44 Организация выполнения планов.

В общем плане организация выполнения процесса предполагает создание системы отношений, обеспечивающейраспределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия (организационной структуры), осуществление координацииих действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства.

Цель функции организации -- подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий, и достижение запланированных целей. В процессе организации выполнения процессов и операций можно выделить: а) организацию структуры управления процессом, б) организацию выполнения плановых заданий исполнителями. Под организационной структурой управления процессом понимают структуру распределения задач управления, принятия решений, прав и ответственности между звеньями органа управления, направленную на достижение поставленных целей. В зависимости от характера реализуемого процесса в организационной структуре могут использоваться следующие виды департаментизации: линейная, функциональная, по результату и матричные (проектная и матричная). Департаментизация это принцип группирования (объединения) работ и исполнителей. При организации выполнения плановых заданий внимание концентрируется на выполнении работы, т.е. на конкретных исполнителях, рабочих местах, вводимых ресурсах, координации ресурсов, участков работы и исполнителей. Организация выполнения плановых заданий осуществляется на основе технологической модели, структуры управления процессом, планов, ресурсных возможностей и мотивации персонала. При проектировании технологической модели процесса определено, как, какими средствами и в какой последовательности будет выполняться работа, а при планировании в какие сроки и на каких участках должны выполняться работы процесса, сформированы календарные графики поставок необходимых ресурсов и производства продуктов.

Исполнители работ требуемой квалификации распределяются по рабочим местам и конкретным работам, до них доводятся плановые задания. Формируются рабочие графики использования персонала и нужное восприятие каждым исполнителем своей работы. Организуются своевременная поставка необходимых ресурсов на рабочие и передача продукта на следующий технологический этап. Обеспечивается техническое обслуживание производственного и управленческого процесса. Организуется контроль выполнения рабочих заданий.

45 Операционный контроль.

Контроль – это процедура, в которой устанавливается соответствие хода реализации работ плановым заданиям, выявляется степень отклонений, причины их возникновения и обосновывается принятие управленческих решений, корректирующих процесс выполнения заданий. Контроль процессов и операций можнопредставить в виде ряда последовательных действий:1-мониторинг-систематическое и планомерное наблюдение по заранее определенным параметрам за реализацией процесса;2-выявление и анализ причин отклонений;3-обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия и устранение причин отклонений. В процессе осуществления оперативного контроля на этапах не следует забывать о конечных целях процесса и регулярно анализировать происходящие изменения, на предмет влияния на конечный результат процесса.

План проведения контроля должен соответствовать следующим требованиям: 1)иметь четко сформулированные цели контроля; 2)определять структуру объектов контроля; 3) устанавливать критерии и параметры контроля; 4) предусматривать регулярность наблюдений в соответствии с намеченными этапами контроля; 5) определять ответственность за проведение контроля.

Контроль осуществляется по функциональным направлениям -- сферам контроля.( сбыт,снабжениефинансыит.д.)Контроль процесса включает несколько функциональных сфер: контроль календарных планов; контроль использования ресурсов; контроль бюджета; контроль качества процесса.

46 Информационное обеспечение процесса управления.Управление осуществляется на основе информации. Главной задачей управления информацией в операционном менеджменте является ее соответствие по содержанию и времени задачам исполнителей работы. Управление информацией включает: а) формирование информационных потоков (коммуникационных сетей), б) фильтрацию (разделение) содержания информации по видам выполняемых работ, в) разграничение доступа по уровням управления и функциям исполнителей работ, г) своевременное направление информации тем, кто в ней нуждается.Информация должна фиксироваться, сохраняться и накапливаться. В этих целях необходима организация отчетности конкретных подразделений и исполнителей (кто, когда, где, что) и наличие лиц ответственных за внесение данных, обработку, анализ и направление тем, кто в ней нуждается. Результаты отчетности фиксируются в соответствующих базах системы учета, за содержание и состояние которых несут ответственность конкретные исполнители. Для контроля выполнения работы должны проводится ежедневные совещания у начальников подразделений.Для своевременного контроля и координации действий разных исполнителей и подразделений используют систему оперативных совещаний. Целью оперативных совещаний является обмен информацией и принятие решений. Для этого формируется единая система интегрированных совещаний от заседания совета директоров до производственного участка. Она проектируется по всей иерархии управления и является постоянно действующей на весь календарный период. Обязательными условиями для таких совещаний является: 1) Установить постоянное время и место проведения; 2) Общие темы повторять из месяца в месяц4 3) По каждой теме определить основной состав участников. (дополнительно приглашать по необходимости); 4) каждому участнику должна быть известна тема, докладчик и время, отведенное на доклад и обсуждение. По результатам совещания принимается решения и оценивается выполнение ранее принятых решений. Виновные привлекаются к ответственности; 5) Совещанию на более высоком уровне должны предшествовать совещания на более низком по данной теме; 6) Вопросы не проработанные на более низком уровне не должны выноситься на совещания на более высоком. Как правило совещания проводятся в следующем порядке : 1 неделя месяца – итоги предшествующего месяца; 2 нед. Месяца – качество выполнения работы; 3 нед. месяца – составление инновационной программы; 4 нед. Месяца – планирование работы на следующий месяц. Для управления организацией существуют также базы данных, в которые вносится вся необходимая информация для учета и контроля данных.

Базы данных бывают: 1) Входящая и исходящая корреспонденция; 2) Нормативные документы, воздействующие на деят-ть организации; 3) Принятые решения и их выполнение по уровням управления; 4) Кадровый учет; 5) маркетинг и сбыт; 6) снабжение; 7) Основное производство; 8) склады; 9) бух. Учет; 10) финансы. Как правило, на производственных предприятиях формируется единая база данных объединяющая складские запасы сырья, материалов и комплектующих; незавершенное производство, готовую продукцию, что существенно облегчает и ускоряет процесс планирования. Для оперативного контроля над перемещением материальных объектов по операциям и складам часто используется компьютерная система электронного маркера (штрих-кода).Система учета и отчетности является основным количественным источником контроля и анализа выполнения операций и оценки деятельности организации.