52. Пояснювальна записка, її реквізити

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – довідково–інформаційний документ або вступна частина основного документа, у якому пояснюються подальший зміст документів. Пояснювальна записка може вміщувати особисту інформацію щодо дій певного службовця. Пояснювальна записка може бути: А) Документом особистого характеру, у якому пояснюються дії, вчинки особи, яка складає пояснювальну записку (невиконання доручень, порушення дисципліни). Б) Вступна частина до основного документа (програми, звіту, проекту), короткий нарис, мета, завдання і т.д. Реквізити: 1. Адресат. 2. Посада, ПІБ адресанта. 3. Назва виду документа. 4. Заголовок. 5. Текст. 6. Дата складання. 7. Підпис. 

53. Доповідна записка, її реквізити

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – довідково–інформаційний документ, у якому міститься повідомлення про факти, події, звітується про виконання конкретних службових доручень, зобов’язань.

Зміст поточний, чіткий, лаконічний. В кінці висновки і пропозиції, якщо є. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Посада, (ПІБ) керівника, для якого вона складена) 4. Текст. 5. Посада (ПІБ) доповідача. 6. Дата. 7. Підпис.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

54. Протокол, його реквізити

Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

 За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

 Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

55. Витяг з протоколу, його реквізити

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

 Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6. Підписи голови й секретаря.