3.2 Документальне оформлення касових операцій та облік грошових коштів в касі

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.1)2.96 р. № 51. і мають застосовуватися без змін на всіх підпри­ємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми влас­ності.

Даним наказом затверджено до використання по обліку касо­вих операцій наступні форми документів:

• КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;

• КО-2 «Видатковий касовий ордер»;

• КО-3а «Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів»;

• КО-4 «Касова книга»;

• КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

На підприємстві СГТОВ «Фенікс» використовують такі форми документів: КО-1, КО-2, КО-4.

Операції, що їх відображають на рахунку №30, записують до Журналу-ордера №1 с.-г. [Додаток 1]та до відомості підсумків за день [Додаток 2] на підставі звітів касира з доданими до них документами. З лицьового боку Журналу-ордера №1 с.-г. та відомості відображають кредит рахунка 30, а зі зворотного – дебетові обороти по касі.

Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами [Додаток 3], підписаними головним бухгалте­ром або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей ви­дається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видаткови­ми касовими ордерами [Додаток 4] або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі — видатковими доку­ментами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касо­вих ордерах не обов’язковий.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

У разі видачі окремій особі грошей за видатковим докумен­том, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, перевіряє його найменування і номер, ким і коли він ви­даний. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені доку­менти, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ру­чок із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, копійок — цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогоспо­дарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були на­правлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства — організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у ви­датковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дору­ченням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вка­зується прізвище, ім’я та по батькові особи, якій доручено одержан­ня грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: «За доручен­ням». Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.

У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмо­вим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і осо­бу, яка розписалася за отримання грошей.

Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацез­датність, стипендій і премій провадиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) ві­домості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписа­ми керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літера­ми.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а та­кож видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам прова­дяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених строків оплати праці, ви­плати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штами або зробити відмітку від руки: «Депоновано» ;

б) скласти реєстр депонованих сум;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: «Гроші за відомістю видавав підпис». Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;

г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № __г»

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на ру­ки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Прий­мання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або ви­даткових документів касир зобов’язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. При­буткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одер­жання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до пере­дачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації при­буткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Журнал реєстрації прибуткових і витратних касових документів (форма № КО-3) застосовується для реєстрації прибуткових і витратних касових документів і відкривається окремо на прибуткові і витратні касові документи.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів мо­же здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному поряд­ку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються про­тягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання до­кументів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових доку­ментів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов’язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимо­гами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного су­ду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого доку­мента, все листування про вилучення документа, протокол вилучен­ня, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце од­ного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилу­чення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх — тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.

Усі надходження і видачі готівки в національній валюті під­приємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. №51.

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, ар­куші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сур­гучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.

У разі, якщо підприємства — юридичні особи мають відо­кремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановле­ному порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то неза­лежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з мстою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і видається цим підрозділам.

Записи в касовій книзі [Додаток 5] проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темно­го кольору.

Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних час­тин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється каси­ром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизон­тального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша.

Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Записи касових операцій починаються на лицьовому боці не­відривної частини аркуша (після рядка «Залишок на початок дня»). Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після «Перенос» відривну частину аркуша наклада­ють на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша. Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.

Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами каси­ра, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ор­дером і видатковим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутко­вими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покла­дається на головного бухгалтера підприємства.

Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержува­ча у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вва­жається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.

При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом не­обхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочо­го дня зобов’язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями стар­шому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих каси­ром грошей, типову форму і порядок заповнення .

За аванси, одержані для оплати праці і виплати стипендій, ка­сир зобов’язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відо­мості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, па­кетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми. За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим касиром.

На підприємстві CГТОВ «Фенікс» ведеться така кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку касових операцій (у табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку касових операцій

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Отримано у касу гроші із розрахункового рахунку	30 "Каса"	31 "Рахунки в банках"
2.	Погашено заборгованість покупця по векселю шляхом внесення готівки в касу	30 "Каса"	34 "Короткостро­кові векселі одержані"
3.	Надійшла до каси заборго­ваність покупців по реалізації продукції, робіт, послуг	ЗО "Каса"	36 "Розрахунки з покупцями та замовниками"
4.	Внесено до каси невідшкодовані підзвітні суми працівником підприємства	30 "Каса"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"
Продовження табл. 3.1
5.	Повернуто до каси помилково видану заробітну плату	30 "Каса"	68 "Розрахунки за іншими операціями"
6.	Надійшла у касу готівка від реалізації продукції, робіт та послуг підприємства	30 "Каса"	70 «Доходи від реалізації»
7.	Вдано з каси готівку на збільшення доходу від реалізації готової продукції	701 «Дохід від реалізації готової продукції»	30 "Каса"
8.	Внесено готівку із каси на розрахунковий рахунок	31 "Рахунки в банках"	30 "Каса"
9.	Видано з каси готівку на відрядження	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	30 "Каса"
10.	Здійснено розрахунки із постачальниками готівкою із каси	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками»	30 "Каса"