6. Контроль за сохранностью материально-производственных запасов и инвентаризация

Материально-производственные запасы (МПЗ) составляют значительную часть стоимости активов организации, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 60% и более в себестоимости продукции. Поэтому усиление контроля за состоянием МПЗ и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность производства и финансовое положение организации.

Основным направлением повышения эффективности использования МПЗ является наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие рационального использования МПЗ – усиление личной и коллективной ответственности и материальная заинтересованность работников структурных подразделений.

Организации АПК должны стремиться к соблюдению норм (лимитов) производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток – к срыву производственного процесса.

Существенно улучшить учет МПЗ можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.

Важным приемом контроля за сохранностью МПЗ является инвентаризация, которая позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.

При инвентаризации МПЗ проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, который издает соответствующий приказ об этом. Для осуществления инвентаризации создается специальная комиссия.

Инвентаризации бывают частичные, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полные, когда проверкой охватываются все ценности в организации в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета. Кроме годовой инвентаризации в целях сохранности запасов проверяют наличие остатков в натуре в течение года. Так, нефтепродукты проверяют ежемесячно, остатки кормов, семян, минеральных удобрений – на 1 июля и на 1 декабря, остатки кожевенного сырья – ежеквартально. Внеплановые проверки могут проводиться при выявлении фактов хищения, злоупотребления или в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Результаты проверки оформляются инвентаризационными описями и соответствующими актами. Руководители организаций обязаны в 10-дневный срок после окончания инвентаризации рассматривать материалы и принимать соответствующие решения по ее результатам.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием МПЗ и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке.

а) излишек приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты:

Дебет счета 10 «Материалы», соответствующие субсчета и аналитические счета

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»;

б) недостачи и порча материалов в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства (обращения), сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, то убытки от недостачи и порчи материалов списываются на финансовые результаты организации.

Списание недостачи семян и кормов в пределах норм естественной убыли:

Дебет счетов 20-1, 20-2; 23; отпущенных в переработку – 20-3, реализованных – на счет 90.

Кредит счета 10 «Материалы», соответствующие субсчета и аналитические счета.

Отражение недостачи материалов на виновное материально ответственное лицо:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 10 «Материалы», субсчет и аналитические счета.

Внесение в кассу или удержания из оплаты труда стоимости недостачи материалов материально ответственным лицом:

Дебет счетов 50-1 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списанные недостачи сверх нормы при отсутствии виновного лица:

а) Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10 «Материалы»;

б) Дебет счета 2d «Общехозяйственные расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы относят с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 3 «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы». Недостающую продукцию в этом случае списывают по балансовой стоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке.

Если недостачу материалов сверх нормы материально ответственное лицо сразу не может погасить, то недостачу списывают со счета 94 на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Недостачи и потери материальных ценностей, возникшие вследствие стихийных бедствий, списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы», а застрахованных – на счет 76, субсчет 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

Аналитический учет недостач, хищений и порчи материальных ценностей ведут по счету 94 в ведомости № 54-АПК. На каждое лицо и вид материалов, по которым выявлены недостачи, отводится отдельная строка. В определенных графах ведомости отражают суммы списаний с кредита счета 94 по назначению: на виновных лиц, на затраты производства и т.д.

Таким образом, в ведомости отражаются все выявленные недостачи материалов по видам и материально ответственным лицам, причинам возникновения и направлениям списания.

Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости ежемесячно переносят в журнал-ордер № 10-АПК.