технологию реализации каждой функции.

3.8.1. Организация ведения внешнего информационного обеспечения.

В данном пункте необходимо описать технологию учета поступающих изменений, технологию выдачи документов потребителю, технологию ведения информационного фонда и технологию уничтожения устаревших документов.

При описании технологии учета изменений необходимо описать порядок и методы контроля поступающей информации (заполнение - рукописное, машинописное, допустимость исправлений, порядок комплектования и т.п.), порядок учета поступающих документов (форма книги регистрации или структура таблицы БД) (рис.11).

№ п/п	Наименование документа	Источник	Количество документов		Возвращено	Подписи
			Передано	Принято		Передал	Принял

Рис.3.12. Структура записи в книге регистрации поступления документов.

Дополнительно требуется описание операции микрофильмирования, если это необходимо. При описании этой технологии необходимо представить информацию об используемых технических средствах, технологии выполнения операции с обязательным рассмотрением контрольных периодов.

При описании технологии выдачи документов требуется представить технологический процесс формирования запроса (форма, ее заполнение, а при необходимости и утверждение), технологический процесс поиска требуемых документов и способ (форму) регистрации выданных документов. Также требуется проработка технологического процесса возврата документа: необходимо описать технологический процесс контроля жизненного цикла документов и технологический процесс списания (уничтожения) документов.