6.7 Очистка базового плана

Для удаления базового плана предназначена команда «Очистка базового плана» рисунок ….. Выбор этой команды приведет к появлению на экране окна «Очистка базового плана» (рисунок 6.2).

Рисунок 6.2 – Окно «Очистка базового плана»

 В раскрывающемся списке «Очистить базовый план» или «Очистить промежуточный план» следует выбрать, какой именно из базовых или промежуточных планов нужно очистить. После выбора плана, из которого нужно удалить учетные данные, необходимо определить, для всего проекта или только для выбранных задач следует удалять данные. Для этого служат переключатели «Для всего проекта» и «Для выбранных задач». После нажатия кнопки «ОК» выбранный план будет очищен (удален).

6.8 Отслеживание

Составление плана проекта заключается в том, чтобы ввести задачи и ресурсы и связать их между собой. После того как составлен план проекта, начинается выполнение запланированных действий.

Отслеживание классифицируется по следующим уровням:

• Предмет отслеживания:

• по % завершения;

• по фактическим и оставшимся длительностям;

• по фактическим и оставшимся трудозатратам;

• по объемам материалов;

• по затратам.

• Технология отслеживания:

• вручную;

• с использованием PWA.

Главной целью отслеживания проекта является своевременное обнаружение отклонения фактических работ от запланированных. Чтобы получить возможность сравнивать и обнаруживать такие отклонения, необходимо зафиксировать базовый план.

В Microsoft Project это возможно благодаря наличию команды сохранения базового плана. После сохранения базового плана его нельзя будет редактировать.

Все изменения, которые будут внесены в дальнейшем, повлияют лишь на текущий план, но не на базовый. Можно также сохранять несколько базовых планов (до 11). Первый базовый план называется «Базовый план», а последующие нумеруются от 1 до 10.

Помимо базового плана в Microsoft Project существует возможность сохранять промежуточные планы. Они не содержат информацию о задачах, ресурсах и назначениях, а только даты начала и окончания задач.

6.9 «Диаграмма Ганта с отслеживанием»

Для отслеживания выполнения плана используется представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием», вызываемое на экран с помощью меню «Вид».

Использование «Диаграммы Ганта с отслеживанием» имеет смысл только в случае, если предварительно был сохранен базовый план. Тогда на диаграмме для каждой задачи отображаются сразу два отрезка – то, что запланировано, и то, что действительно выполнено.

Так как отрезки размещены рядом, сразу становится заметно, когда выполнение задачи отстает от плана (рисунок 6.3). Кроме того, если выполнение задачи отстает от запланированного, то отрезок отображается красным цветом, а если со сроками выполнения все в порядке, то синим. Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не успевает уложиться в срок на примере проекта Журнал. В этом случае потребуется увеличить длительность задачи, что повлечет за собой увеличение стоимости ее выполнения.

Рисунок 6.3 – Задачи 1, 2, 3 и 5 завершены полностью, а задача 4 только частично

 

Рисунок 6.4. – Таблица в представлении «Диаграмма Ганта»

 

Рисунок 6.5 – Диаграмма в представлении «Диаграмма Ганта»

Рисунок 6.6 – Представление «Лист ресурсов»

 

При составлении плана данного проекта сначала был определен только один художник. После того как каждой задаче был назначен сотрудник, оказалось, что художник загружен почти 22 часа в сутки. Microsoft Project заставил обратить на это внимание, выделив строку ресурса красным цветом. Тогда в проект был добавлен еще один художник. Другим решением являлась бы оптимизация проекта без добавления еще одного сотрудника, но это все равно повлекло бы увеличение сроков выполнения.

После создания проекта следует сохранить базовый план с помощью команды «Сервис» / «Отслеживание» / «Сохранить базовый план».

Допустим, сотрудник, который не успевает завершить свою задачу, сообщает об этом руководителю. В связи с этим следует увеличить время выполнения задачи на два дня (в окне «Сведения о задаче» на вкладке «Общие» требуется изменить параметр «Длительность». Для задачи «Выработка предложений по темам докладов» и участникам длительность увеличена с семи до девяти рабочих дней (рисунок 6.7).

Рисунок 6.7 – Изменение длительности задачи

 

Теперь следует открыть представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием». Поскольку по умолчанию в таблице нет столбцов, в которых отображаются базовые и фактические затраты, их необходимо добавить. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выбрать в контекстном меню пункт «Вставить столбец».

В открывшемся окне «Определение столбца» (рисунок 80) в раскрывающемся списке «Имя поля» сначала выбираем наименование «Затраты», а затем, повторив операцию, – «Базовые затраты». Теперь в таблице в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» появились данные о стоимости выполнения задач – базовые и фактические.

Рисунок 6.8 – Вставка столбца в таблицу

Теперь можно сравнить, насколько отличается базовая стоимость выполнения от фактической для задачи, длительность которой была увеличена (см.рис. 6.8). Отслеживание проекта требует постоянного ввода фактических значений о выполнении задач. Для этого нужно открывать сведения о задаче (двойным щелчком мышью на строке задачи в таблице) и устанавливать, сколько процентов задачи выполнено в данный момент. Эту операцию следует выполнять последовательно для каждой незавершенной задачи. Чем чаще обновлять информацию о выполнении задач, тем достовернее и точнее будет информация в отчетах и на диаграмме с отслеживанием.

Вполне допустимо вносить информацию не раз в день, а, например, раз в неделю, но это скажется на точности – узнать о запаздывании можно будет не через день, а только через неделю. В этом случае удобно будет изменить масштаб диаграммы. Для изменения масштаба следует щелкнуть правой кнопкой мыши на линейке диаграммы (полоса в верхней части с изображением дней недели, чисел и т.д.) и выбрать пункт «Масштаб» или выполнить команду «Вид» / «Масштаб».

Рисунок 6.9 – Сравнение фактической и запланированной изначально стоимости

 

Процесс отслеживания проекта заключается не только в сборе фактических данных и сравнении их с базовыми. Во время отслеживания постоянно изменяется текущий план проекта. Если сотрудник не успевает выполнить задачу в срок, то нужно запланировать ее выполнение на более поздний срок. При этом базовый план изменяется.

Метод освоенного объема

Во время отслеживания проекта руководителю нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки. Для этого мало собирать фактические данные о ходе работ - нужно еще и правильно их анализировать.

Проект характеризуется ограниченностью во времени и ресурсах и в процессе выполнения должен уложиться в запланированный бюджет и сроки. Поэтому во время его отслеживания руководителю нужно уметь определять динамику хода работ. Однако невозможно определить, укладывается ли проект в бюджетные и временные рамки, на основе простых данных о фактических затратах и трудозатратах.

Методика использует для определения состояния проекта три величины:

Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) обозначает сводную стоимость работ, которые должны были быть осуществлены к текущему моменту. Другими словами, параметр обозначает, каковы должны быть затраты на проект на текущий момент по базовому плану.

Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) обозначает сводную фактическую стоимость трудозатрат на текущий момент, то есть сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту.

Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) обозначает запланированную по базовому плану стоимость фактически выполненных работ, то есть сколько планировалось потратить на осуществление тех трудозатрат, что были фактически осуществлены. Этот параметр часто называется освоенным объемом.

Каждая из величин определяется в денежных единицах, и благодаря этому методика позволяет анализировать одновременно данные о затратах и трудозатратах. Название методики часто переводится как «приобретенная стоимость», и этот перевод помогает понять ее суть. Трудозатраты рассматриваются как средство, благодаря которому проект «приобретает» стоимость (осваивает объем). Соответственно, в каждый момент известно, какую стоимость проект должен был приобрести (БСЗР), какую стоимость он приобрел (БСВР) и сколько было затрачено на ее приобретение (ФСВР). Именно поэтому (БСВР) часто называется освоенным объемом (или приобретенной стоимостью).

Чтобы определить, насколько ход работ соответствует календарному плану, сравнивается (БСВР) и (БСЗР). Если базовая стоимость выполненных работ меньше базовой стоимости запланированных работ, то ход работ отстает от расписания. Если же стоимость выполненных работ превышает стоимость запланированных работ, то ход работ опережает расписание.

Чтобы определить, укладывается ли проект в бюджет, сравнивается (БСВР) и (ФСВР). Если фактическая стоимость выполненных работ больше запланированной в базовом плане, то проект превышает бюджет. Если же фактическая стоимость ниже запланированной, то это значит, что средства расходуются экономно.

Пример анализа методом освоенного объема

Рассмотрим использование методики освоенного объема на примере. Создана задача длительностью 100 дней, на каждый из которых запланирован 1 час работы. На задачу назначили «Сотрудника 1» со ставкой «1 р./час». Затем сохранили базовый план проекта и установили дату отчета на два дня позже даты начала проекта.

ВНИМАНИЕ !!!

При анализе с помощью методики освоенного объема нужно включить отображение десятичных долей, иначе данные анализа будут округляться и могут не соответствовать действительности. Выбрать число знаков, отображаемых после запятой, можно в диалоговом окне общих настроек программы. Число знаков после запятой определяется с помощью счетчика «Десятичные знаки».

Для просмотра этого файла использовали комбинированное представление, в верхней части которого открыта диаграмма Ганта, а в нижней - представление «Использование задач». С помощью диалогового окна стилей подробных данных включили в диаграмму в нижнем представлении поля «Базовые трудозатраты», «Базовые затраты», «Фактические трудозатраты», «Фактические затраты», «БСВР», «БСЗР» и «ФСВР». В верхнем представлении отображается линия, обозначающая дату отчета (рисунок 6.10).

Рисунок 6.10 - Просматриваем сведения об освоенном объеме задачи

В MS Project есть повременные и сводные поля для определения освоенного объема. Повременные поля содержат данные за промежуток времени и отображаются на диаграммах использования задач или ресурсов, а сводные отображаются в таблицах задач или ресурсов и содержат данные на текущий момент. При этом повременные данные освоенного объема за каждый период содержат совокупные сведения, то есть включают в себя данные предыдущих периодов.

Например, за первый день выполнения задачи «БСЗР» равна 1 р., поскольку запланирован 1 час работы при ставке 1 р./час. Стоимость работы, запланированной на второй день, такая же, но данные в поле «БСЗР» на рисунке 82 содержат уже не 1 р., а 2 р., потому что данные за этот день суммируются с данными за предыдущие.

Примечание - Почему данные освоенного объема в повременных полях суммируются с предыдущими? Это связано с сутью этих данных. Например, параметр «БСЗР» обозначает базовую стоимость запланированных работ к текущему моменту, а не за последний день или неделю. Поэтому чем дальше текущий момент от даты начала работ, тем больше значение этого параметра.

При определении для задачи сводного значения поля «БСЗР» или любого другого из полей, используемых для определения освоенного объема, MS Project заполнит его значением соответствующего повременного поля на дату отчета. На рисунке 6.10 в верхнем представлении отображается столбец «БСЗР», и его значение соответствует значению одноименной строки с повременными данными на дату отчета (то есть той ячейке в повременной строке, которая отображается в столбце с датой отчета, помеченной линией на диаграмме в верхнем представлении).

В файле начали отслеживать проект, и ресурс сообщил нам первые фактические данные о ходе работ: в первый день трудозатраты составили 1 час, а во второй день - 2 часа. Сразу после ввода этих данных параметры освоенного объема были пересчитаны (рисунок 6.11).

Поскольку повременные данные освоенного объема совпадают со сводными, мы добавили в таблицу в верхнем представлении сводные поля, убрав их повременные аналоги.

Рисунок 6.11- Вводим фактические данные о выполнении задачи

Как мы видим, базовая стоимость запланированных работ «БСЗР» осталась неизменной. (Этот параметр меняется только с изменением базового плана.) Но изменились параметры, связанные с фактическими данными. Фактическая стоимость выполненных работ «ФСВР» составила 3 р., поскольку трудозатраты по задаче составили 3 часа, а ставка ресурса — l p./час. Что же касается базовой стоимости выполненных работ «БСВР», то она равна 2 р.

Определим, выполняется ли задача в соответствии с календарным планом. Планировалось, что к дате отчета задача приобретет стоимость в 2 p. (БСЗР), - и действительно, так и случилось: приобретенная стоимость (БСВР) равна 2 р. Значит, задача выполняется по календарному плану. В то же время для того, чтобы приобрести стоимость в 2 р., было затрачено 3 p. (ACWP, ФСВР). Это значит, что при выполнении задачи превышен бюджет.

Предположим, что в следующие два дня выполнение задачи продолжилось, причем в каждый из дней сотрудник работал только полчаса (рисунок 6.12), и соответствующая повременная информация была введена в план проекта. Но несмотря на то что он работал меньше, чем планировалось, он выполнил всю запланированную работу, поэтому значение сводного поля % завершения мы установили равным 4% (каждый день выполнения задачи длительностью в 100 дней приближает нас к ее завершению на 1%.

Рисунок 6.12 - Вводим фактические данные о выполнении задачи с меньшими трудозатратами

Мы передвинули дату отчета на два дня вперед, и теперь данные о приобретенной стоимости задачи изменились. Базовая стоимость, которую задача должна была приобрести к концу четвертого дня «БСЗР», равна 4 р. Фактические затраты на приобретение текущей стоимости задачи (ФСВР) также составили 4 р. (4 часа по 1 р./час).

Сама же приобретенная стоимость определяется на основе данных поля «% завершения». Для завершения задачи на 4% нужно отработать 4 дня, поэтому приобретенная стоимость задачи «БСВР» равна стоимости, запланированной по базовому плану на первые четыре дня задачи (4 р.). Соответственно, приобретенная стоимость в нашем проекте равна базовой и фактической. Значит, ход выполнения задачи снова соответствует календарному плану и бюджету.

Иногда данные поля «% завершения» не соответствуют реальным данным о проценте завершения задачи (пример такой ситуации мы рассматривали в конце раздела «Ввод процента завершения» урока 19). В таком случае для определения приобретаемой стоимости можно использовать поле «Физический % завершения», значение которого не рассчитывается автоматически программой, а вводится вручную.

Чтобы использовать это поле, следует добавить его в таблицу и ввести нужное значение, а затем в диалоговом окне сведений о задаче на вкладке «Дополнительно» в раскрывающемся списке «Способ расчета освоенного объема» выбрать пункт «Физический % завершения». После этого значение поля «БСВР» рассчитывается в соответствии со значением поля «Физический % завершения», как показано на рисунок 6.13.

Рисунок 6.13 - Расчет приобретенной стоимости по полю «Физический % завершения»

Так же установили значение поля «Физический % завершения» равным 5%, и значение поля «БСВР» автоматически заменилось на 5 р., поскольку в базовом плане для завершения задачи на 5% были запланированы именно такие затраты.

Использование нескольких базовых планов

Расчет освоенного объема происходит на основании базового плана проекта. MS Project позволяет сохранять для проекта 11 базовых планов, и при анализе состояния проекта можно определить, какой из них использовать. Рассмотрим использование нескольких базовых планов на примере.

Предположим, что вы обсудили с руководством замену сотрудника в проекте, и оно одобрило изменения. После этого нужно сохранить новую версию базового плана и отслеживать проект уже в соответствии с ней. Для этого воспользуемся диалоговым окном сохранения базового плана, которое вызывается с помощью команды меню «Сервис» / «Отслеживание» / «Сохранить базовый план». Сохраним базовый план (рисунок 6.14) как «Базовый план 1».

После сохранения базового плана нужно указать программе, что теперь расчеты освоенного объема должны осуществляться в соответствии с ним. Для этого откроем с помощью команды меню «Сервис» / «Параметры» вкладка «Дополнительно».

Диалоговое окно настройки анализа освоенного объема, представленное на рисунок 6.15, открывается после нажатия кнопки «Освоенный объем».

Рисунок 6.14 - Сохранение нового базового плана

Рисунок 6.15 - Выбор базового плана для анализа освоенного объема

В верхнем раскрывающемся списке диалогового окна можно определить, на основании какого поля будет рассчитываться освоенный объем - 2 «% завершения» или «Физический % завершения», а в нижнем -выбрать базовый план для анализа. В файле, как показано на рисунке 87, выбрали план «Базовый план 1». После этого данные анализа освоенного объема изменились (рисунок 6.16).

Рисунок 6.16 - Анализ освоенного объема по новому базовому плану

При сохранении базового плана для задач, работа по которым завершена, введенные фактические данные становятся «запланированными», и соответственно все – завершенные задачи полностью соответствуют базовому плану.

На рисунке 6.16 фактические данные отличались от базового плана, и поэтому анализ освоенного объема показывал, что работы выполняются с опережением календарного плана. Фактические данные полностью совпадают с запланированными на текущий момент, поскольку при сохранении базового плана они были внесены в него из текущего плана.

В нашем примере мы сохранили базовый план как новый, что дает возможность изменить настройки и сохранить ход работ, связанный с первым базовым планом. Но такой возможности бы не было, если бы данные первого исходного плана были изменены. Поэтому при отслеживании стоит сохранять первый базовый план проекта и не изменять его. Кроме того, стоит активно пользоваться сохранением базового плана отдельных задач вместо сохранения базового плана всего проекта.

Сравнение базовых планов

В MS Project существует представление для анализа нескольких базовых планов - «Диаграмма Ганта с несколькими планами». Эта версия диаграммы Ганта, в которой отображаются отрезки, соответствующие плану выполнения задачи по каждому из существующих базовых планов. Например, на рисунке 6.17 отображается это представление с данными.

При наведении мыши на отрезок всплывает подсказка, информирующая о том, к какому базовому плану относится отрезок. Диаграмма помогает анализировать изменения в базовых планах, например в нашем случае видно, что план был изменен в сторону уменьшения длительности проекта. Используя уже известные вам приемы по работе со стилями отрезков, можно добавить на диаграмму данные текущего плана или удалить отрезки, относящиеся к определенному базовому плану.

Рисунок 6.17 - Диаграмма Ганга с несколькими базовыми планами

Линии хода выполнения

Для быстрого анализа хода работ по проекту можно воспользоваться удобным индикатором - линией хода выполнения. Линия проводится за определенной датой, и при ее построении программа определяет на отрезках задач точки, соответствующие степени выполнения задач. Если задача выполняется медленнее запланированного, то точка будет находиться слева от линии хода выполнения, а если быстрее - то справа. Если задача выполняется точно в соответствии с планом, то точка находится на линии хода выполнения.

Пример линии хода выполнения приведен на рисунке 6.18. Были созданы три задачи длительностью 100 дней с объемом трудозатрат 100 часов, но часу в день. Линия начинается спустя три дня после начала работ. Первая задача выполнена на 3%, поэтому точка на отрезке задачи находится на линии хода выполнения. Вторая задача выполнена на 4%, и линия отклоняется вправо. Третья задача выполнена только на 2%, поэтому линия хода выполнения отклоняется влево.

Рисунок 6.18 - Линия хода выполнения

Важно, что точки линии хода выполнения используют значение поля «% завершения», которое, как вы помните, рассчитывается на основе данных о длительности задачи, а не трудозатрат. Поэтому первая задача, работа по которой завершена на 24% (как видно в таблице, отработано 24 часа из 100), на линии хода выполнения считается выполняемой в соответствии с планом. Таким образом, с помощью линии хода выполнения можно анализировать только соответствие выполнения задач календарному плану.

Линия хода выполнения может отображаться только на диаграмме Ганта. Для ее добавления нужно воспользоваться диалоговым окном «Линии хода выполнения».