3.4 Контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою

Дотримання підприємствами і організаціями вимог чинних нормативних актів з питань готівкового обігу та порядку ведення касових операцій забезпечується організацією відповідного контролю. Так, відповідно до Інструкції Національного банку України № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», установи банків не менше ніж один раз на два роки (а у разі виявлених порушень частіше), згідно з рішенням керівника установи банку, перевіряють дотримання касової дисципліни на всіх підприємствах, які вони обслуговують, незалежно від форм власності, і мають право одержувати від них дані про їх касові обороти за джерелами надходжень і напрямами витрачання грошей.

Дотримання вимог законодавчих і нормативних актів з питань готівкового обігу та порядку ведення касових операцій в Україні контролюється також органами державної податкової служби, фінансовими органами, державною контрольно-ревізійною службою, органами Міністерства внутрішніх справ України.

Керівники установ банків при затвердженні планів перевірок дотримання касової дисципліни на підприємствах і з інших питань, з яких установи банків мають право проводити перевірки, визначають також перелік тих підприємств, у яких плануються перевірки дотримання касової дисципліни (при цьому враховується, що перевірки дотримання касової дисципліни в установах і організаціях, які перебувають на державному і місцевих бюджетах, проводяться фінансовими органами).

Відповідно до цих планів, бухгалтери установ банків готують потрібні дані про суми готівки, що здана до кас банку і видана з кас банку, на підприємствах, які підлягають перевірці. До перевірок касової дисципліни залучаються всі економісти установи банку. Працівники, що направляються на перевірку, повинні мати посвідчення на право перевірки, підписане керівником установи банку.

За наявності у підприємства поточних рахунків у різних установах банків перевірку касової дисципліни має здійснювати та установа банку, в якій відкрито основний поточний рахунок такого підприємства, на якому обліковується картотека за несплаченими своєчасно розрахунковими документами підприємства на сплату ним податків і зборів, а також розрахунковими документами щодо безспірного списання такої заборгованості. Інші установи банків, у яких відкриті додаткові поточні рахунки такого підприємства, у разі потреби також можуть проводити перевірки касової дисципліни. При цьому вказані установи банків для повнішого проведення перевірок дотримання касової дисципліни можуть за взаємною домовленістю надавати необхідну інформацію про здійснені конкретним суб’єктом господарювання в періоді, що перевіряється, операції з надходження і видачі готівки з каси відповідної установи банку та про наявність у нього податкової заборгованості (за інформацією установи банку, в якій відкрито основний поточний рахунок) [29, c. 140-163].

Перевірка дотримання касової дисципліни здійснюється за даними бухгалтерського обліку організацій (у разі потреби і за первинними грошовими та іншими документами — касовими ордерами, платіжними відомостями, податковими накладними, рахунками-фактурами, товарними і касовими чеками, актами виконаних робіт, наданих послуг тощо) за визначений період — квартал, півріччя, але не менше ніж за три місяці і з виділенням операцій за кожний місяць окремо. Умови зберігання грошей і цінностей, а також наявність готівки безпосередньо в касах на підприємствах установи банків не перевіряють. В окремих випадках установи банків при проведенні перевірок дотримання підприємствами касової дисципліни можуть здійснювати контроль за достатністю в їхніх касах розмінної монети для видачі здачі громадянам.

При перевірці касової дисципліни з’ясовується:

а) наявність встановленого ліміту залишку каси. Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим рахунком за кожний робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним ним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки), чи ні. У разі, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, то вся наявна у його касі на кінець дня готівка є понадлімітною.

Готівка, що видана під звіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт (за відрядженнями — не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту — не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт). Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини та металобрухту), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, що видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена до каси підприємства (в повній сумі, що була видана під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється зі встановленим лімітом залишку готівки в касі.

У разі витрачання підприємством, що має податкову заборгованість, готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, відповідні кошти розрахункове додаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси;

б) повнота оприбуткування готівки, одержаної з каси банку, відповідність записів касової книги підприємства про суми, одержані з банку і здані в банк, даним банку. У разі розходження між даними банку і записами в касовій книзі з’ясовуються причини цих розходжень. При встановленні зловживань установи банків зобов'язані негайно передати матеріали правоохоронним органам;

в) забезпечення щоденного дотримання встановлених банком лімітів залишків готівки в касі, строків і порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не витрачених у встановлений строк сум заробітної плати, допомог, стипендій, винагород та інших сум. У разі виявлення порушень з’ясовується, протягом якого часу і яка сума не здавалася до банку і з якої причини, коли і на яку суму мало місце перевищення ліміту каси за період, що перевіряється;

г) правильність витрачання готівки з виручки;

д) правильність ведення касової книги та своєчасність і повнота обліку в ній надходжень і видачі готівки; правильність оформлення касиром касових ордерів.

Результати перевірки оформляються актом із доданням до нього довідки, в якому відображається стан надходжень готівки до кас підприємств, що перевіряються, і п витрачання за період, що перевіряється Акт і довідка підписуються керівником, головним (старшим) бухгалтером підприємства і представником банку В разі відмови підписувати акт, в ньому робиться напис «відмовився» і додається відповідне письмове пояснення.

Якщо при перевірці порушень не встановлено, перевіряю чий обмежується заповненням довідки із зазначенням, що перевірка проведена відповідно до вимог Національного банку України.

У разі виявлення порушень чи зловживань, відповідні примірники актів перевірок мають бути передані органам державної податкової служби або правоохоронним органам для застосування до порушників відповідних санкцій, передбачених чин ним законодавством.

Матеріали про наслідки перевірок дотримання касової дисципліни підприємствами (включаючи акти перевірок, передані податковим органам) і вжиті щодо порушників заходи щоквартально, не пізніше 3-го числа місяця, наступного за звітним кварталом, подаються для узагальнення дирекціям (управлінням) банків.

Узагальнені матеріали з наведенням найбільш значних типових фактів порушень дирекції (управління) банків подають своїм центральним банкам, територіальним управлінням Національного банку України щомісячно, не пізніше 7 числа місяця, наступного за звітним періодом, а територіальні управління Національного банку України — Національному банку України не пізніше 12 числа місяця, наступного за звітним кварталом [19, c. 182-197].

Відповідно до «Порядку ведення касових операцій у національній валюті України», у строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення.

В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Засновники підприємств, вищі організації (у разі їх наявності), а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій на всіх підвідомчих підприємствах в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни Під час проведення ревізій особлива увага має приділятися питанню забезпечення схоронності грошей і цінностей.

У господарських товариствах, де це передбачено їх статутом, такі ревізії проводяться ревізійними комісіями.

Особи, звинувачені в порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності у встановленому чинним законодавством порядку Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів [33].