Журнал обліку заяв та повідомлень про вчинення насильства над дитиною в сім'ї

№ з/п	Дата отримання інформації	Реєстрація самостійних звернень громадян			Реєстрація інформації від служби швидкого реагування			Призначений соціальний працівник
		ПІБ заявника домашня адреса	ПІБ та адреса проживання дитини, яка зазнає насильства	Стислий зміст заяви (повідомлення)	ПІБ та адреса проживання дитини, яка зазнає насильства	Дата здійснення первинного оцінювання	Фактична адреса перебування дитини (у випадку вилучення)

Правила ведення та оформлення особової справи дитини

1. Правила оформлення та ведення індивідуальної справи дитини розроблені відповідно нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів у закладах, порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів.

2. Оформлення і ведення індивідуальної справи дитини здійснюється державною мовою.

3. Усі діти, яки зазнали насильства в сімї та яким надаються соціальні послуги, реєструються в журналі обліку, на них заповнюються індивідуальні справи.

4. Особова справа клієнтів включає

• дату початку та завершення випадку;

• ПІБ соціального працівника, який веде випадок;

• форму оцінки жорстокого поводження над дитиною (заповнену працівниками служби швидкого реагування та доповнену соціальним працівником, який веде випадок при здійсненні розширеного вивчення ситуації);

• додаткову інформацію, яка підтверджує фізичний та психічний стан дитини та надана додатковими фахівцями (лікар, шкільний психолог, класний керівник дитини тощо) у вигляді відповідних висновків;

• нотатки соціального працівника, який веде випадок, щодо особливостей поведінки батьків (осіб, які їх замінюють) та дитини під час консультування, рівень зацікавленості батьків (осіб, які їх замінюють) у результативності наданих послуг тощо;

• договір з батьками (або особами, які їх заміняють) про співпрацю;

• план роботи з випадком;

• результати проміжного та фінального оцінювання ситуації в сім’ї;

• висновок про закриття випадку;

• інші документи, які стосуються випадку.

5. Обов'язки осіб, відповідальних за оформлення та ведення індивідуальної справи дитини:

• ведення індивідуальних справ;

• надання працівникам установи індивідуальних справ для роботи,

• контроль за їх зберіганням та поверненням;

• підготовка та оформлення справ до архівного зберігання;

• контроль за дотриманням працівниками установи вимог цієї Інструкції.

6. Індивідуальні справи дітей зберігаються в офісному приміщенні. Відповідальною особою за ведення та зберігання індивідуальної справи дитини є соціальний працівник (соціальний педагог).

7. Кожен з фахівців мультидисциплінарної команди здійснює записи та відмітки про виконання запланованих заходів індивідуального плану дитини не рідше одного разу на тиждень.

8. У роботі з документами необхідно керуватися таким вимогами:

• передавати індивідуальну справу дитини особам, які не є працівниками установи чи офіційними представниками дитини, можна лише з дозволу керівництва установи;

• при звільненні з роботи, перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду працівник повинен передати документи, які знаходилися у нього іншій відповідальній особі;

• внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

• працівники установи забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

9. Доступ до індивідуальної справи дитини мають:

• батьки дитини, які не були насильниками, та сама дитина у разі бажання ознайомитися із записами в особовій справі у присутності соціального працівника;

• контролюючі органи або керівник закладу для здійснення контролю, моніторингу та оцінки діяльності фахівців на вимогу;

• фахівці мультидисциплінарної команди, які працюють з дитиною;

• інші фахівці, які залучені до допомоги дитині: юрист, правозахисник, лікар-експерт, представники судових органів, органів опіки та піклування;

• тимчасово призначений керівником відповідальний фахівець у випадку хвороби, відпустки, зміни відповідального працівника для забезпечення безперервності та наступності роботи;

• працівник закладу, до якого здійснюється перенаправлення дитини.

10. Контроль за правильністю ведення особової справи дитини здійснює керівник соціальної служби або інший менеджер у відповідності до функціональних обов’язків.