3. Учет материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии

Для хранения материально-производственных запасов – топлива, запасных частей, семян, минеральных удобрений, ядохимикатов и других – в организациях создаются специализированные склады. Кроме центральных складов в подразделениях, на фермах функции промежуточных складов выполняют кладовые. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой, а также противопожарными средствами. Однако не все материальные ценности организации могут размещаться на складах. Например, сено, солома и другие грубые корма укладывают в скирды, стога, бурты, соломенные траншеи, поэтому все материальные ценности, где бы они ни хранились, должны передаваться под ответственность кладовщикам, заведующим фермами, токами и т.д. С каждым материально ответственным лицом необходимо заключать договор о материальной ответственности.

На всех складах, в кладовых и других местах хранения учет движения материально-производственных запасов ведут на карточках складского учета материалов (ф. № М-17), которые выдают материально ответственным лицам под расписку в реестр выдачи карточек.

Учет материалов на складах с небольшой номенклатурой ведут в книгах складского учета (ф. № 40).

В местах хранения каждого вида продукции и материалов к ним прикрепляются специальные ярлыки с указанием названия материалов, его характеристики, единицы измерения, цены и лимита наличия.

В карточках или книгах складского учета записи должны вестись только на основании документов, после каждой записи выводят остаток материалов. На каждый вид материалов и продукции открывают отдельный счет, учет ведут в такой же последовательности, как и в аналитическом учете в бухгалтерии.

Первичные документы после записи их данных в карточки или книги складского учета передают в бухгалтерию вместе с Отчетом о движении товарно-материальных ценностей (ф. № 265-АПК), а по нефтепродуктам – с Отчетом о движении топливно-смазочных материалов (ф. № 266-АПК). Отчеты составляют материально ответственные лица, а оценку отраженных в отчете материальных ценностей делают в бухгалтерии, где также проверяют правильность оформления документов.

Существуют суммовой и оперативно-бухгалтерский (сальдовый) методы учета товарно-материальных ценностей в бухгалтерии. Наиболее прогрессивным методом учета является сальдовый. В этом случае бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

В установленные сроки (не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а иногда работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в «Ведомость учета остатков материалов на складе» (сальдовая ведомость). После проверки ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов расценивают и выводят итоги по отдельным учетным товарно-материальным ценностям и в целом по складу и организации.