Работа со списками

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, клиентов, торговых операций, материальных ценностей и т.д.

Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Список может также связываться с непрерывной областью рабочего листа. Данные в списке должны быть структурированы, то есть в каждом столбце должна находиться информация одного и того же типа.

1 Создание и ведение списков

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, необходимо следовать изложенным ниже правилам:

1. Каждый столбец должен содержать информацию одного типа. В списке сотрудников, например, вы можете отвести один столбец для фамилии, имени, отчества; второй столбец для даты рождения, третий столбец для даты приёма на работу и т.д.

2. Одна или две верхние строки списка должны содержать заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

3. Список не должен содержать пустые строки и столбцы.

4. Как правило, для списка отводится отдельный лист. Если это невозможно, то список должен быть отделён от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

5. Не рекомендуется размещать данные слева или справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Откройте книгу «Список фирм». На экране появляется пример списка, содержащий 14 столбцов. Обратите внимание: начертание шрифта в 1 строке списка отличается от остальных строк списка. Это сделано для того, чтобы Excel мог правильно определить – первая строка списка содержит заголовки столбцов. Чтобы установить, содержит ли список заголовки столбцов, Excel проверяет две верхние строки списка. Если первая отличается от второй по типу данных, шрифту, выравниванию или регистру букв, то Excel считает, что первая строка содержит заголовки. Если первая и вторая строки являются аналогичными в этих аспектах, то Excel сравнивает вторую строку с третьей. Если эти строки различаются, то он предполагает, что первые две строки являются заголовками, и исключает эти строки при сортировке и фильтрации данных списка.

При просмотре строк списка удобно использовать команду Закрепить области меню Окно для фиксации головки списка, чтобы она всё время оставалась на экране при прокрутке списка, а линия ниже головки – являлась границей области. Для этого выделите первую ячейку строки списка и выберите команду Закрепить области в меню Окно.

При просмотре, редактировании, добавлении, удалении строк списка удобно использовать команду Форма из меню Данные. Перед выбором команды выделите первую ячейку первой строки списка.

В дальнейшем вы будете работать с этим списком.

Со списками можно выполнять целый ряд действий, характерных для работ с базами данных (БД). При выполнении этих действий столбцы, как это принято в БД, можно назвать полями, а строки – записями.

Основные действия следующие:

• сортировка;

• фильтрация строк, удовлетворяющих заданному критерию;

• действия со строками, удовлетворяющими данному критерию.