3. Етапи договірно-правової роботи

Існує декілька підходів щодо визначення етапів договірної роботи на підприємстві. Так, одна група вчених вважає, що доцільним є розподіл договірної роботи на два управлінські етапи: діяльність щодо укладання договорів та діяльність щодо їх виконання.

Типовими стадіями на цих етапах є: підготовка до укладення договору, яка охоплює переддоговірні контакти, розробку основних умов, підготовку бланків договірної документації; оцінка підстав укладення договору, тобто кінцевої мети, що пояснює виникнення зобов’язань; оформлення договірних відносин – робота над проектами договорів, зокрема їх юридичний контроль і візування, врегулювання розбіжностей в проектах, конкретизація їх змісту; доведення змісту договору до виконавців шляхом ознайомлення їх з текстами договорів, передачі необхідних виписок або копій; контроль за виконанням договорів – управлінська діяльність, спрямована на підтримку відповідності роботи органів та посадових осіб завданням встановленим у договорах; аналіз і оцінка результатів виконання договорів шляхом порівняння передбачених у договорі показників із фактично досягнутими.

Інші вчені вважають, що договірна робота складається з укладення, зміни, припинення, обліку, збереження, виконання і контролю за своєчасним та якісним виконанням договорів. Вона спрямована на забезпечення своєчасного оформлення договірних відносин на постачання продукції і товарів, підряду на капітальне будівництво, перевезення вантажів, організації комплексного постачання на електро-, газо-, водо- та теплозабезпечення, підвищення якості продукції, що виготовляється, і виконання робіт, додержання термінів виконання прийнятих зобов’язань, зміцнення планової і договірної дисципліни, господарського розрахунку, підвищення відповідальності за виконання договірних зобов’язань.

Важливість першого етапу договірно-правової роботи укладення договорів полягає в тому, що завдяки договорам формуються замовлення, визначається структура плану діяльності підприємства; від умов їх реалізації залежать кінцеві результати фінансово-господарської діяльності підприємства. Процес виконання договірної роботи регламентується наказом або іншим внутрішнім нормативним актом підприємства, що визначає конкретні підрозділи, які відповідають за оформлення, реєстрацію, облік та збереження господарських договорів. Договірну роботу виконує підрозділ, який безпосередньо вирішує питання виконання конкретного виду договорів (веде облік цих договорів, підтримує безпосередні контакти з контрагентами, зберігає договори, забезпечує зміну положень договору у визначених законом випадках та ін.), а юридична та інші служби тільки беруть безпосередню участь в укладенні договорів, то в наказі підприємства має визначатись, які служби здійснюють заходи щодо врегулювання розбіжностей у проектах договорів, порядок оформлення та узгодження протоколів розбіжностей, контролюють виконання договірних зобов’язань. Це особливо важливо, якщо на підприємстві немає юридичної служби; якщо ж така служба на підприємстві є, вона безпосередньо бере участь у роботі з укладення договорів, розв’язання переддоговірних спорів і забезпечує контроль за виконанням роботи, пов’язаної з договорами.

Законодавчі майнові договори всіх видів врегульовуються ст. 151-160 Цивільного кодексу України. Крім того, ці договори регулюються загальними законами про господарюючі суб’єкти, про інвестиційну, зовнішньоекономічну, транспортну та інші види господарської діяльності. Ці норми законодавства обов’язкові для підприємств, але терміни виконання, порядок відвантаження продукції або товарів, надання послуг та інші правила можуть бути узгоджені тільки при укладенні конкретних договорів з урахуванням особливостей виробничо-господарської діяльності сторін. Зараз основною формою матеріально-технічного забезпечення є безфондова (безлімітна) форма, або так звана оптова торгівля. Тому від правового регулювання укладення і виконання господарських договорів постачання значною мірою залежить регламентація всієї господарської діяльності підприємства.

На підприємствах розроблюють і тиражують бланки (форми) договорів. Залежно від виду продукції або товару може розроблятись кілька форм договорів. У бланках договорів записують такі умови, які залежно від постачання того чи іншого виду продукції або товару забезпечуватимуть законні інтереси підприємства у відносинах з постачальниками, споживачами та покупцями, відповідатимуть вимогам законності. Тому розробка бланків договорів покладається на відділ збуту (на виготовлену продукцію), відділ матеріально-технічного постачання (на постачання матеріально-технічних засобів), відділи устаткування, головного механіка та головного енергетика (на постачання устаткування, механізмів та ін.) та юридичну службу. Усі бланки договорів повинні бути узгоджені з головним бухгалтером.

Під час підготовки проекту договору його умови слід узгодити з планово-економічним, виробничо-диспетчерським, фінансовим та іншими заінтересованими відділами та службами з питань, що входять до їх компетенції. Практикою юридичних служб визначено загальний порядок виконання договірної роботи, якого дотримуються на підприємствах з урахуванням їх специфіки.

Усі проекти договорів, що надходять на підприємство, підлягають реєстрації канцелярією в журналі вхідної кореспонденції, після чого передаються у встановленому порядку службі або підрозділу, що визначені наказом керівника як організатори підготовчої роботи з укладення цього виду договорів.

Після отримання проекту договору служба або підрозділ повинні перевірити, чи є планове завдання або замовлення на виготовлення продукції, чи відповідає замовлена продукція спеціалізації та профілю підприємства, чи не перевищено у проекті договору обсяг продукції порівняно з плановим завданням або замовленням. Ініціатором укладення договору може бути кожна із сторін, яка має право направити іншій стороні проект договору, головне, щоб інтереси сторін не порушувались: постачальник забезпечив себе замовленнями на виготовлення і збут продукції, а споживач забезпечив власне виробництво необхідними матеріально-технічними ресурсами за виконанням договорів згідно з методичними рекомендаціями про правове забезпечення виконання договірних зобов’язань щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання та участі в цій роботі юридичних служб підприємств.

Зміна умов договору. При умові дотримання процедури укладення господарських договорів, порядку, способу, форми і змісту, про що вже йшлося, він вступає в законну силу і сторони відповідно до його умов виконують взяті на себе права та обов’язки. Договір може бути змінений чи розірваний за вимогою однієї із сторін господарського договору у випадках суттєвого порушення його другою стороною і в інших випадках встановлених договором чи законом. Суттєвим чинне законодавство визнає таке порушення договору, коли внаслідок заподіяної ним шкоди друга сторона значною мірою позбавляється того, на що вона розраховувала при укладенні договору. Відповідно до ст. 188 ГК України, ст. 11 Господарського процесуального кодексу України, сторона, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, повинна надіслати пропозиції про це другій стороні. Зазначене положення пояснюється неприпустимістю односторонньої відмови від виконання господарського договору. Сторона, яка одержала пропозицію (заяву) про зміну чи розірвання договору, повинна відповісти на неї не пізніше двадцяти днів (без урахування часу поштового обігу) після одержання. До закінчення цього строку вона зобов’язана визначитися відносно даного договору і прийняти або відхилити отриману пропозицію. Якщо сторони не досягнуть згоди щодо зміни умов договору чи його розірвання, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк, зацікавлена сторона має право передати такий спір на вирішення господарського суду.

Зміна господарського договору у зв’язку із суттєвими змінами обставин допускається за рішенням господарського суду у виняткових випадках, якщо розірвання договору суперечить суспільним інтересам чи спричинить для сторін шкоду, яка значно перевищує витрати, необхідні для виконання договору на умовах, змінених судом.

У разі зміни чи розірвання господарського, договору господарські зобов’язання змінюються чи припиняються з моменту досягнення згоди про зміну чи розірвання договору, якщо інше не встановлено договором або не обумовлене характером його зміни. Якщо договір змінюється чи здійснюється його розірвання в судовому порядку, зобов’язання змінюються чи припиняються з моменту набрання відповідним рішенням законної сили.

Сторони не мають права вимагати повернення того, що було виконано ними за зобов’язаннями на час зміни чи розірвання договору, якщо інше не встановлено договором чи законом. Якщо договір змінений чи розірваний у зв’язку з суттєвим порушенням договору однією зі сторін, друга сторона може вимагати відшкодування збитків, спричинених зміною чи розірванням договору.

Зміна чи розірвання договору здійснюється в такій же формі, в якій був укладений і договір, що змінюється чи здійснюється його розірвання, якщо інше не встановлене договором чи законом.

Припинення договору. Для договірних правовідносин, властивою є їх динаміка, складовий елемент якої – припинення правовідносин. У теорії цивільного права постає проблема визначення поняття підстави припинення договору, видів підстав, їх класифікацій та критеріїв таких класифікацій. Спробуємо визначити поняття підстави припинення цивільно-правового договору та які обставини треба відносити до таких підстав, й класифікувати останні з урахуванням існуючих праць щодо визначення підстави припинення цивільних правовідносин.

Класифікація підстав припинення цивільно-правового договору.

У зв’язку з тим, що підставою припинення названого договору, як визначено, є юридичний факт чи їх сукупність, спробуємо застосувати до даної класифікації класичну класифікацію юридичних фактів. За таким критерієм, як наявність чи відсутність у діях учасників цивільних правовідносин їх волі, класифікують юридичні факти на дії і події. Дія як. Підстава припинення цивільно-правового договору – це юридичний факт чи їх сукупність, тобто така життєва обставина або сукупність обставин, що виникають за волею сторони, сторін договору чи інших учасників цивільних правовідносин, які уповноважені законодавством вимагати припинення договору і спрямовані на припинення договору між його сторонами під час строку дії останнього або після закінчення дії договору в разі коли його умови не виконані зобов’язаною стороною, а строк позовної давності ще не сплинув. Така воля може бути вираженою однією чи двома сторонами договору відразу. Окрім сторін, воля може бути виявлена іншими учасниками цивільних правовідносин, які не є сторонами договору, але котрі уповноважені відповідно до законодавства України вимагати припинення цивільно-правового договору. До вказаних сторін можна віднести Антимонопольний комітет України.

До юридичних фактів як підстав припинення договору належать події. Подія як юридичний факт є життєвою обставиною чи їх сукупністю, які виникають поза волею осіб – сторони чи сторін цивільно-правового договору та припиняють договір в силу настання таких обставин під час дії договору. Після закінчення дії договору, в разі невиконання зобов’язаною стороною його умов до часу спливу позовної давності, ця сторона відповідатиме за прострочення виконання умов договору та не буде звільнятися від відповідальності через настання події. Події в свою чергу можна поділити на дві групи залежно від того, у разі настання яких стає відсутнім суб’єкт чи об’єкт договору. До першої групи слід віднести смерть фізичної особи, сторони договору, до другої не можливість виконання через знищення речі, яка є предметом договору.

Проаналізувавши поняття підстави припинення договору, визначивши класифікацію підстав його припинення, можна зробити наступні висновки. Підставою припинення договору називається юридичний факт чи їх сукупність, тобто життєва обставина чи їх сукупність, з якими норми цивільного права пов’язують припинення існуючих договірних відносин між сторонами договору на майбутнє під час дії договору чи після його закінчення у разі, коли умови договору невиконані зобов’язаною стороною, але строк позовної давності ще не сплинув.

Визначення правових підстав припинення договору допоможе встановити: які саме з них за змістом вважаються правовими підставами припинення договору, тобто які саме обставини викличуть правові наслідки у вигляді припинення договірних відносин між сторонами договору. Визначення, поняття підстави припинення договору та класифікація підстав допоможе у майбутньому чітко визначити та розмежовувати окремі їх види, з’ясувати механізм і правові наслідки припинення договору.

Облік і контроль за виконанням договірних зобов’язань здійснюються відділами матеріально-технічного забезпечення, капітального будівництва, головного механіка, головного енергетика, збуту продукції та товарів.

Юридична служба повинна періодично (щонайменше один раз на квартал) перевіряти дотримання встановленого порядку обліку виконання договорів.

Рекомендується заводити окремі картки на кожного постачальника і споживача, де повинні зазначатися їх реквізити, номер та дата договору, найменування, кількість і період постачання продукції, дані про фактичні поставки продукції на підставі звітів та товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, інших документів, а також про помічені відхилення від договору.

З метою обліку та контролю виконання договорів важливо організувати приймання продукції і товарів за кількістю та якістю. Для цього на підприємстві юридична служба розробляє конкретні правила приймання продукції та посадові інструкції осіб, які приймають вантажі та відправляють виготовлену продукцію. При цьому необхідно визначити місце і порядок прийняття продукції залежно від виду вантажу і засобу його доставки, місце зберігання вантажу, кількість посадових осіб, які відповідають за організацію прийняття, осіб, які беруть участь у прийманні продукції, і осіб, які відповідають за аналіз продукції, терміни оформлення документів ї передавання матеріалів юридичній службі для висунення претензій до постачальника.

Такий порядок повинен бути встановлений і для відправлення готової продукції, товарів і вантажів. З метою забезпечення належного виконання договірних зобов’язань юридична служба підприємства здійснює загальний контроль за виконанням договорів згідно з методичними рекомендаціями про правове забезпечення виконання договірних зобов’язань щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання та участі в цій роботі юридичних служб підприємств.

Практикою юридичних служб визначено загальний порядок виконання договірної роботи, якого дотримуються на підприємствах з урахуванням їх специфіки. При цьому ЮС підприємства повинна супроводжувати та проконтролювати кожний етап виконання договірної роботи.

Усі проекти договорів, що надходять на підприємство, підлягають реєстрації канцелярією в журналі вхідної кореспонденції, після чого передаються у встановленому порядку службі або підрозділу, що визначені наказом керівника як організатори підготовчої роботи з укладення цього виду договорів.

Після отримання проекту договору служба, або підрозділ повинні перевірити, чи є планове завдання або замовлення на виготовлення продукції, чи відповідає замовлена продукція спеціалізації та профілю підприємства, чи не перевищено у проекті договору обсяг продукції порівняно з плановим завданням або замовленням. Ініціатором укладення договору може бути кожна із сторін, яка має право направити іншій стороні проект договору, головне, щоб інтереси сторін не порушувались: постачальник забезпечив себе замовленнями на виготовлення і збут продукції, а споживач забезпечив власне виробництво необхідними матеріально-технічними ресурсами.

Якщо проект договору не був представлений ініціатором укладення певного виду договору, то безпосередньо юридична служба іншої сторони, наприклад виконавця, повинна розробити проект договору з урахуванням отриманої інформації про обов’язкові умови даного виду договору й необхідних реквізитів для складання договору. В свою чергу обов’язок по наданню всієї необхідної інформації для складання певного виду договору покладається на виконавця.

Підготовлений проект договору візується всіма заінтересованими службами, у тому числі і юридичною та подається на розгляд керівнику підприємства. Після підписання керівником проект завіряється печаткою, реєструється у встановленому порядку і передається до канцелярії для відправлення іншій стороні. Проект договору надсилається іншій стороні у двох примірниках, із супровідним листом, рекомендованим листом або видається особисто представнику іншої сторони під розписку. Одержаний іншою стороною проект договору реєструється канцелярією і разом з конвертом передається відповідній службі або підрозділу для розгляду.