- •Українське ділове мовлення
- •С.В. Шевчук
- •Передмова
- •Вступ § 1. Поняття літературної мови
- •§ 2. Мовна норма
- •§ 3. Поняття стилю та жанру української літературної мови
- •§ 4. Найважливіші риси, які визначають діловий стиль
- •Акт проголошення незалежності України
- •24 Серпня 1991 року Верховна Рада України § 5. Основні вимоги до мовлення
- •Молитва до мови
- •V. У книгарні
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Вітання та побажання
- •Розділ і. Загальні вимоги до складання та оформлення документів § 1. Класифікація документів
- •§ 2. Формуляр документа
- •18) Резолюція;
- •§ 3. Основні правила оформлення реквізитів
- •§ 4. Вимоги до тексту документа
- •§ 5. Оформлення сторінки
- •17.04.99 Підпис
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення! Звертання
- •Запам'ятайте відповідники стійких виразів!
- •Розділ п. Документація щодо особового складу
- •§1. Заява, її реквізити та оформлення
- •Зразки заяв:
- •Ректорові Чернігівського
- •20.07.99 Власноручний підпис § 2. Правопис власних назв
- •І. Власні імена
- •II. Прикметники, утворені від індивідуальних назв
- •III. Назви держав, адміністративно-територіальні назви
- •IV. Назви установ, організацій, підприємств, партій, творчих спілок і колективів
- •V. Назви історичних епох і подій, знаменних дат
- •VI. Назви посад, звань, титулів
- •VII. Назви конференцій, конгресів, найважливіших документів, пам'яток старовини, творів мистецтва
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення! Прощання
- •Запам'ятайте відповідники стійких виразів!
- •§ 3. Характеристика
- •Характеристика
- •§ 4. Резюме
- •§ 5. Правопис прізвищ і географічних назв іншомовного походження
- •Увага! Культура мовлення! Запрошення та прохання
- •Запам'ятайте відповідники стійких виразів!
- •§ 6. Автобіографія
- •18 Листопада 1995р. Підпис § 7. Вживання м'якого знака
- •§ 8. Тире між підметом і присудком
- •Автобіографія
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення Подяка
- •Запам'ятайте відповідники стійких виразів!
- •§ 9. Особовий листок з обліку кадрів
- •§ 10. Трудова книжка
- •Заповнення трудової книжки
- •Занесення відомостей про працівника
- •Трудова книжка
- •Занесення відомостей про роботу
- •Відомості про роботу
- •Занесення відомостей про нагородження
- •Занесення відомостей про заохочення
- •§ 11. Накази щодо особового складу
- •Організаційні та правові аспекти.
- •Підготовка та оформлення наказів (розпоряджень) про переведення (переміщення)
- •Організаційні та правові аспекти
- •Підготовка та оформлення наказів про звільнення
- •Організаційні та правові аспекти:
- •Заохочення
- •Стягнення
- •§ 12. Вживання апострофа
- •§ 13. Розділові знаки при однорідних членах речення
- •Однорідні й неоднорідні означення
- •Однорідні члени речення, не з'єднані сполучниками
- •Однорідні члени речення, з'єднані повторюваними сполучниками
- •Тире і крапка з комою між однорідними членами речення
- •Розділові знаки при узагальнювальних словах
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Біля давнього вівтаря
- •Увага! Культура мовлення! Згода, підтвердження
- •Розділ III. Інформаційні документи
- •Службові листи § 1. Класифікація листів
- •Реквізити листа та їх оформлення
- •Вимоги до тексту листа
- •Етикет ділового листування
- •Оформлення листа
- •1.1. Лист-повідомлення
- •Про відкриття фірми
- •Про відкриття філії
- •Про зміну назви фірми
- •Про зміну адреси
- •Про зміну номера телефону, факсу
- •Про зміни, що стосуються власності
- •Про відкриття виставок
- •Про зміни в системі роботи
- •1.2. Гарантійний лист
- •1.3. Лист-запит
- •Запит комерційної пропозиції
- •Запит рекомендації від ділового партнера
- •Запит на відкриття представництва
- •Запит на бронювання номерів у готелі
- •Запит на відкриття рахунка
- •Запит на отримання кредиту
- •Запит на отримання рекомендації
- •1.4. Лист-відповідь на запит
- •Підтвердження отримання запиту
- •5; Хочемо подякувати за запит і запропонувати Вам...
- •Відповідь — відмова на запит
- •1.6. Супровідний лист
- •1.7. Лист-прохання
- •1.8. Лист-відповідь на прохання
- •Загальна відмова
- •Відмова в наданні пропозиції та зміні Ті умов
- •Відмова від пропозиції
- •Відмова претендентові на місце роботи
- •Відмова в продовженні терміну контракту (договору, угоди) та зміні їх умов
- •1.9. Лист-нагадування
- •Вельмишановний пане...!
- •Типові мовні звороти Перше нагадування
- •Повторні нагадування
- •Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії
- •1.10. Лист-претензія, рекламаційний лист
- •Типові мовні звороти Загальна претензія
- •Затримка постачання замовлених товарів
- •Невідповідність якості замовлених і відвантажених товарів
- •Неякісне упакування
- •Помилка в рахунках
- •1.11. Лист-відповідь на претензію
- •Типові мовні звороти
- •Низька якість товару
- •Неякісне упакування
- •1.12. Рекомендаційний лист
- •Типові мовні звороти Рекомендація на посаду
- •Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва
- •Негативний відгук
- •Відгук щодо маловідомої фірми
- •1.13. Лист-подяка
- •Типові мовні звороти
- •1.14. Лист-вибачення
- •Типові мовні звороти Вибачення за затримку постачання товарів
- •Вибачення за затримку оплати рахунків
- •Вибачення за спізнення на зустріч, затримку з відповіддю
- •1.15. Лист-вітання
- •З відкриттям філії
- •З ювілеєм фірми, її працівника
- •З днем народження
- •З одруженням та річницею шлюбу
- •Зі святом
- •Типові мовні звороти
- •1.16. Лист-запрошення
- •Типові мовні звороти
- •§ 2. Подвоєння приголосних на письмі
- •§ 3. Розділові знаки при відокремлених означеннях
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення Заперечення, відмова
- •Зопом'ятойте відповідники стійких виразів!
- •§ 4. Прес-реліз
- •Прес-реліз
- •Члени журі про книжку Василя Шкляра «Ключ»
- •Прес-реліз
- •§ 5. Стаття
- •4. Написання статті.
- •§ 6. Лексика. Синонімічне багатство української мови.
- •Розмір — об'єм — обсяг
- •Положення — стан — становище
- •Привласнювати — присвоювати
- •Зумовлювати — обумовлювати
- •Одержувати (отримувати) — діставати — здобувати
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Запам'ятайте та правильно вживайте § 7. Анотація
- •§ 8. Рецензія
- •§ 9. Відгук
- •§ 10. Реферат
- •§ 11. Пароніми
- •Кампанія — компанія
- •Ліцензія—ліценція
- •Декваліфікація — дискваліфікація
- •Факт — фактаж — фактор
- •Управління — правління
- •Вникати — уникати
- •Позичати — запозичати
- •Запитання і завдання для самоконтролю,
- •§ 12. Адреса
- •§ 13. Телеграма
- •Телеграми «До запитання», на номер абонентської скриньки, на номер військової частини
- •Складання тексту міжнародної телеграми
- •§ 14. Телефонограма. Радіограма
- •§ 15. Факси
- •§ 16. Спрощення в групах приголосних
- •§ 17. Розділові знаки при відокремлених прикладках
- •Увага! Культура мовлення Як попросити вибачення
- •§ 19. Правопис префіксів
- •§ 20. Розділові знаки при відокремлених обставинах
- •§ 21. Розділові знаки при відокремлених додатках
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення! у гостях
- •§ 22. Доповідні й пояснювальні записки
- •§ 23. Зміни приголосних при словотворенні
- •§ 24. Розділові знаки при уточнювальних членах речення
- •II. Батькові джерела
- •§ 25. Протокол
- •§ 26. Резолюція
- •§ 27. Правопис слів іншомовного походження Правопис й, і, ї
- •Правопис е, є
- •Вживання апострофа
- •Вживання м'якого знака
- •Подвоєння приголосних
- •§ 28. Розділові знаки при звертаннях
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення! Як висловити здивування
- •2) Перевіряти різні види письмових робіт, оцінювати та аналізувати їх;
- •§ 30. Особливості відмінювання іменників II відміни
- •Закінчення -а(-я)
- •§ 31. Розділові знаки при вставних словах, словосполученнях, реченнях і вставлених компонентах
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення
- •§ 32. Оголошення
- •§ 33. Повідомлення про захід
- •§ 34. Правопис складних іменників
- •§ 35. Розділові знаки при словах-реченнях
- •Розділ IV. Документи з господарсько-договірної діяльності
- •§ 1. Договір
- •Договір
- •1. Предмет договору
- •2. Права та обов'язки сторін
- •3. Використання твору
- •4. Термін та територія використання твору
- •5. Авторська винагорода. Порядок та умови розрахунків
- •6. Гарантії та передання прав на використання твору
- •7. Вирішення суперечок (спорів)
- •8. Термін дії договору
- •9. Додаткові положення
- •10. Юридичні адреси сторін та підписи
- •§ 2. Контракт
- •Порядок укладання контракту.
- •Структура тексту контракту
- •Різниця між трудовим договором і контрактом
- •2. Терміном «сторони» позначаються роботодавець і працівник. Обов'язки сторін
- •§ 3. Трудова угода
- •4. Дострокове розірвання угоди
- •5. Розв 'язання суперечок
- •6. Юридичні адреси сторін:
- •§ 4. Правопис складних прикметників
- •Коли пожовкне листя
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Розділ V. Обліково-фінансові документи
- •§ 1.Таблиця
- •§ 2. Зв'язок числівників «з іменниками
- •§ 3. Список. Перелік
- •Список № 4
- •§ 4. Правопис прислівників
- •§ 5. Складне речення
- •§ 6. Розділові знаки у складносурядних реченнях
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •Увага! Культура мовлення Запам'ятайте значення термінів
- •§ 7. Накладна
- •Зразок накладної
- •§ 8. Правопис прийменників
- •§ 9. Розділові знаки в складнопідрядних реченнях
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •§ 11. Правопис сполучників
- •§ 12. Розділові знаки у безсполучникових складних реченнях
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •У пошуках тронки
- •Увога! Культура мовлення Запам'ятайте значення термінів!
- •§ 13. Доручення
- •20 Вересня 1999р. (підпис) п. П. Король
- •Доручення
- •Печатка установи
- •§ 14. Правопис часток
- •Запитання для самоконтролю
- •§ 15. Розписка
- •16.07.96 (Підпис) Розписка
- •24 Січня 1997р. (підпис)
- •§ 16. Написання частки не з різними частинами мови
- •Розділ VI. Усне спілкування
- •§ 1. Мистецтво публічного виступу. Доповідь
- •1. Представлення доповідача
- •3. Доповідь
- •Основний текст
- •4. Страх перед аудиторією
- •5. Зв 'язок з аудиторією .
- •6. Жести
- •7. Використання голосу
- •§ 2. Телефонна розмова
- •§ 3. Орфоепія і культура усного мовлення
- •Запитання і завдання для самоконтролю
- •§ 3. Поняття стилю та жанру
- •§ 5. Правопис прізвищ і географічних назв
- •§ 6. Лексика. Синонімічне багатство укргиисьіюїмови
§ 2. Формуляр документа
Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель
побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:
1) державний герб;
2) емблема організації чи підприємства;
3) зображення державних нагород;
4) код установи, організації, підприємства;
5) код форми документа;
6) назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);
7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора
документа;
8) назва структурного підрозділу;
9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10) назва виду документа;
11) дата;
12) індекс;
13) посилання на індекс та дату вхідного документа;
14) місце складання або видання;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження;
18) Резолюція;
19) заголовок до тексту;
20) відмітка про контроль;
21) текст;
22) відмітка про наявність додатка:
23) підпис;
24) гриф узгодження;
25) візи;
26) печатка;
27) відмітка про засвідчення копій;
28) прізвище виконавця та номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;
31) відмітка про надходження.
Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
§ 3. Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
Таблиця 2
№
|
Реквізити
|
Розташування та правила оформлення
|
1
|
2
|
3
|
1
|
Державний герб
|
Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
|
2
|
Емблема організації чи підприємства
|
Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
|
3
|
Зображення державних нагород
|
У верхньому лівому кутку або посередині документа
|
4
|
Код підприємства, установи, організації
|
У верхньому правому кутку
|
5
|
Код форми документа
|
У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
|
6
|
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
|
У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
|
7
|
Повна назва установи, орга-нізації або підприємства — автора документа
|
У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
|
8
|
Назва структурного підрозділу
|
У верхньому, лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
|
9
|
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку
|
У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т.221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО№ 321518
|
Розділ І
|
||
Таблиця 2. Продовження
|
||
1
|
2
|
3
|
10
|
Назва виду документа
|
Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
|
11
|
Дата
|
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
|
12
|
Індекс
|
У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
|
Таблиця 2. Продовження
1
|
2
|
3
|
13
|
Посилання на індекс та дату вхідного документа
|
У верхній частині сторінки зліва. Містить - дату та індекс, вказані у документі" організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135— порядковий номер
|
14
|
Місце укладання чи видання
|
У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
|
15
|
Гриф обмеження доступу до документа
|
3 правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка «для службового користування», «таємно», «цілком таємно»
|
16
|
Адресат
|
3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:
Друкарня «Преса Никонову Миколі України» Петровичу Головному вул.Грінченка, редакторові буд.7, кв.19 РомановуВ.О. Київ-0401004
|