3. Информационное обеспечение системы управления персоналом

Информация – это совокупность сведений о системе управления и внешней среде.

Информация, используемая в управлении персоналом, классифицируется по следующим признакам:

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства: это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т.п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты. резюме

Исходящая информация поступает от организации, в частности све6дения о вакансиях, об высвобождающихся рабочих местах реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.

Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы выполнения норм выработки, карточки личного учета и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производную информацию получают путем переработки первичной информации.

По степени использования выделяют информацию однократного и многократного использования.

По времени хранения информацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие принципы предъявляемые к качеству информации:

• 1. Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы:

• → техническую,

• → технологическую,

• →организационную и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

• 2. Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.

• 3. Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

• 4. Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе,

- сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;

- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.