• Тема 6: Система внутреннего контроля

Планирование и организация системы внутреннего контроля

Создание действенной системы внутреннего контроля (СВК) позволяет контролировать не только сохранность денежных средств и имущества, законность и целесообразность финансовых и хозяйственных операций, но и дисциплину персонала организации. Хотя бы минимальная СВК применяется почти во всех организациях, поскольку законодательство требует обязательного проведения инвентаризаций при смене руководителя предприятия, при смене МОЛ, а также на конец года перед составлением годового баланса. СВК способствует сокращению экономических правонарушений.

Для успешной деятельности организации необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутренний контроль. Руководство организации несет ответственность за разработку и фактическое функционирование СВК. От него зависит, чтобы СВК отвечала размерам и специфике деятельности организации, а главное – функционировала стабильно и эффективно.

Для этих целей в структуре организации м.б. организован отдел «внутреннего аудита», которому передается часть функций по поддержанию СВК. Другие варианты:

• назначение ревизора в соответствии с Правилами внутреннего распорядка;

• создание ревизионной комиссии.

СВК организации в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухучета и внутреннего контроля в ходе аудита» (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ от 25.12..1996, протокол № 6), включает в себя три основных элемента:

- среда контроля,

- учетная система

- процедуры (средства) контроля.

Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений и документации, разработанных для достижения указанных выше целей. В сочетании все эти элементы СВК обеспечивают предприятию снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухучете.

Работа органов СВК строится на основе утвержденного плана, но при необходимости подвергается корректировке. Внутренний контроль может осуществляться:

- по местам возникновения затрат организации;

- по их структурным подразделениям;

- по другим критериям.

Эффективность СВК напрямую зависит от надлежащей организации бухучета, последовательной реализации принципов (требований), предъявляемых законодательством к ведению бухучета. Систему бухучета организации можно признать эффективной и соответственно отвечающей требованиям внутреннего контроля при наличии следующих условий:

1. на предприятии разработана, а также фактически (не по форме) применяется система внутренних регламентов учетного процесса, осуществляется контроль внутренними органами за их соблюдением;

2. между сотрудниками разделены ответственность и полномочия с целью воспрепятствования хозяйственным нарушениям и, по возможности, обеспечения их скорейшего выявления. Целесообразно разделять следующие функции:

- доступ к ТМЦ,

- выдача разрешений на осуществление операций с активами;

- отражение хозяйственных операций в бухучете.

3. организована система документооборота; установлен порядок хранения документов, оформляющих хозяйственные операции. Работники строго соблюдают финансовую дисциплину; вовремя, в соответствии с графиком документооборота, отчитываются перед бухгалтерией за произведенные расходы.

4. разработана и внедрена система обеспечения сохранности ТМЦ в местах их хранения и на всех этапах движения;

5. проводятся внезапные инвентаризации денежной наличности в кассе, бланков строгой отчетности, ценных бумаг, ТМЦ;

6. действует эффективная система обучения и подготовки кадров, обеспечивающая высокую квалификацию и честность работников организации.

Система контроля д.б. экономически оправданной, т.е. затраты на ее функционирование д.б. меньше потерь в случае ее отсутствия. Если СВК будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита. При формировании действенной СВК администрация обычно преследует в качестве целей обеспечение:

• надежной информацией, необходимой для успешного руководства деятельностью предприятия;

• сохранности активов и документов, т.е. предотвращение хищений, порчи и нецелевого использования имущества, уничтожения или разглашения информации ( в т.ч. содержащейся в компьютерных данных);

• Эффективности хозяйственной деятельности, т.е.: исключение посредством контрольных процедур дублирования; непроизводительных затрат; нерационального использования всех видов ресурсов; оптимизацию налоговых платежей; укрепление расчетной дисциплины.

• Соответствия принятым учетным принципам, т.е. обязательное исполнение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил, а также требований нормативных актов;

• Надежной системы бухучета.

При определении эффективности СВК следует учитывать влияние факторов:

• Круг работников, участвующих в формировании информации на предприятии, степень их ответственности за порученное дело; наличие между ними регламентированных отношений по ведению дел и формированию информации.

• Наличие технических средств контроля, технологии контроля и системы контролируемых параметров;

• Профессионализм и компетентность персонала, четок прописанные права и обязанности сотрудников;

• Разделение соответствующих обязанностей ( по хранению активов, их учету, по совершению сделок);

• Контроль за сохранностью и правильностью ведения документации (наличие регистрационных номеров, составление первичного документа во время совершения операции или сразу же после их завершения, простота, четкость и ясность).