40. Поняття «документ». Вимоги до документа. Загальні та специфічні функції документів

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати ЇЇ в часі та просторі.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових відносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

41. Класифікація документів

Документи поділяються на види за кількома ознаками.

1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4.3а призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування(ДСК).

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія". Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском.

10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.