Гайворонская С. А.

ОФИСНЫЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Воронеж

2010

УДК 004.4

ББК 32.973

Утверждено научно-методическим советом

факультета международных отношений ВГУ

от ..2010г., протокол №.

Рецензенты:

Гайворонская С. А. Офисные информационные технологии : учебное пособие для студентов факультета международных отношений / С. А. Гайворонская ; отв. ред. О. В. Шаталов. – Воронеж : ФМО ВГУ, 2010. – 90 с.

Пособие подготовлено на кафедре международной экономики и внешнеэкономической деятельности факультета международных отношений Воронежского государственного университета.

Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся на факультете международных отношений по специальностям «Международные отношения», «Мировая экономика» и направлениям «Международные отношения», «Мировая экономика», «Регионоведение».

В пособии излагаются сведения, относящиеся к информационным офисным технологиям, применяемым в современных управленческих процессах: настройка интерфейса текстового процессора, создание профессионального документа, сервисные возможности, линейная графика и поля в Microsoft Word; Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места; создание и использование архивов для хранения информации; введение в компьютерную графику и основы работы с графическим пакетом Adobe Photoshop.

В пособии содержатся сведения теоретического характера, а также задания и контрольные вопросы по изучаемым темам.

Тема 1. Настройка интерфейса текстового процессора

После инсталляции текстового процессора Microsoft Word программа выводит панель инструментов и способ отображения рабочего поля по умолчанию. Опыт показывает, что указанного набора команд в панели инструментов недостаточно для быстрой и эффективной работы.

Для добавления панелей инструментов необходимо выполнить команду Вид→Панели инструментов. При этом на экране появляется меню второго уровня, содержащее перечень подготовленных панелей инструментов, в котором для включения или выключения панели инструментов следует щелкнуть на нужном наименовании.

Другой вариант управления состоянием панелей – выбор команды Сервис→Настройка→ выбрать вкладку Панели инструментов. Включенные панели отмечены галочкой.

Иногда подготовленных панелей инструментов недостаточно для эффективной работы с документами, поэтому пользователь может создать собственные панели.

Создание новой панели инструментов

1. Выполните команды СервисНастройка.

2. На вкладке «Панели инструментов» выбрать Создать.

3. Ввести имя панели инструментов. ОК.

На созданную панель можно поместить:

• любую стандартную кнопку

• кнопку, которая будет инициировать записанный вами макрос

• встроенные меню

• пользовательские меню

• другие элементы управления

Для того чтобы поместить на пользовательскую панель элементы, необходимо:

1. Выполнить команды СервисНастройкавыбрать вкладку Команды.

2. Из списка Категории, а затем из списка Команды выбрать нужный элемент и перетащить его на панель инструментов.

Добавление кнопки «Вычислить значение»

1. Выполните команды СервисНастройкавкладка Команды.

2. В категории Сервис выбрать команду Вычислить значение.

Для вычисления необходимо:

1. Набрать выражение.

2. Выделить его, без знака «=».

3. Нажать на панели инструментов кнопку Вычислить значение.

4. Установить текстовый курсор в место расположения результата и нажать Вставить.

Добавление кнопки «Список»

для быстрого вызова часто используемых файлов

1. Выполните команды СервисНастройка вкладка Команды.

2. В списке категорий выбрать Встроенные меню и перетащить на панель инструментов Список.

Для того, чтобы включить файл в список необходимо его открыть и выполнить команды СписокВключить в список.

Для удаления файла из списка необходимо выполнить:

1. Нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[Alt]+[-]

2. Когда указатель мыши примет вид жирного минуса, щелкнуть на удаляемом из списка файле.

Для переключения между окнами предназначена кнопка WindowList, которая находится СервисНастройка вкладка Команды категория Все команды.

Настройка комбинации клавиш для вызова команды

1. Выполните команды СервисНастройкакнопка Клавиатура.

2. Выберите нужную категорию, а в ней команду. Подготовленные команды указаны в перечне на английском языке.

3. Установите курсор в строку Новое сочетание клавиш и нажмите выбранную комбинацию. Если комбинация допустима, она появится в окне. Недопустимыми являются повторяющиеся комбинации, а также наборы, которые уже назначены программой. Чаще всего применяются комбинации клавиш управления [Ctrl], [Alt], [Ctrl]+[Shift], [Alt]+[Shift] с какими-либо символьными или функциональными клавишами [F1]-[F12].

4. Нажмите кнопку Назначить, после чего выбранная комбинация будет отображена в строке Текущие сочетания клавиш.